Czy przedsiębiorcy mają świadomość odpowiedzialności za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Odpowiedzialność KKS a ewidencja sprzedaży towarów na kasie fiskalnej – czy przedsiębiorcy mają świadomość odpowiedzialności za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Podatnicy VAT prowadzący sprzedaż towarów i usług na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do ewidencjonowania takiej sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Każdy przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za złe prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej mogą prowadzić do osobistej odpowiedzialności na gruncie kodeksu karnego-skarbowego przewidzianej dla kierowników jednostki lub osób odpowiedzialnych za nieprawidłowość.
Zapisy kasy rejestrującej
W pierwszej kolejności należy wskazać na treść art. 53 § 21 pkt 5 KKS, zgodnie z którym księgami są inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.
Oznacza to więc, że na potrzeby KKS kasy fiskalne są traktowane tak samo jak księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja, czy rejestr. Zatem ustawodawca nadał ewidencji dokonywanej na kasie fiskalnej szczególne znaczenie, zwłaszcza w kontekście ustalania zobowiązania podatkowego, ale także w kontekście odpowiedzialności karno-skarbowej.
Odpowiedzialność za złe prowadzenie ksiąg
W art. 60 § 1 KKS została określona odpowiedzialność za nieprowadzenie ksiąg, w tym brak ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, pomimo ciążącego na podatniku obowiązku w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów. Zgodnie z tym przepisem kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
W tej sytuacji art. 111 ust. 2 ustawy o VAT przewiduje 30% dodatkowe zobowiązanie podatkowe, którego jednak nie można zastosować, jeżeli podatnik zostanie ukarany za niestosowanie kasy fiskalnej w myśl art. 60 § 1 KKS. Nie można więc stosować podwójnej sankcji.
Brak prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej należy odróżnić od braku wydania paragonu na kasie. Przypadek ten dotyczy sytuacji, gdy podmiot rozpoczął sprzedaż, nie podlega zwolnieniom z obowiązku ewidencjonowania, a mimo to nie prowadzi ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej.
Bez znaczenia jest w tej sytuacji, że podatnik prowadzi ewidencję przy pomocy innych dokumentów jak np. faktury na rzecz osób fizycznych. Może to być jedynie przesłanką łagodzącą, pozwalającą na uznanie naruszenia jako przypadek mniejszej wagi.
Nieprzechowywanie ewidencji
Zgodnie z § 29 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – również ich kopii.
W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych, faktur i faktur anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 2, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.
Natomiast podatnicy VAT korzystający z kas fiskalnych online nie muszą drukować dobowych raportów z kasy fiskalnej, jednak mają obowiązek drukowania raportów miesięcznych.
W art. 60 § 2 KKS przewidziano odpowiedzialność podatnika za nieprzechowywanie ewidencji sprzedaży prowadzonej przez kasy fiskalne. Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
Zatem brak przechowywania ww. dokumentów do czasu okresu przedawnienia spowoduje odpowiedzialność na gruncie KKS.
Niezawiadomienie o prowadzeniu księgi przez inny podmiot
Warto wskazać także na art. 60 § 3 KKS zgodnie z którym karze określonej za nieprzechowywanie ewidencji podlega także ten podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz.
Nierzetelne lub wadliwe prowadzenie księgi
Zgodnie z art. 61 § 1 KKS Kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W § 3 tego przepisu określono, że karze określonej w § 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę. „Wadliwe” oznacza „niezgodne z przepisami o rachunkowości”, w tym przypadku niezgodne z przepisami o VAT oraz przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Wadliwość może dotyczyć różnych kwestii, zidentyfikowanych w czasie kontroli podatkowych.
Brak wydania paragonu
Warto także zwrócić uwagę na treść art. 62 § 4 KKS, zgodnie z którym karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży. W tym przypadku karze może podlegać nie tylko kierownik jednostki, ale także kasjer, który nie wyda klientowi paragonu w związku z dokonaną sprzedażą.
Autor: Agnieszka Stachurska, dyrektor zarządzająca Biurem Rachunkowym Skarbiec Corporate Services z grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec