Dokumenty urzędowe przeznaczone do obrotu prawnego za granicą

Dotyczy to zarówno dokumentów obecnych w życiu codziennym, takich jak akt urodzenia, akt zawarcia małżeństwa, akt zgonu, dyplom – jak również dokumentów obecnych w obrocie gospodarczym – takich jak wypisy z rejestrów urzędowych, wyroki sądowe, akty notarialne.

Polskie dokumenty urzędowe przeznaczone do obrotu prawnego za granicą wymagają urzędowego poświadczania, które może przybrać formę:

1. Apostille – gdy dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach będących stronami Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzonej w dniu 5 października 1961 r. w Hadze (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938 i 939).;
2. Legalizacji – gdy dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach nie będących stronami Konwencji haskiej. Co do zasady legalizacja jest procesem bardziej sformalizowanym, uciążliwym i kosztownym, regulowanym przez prawo miejsca, w którym dokument ma zostać przedłożony.

Analogiczna zasada obowiązuje również w drugą stronę: zagraniczne dokumenty urzędowe przeznaczonego do obrotu urzędowego w Polsce wymagają klauzuli apostille albo legalizacji.

Po przystąpieniu Polski do Konwencji haskiej jedyną czynnością wymaganą w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, jakim został on opatrzony, jest dołączenie apostille określonej w art. 4 Konwencji.

Nie zwalnia to sądu z obowiązku badania, czy dokument opatrzony apostille spełnia, określone w prawie państwa, w którym dokument został sporządzony, wymagania dotyczące formy danej czynności prawnej (tak: odpowiedź Sądu Najwyższego na pytanie prawne w sprawie SN III CZP 21/07).

Można więc powiedzieć, że apostille bądź legalizacja nie stanowi o wiarygodności dokumentu, ale potwierdza jedynie autentyczność podpisu/pieczęci złożonych pod dokumentem.