Zaliczka i dostawa w tym samym miesiącu a zasady fakturowania

Spółka z branży towarów elektrycznych nieklasyfikowanych w Załączniku nr 15 do ustawy o VAT,  prowadząca od 10 lat działalność w Polsce, otrzymywała zapłatę za ich sprzedaż zazwyczaj dopiero po dostarczeniu towaru do klienta. W 2021 r. zaczęły się jednak piętrzyć problemy z pozyskiwaniem płatności, zwłaszcza od nowych klientów. Spółka zdecydowała więc o przejściu na zaliczkowy system rozliczeń, który zakładał pobieranie zaliczki przed dokonaniem dostawy.

Z wieloletniej praktyki sprzedażowej przedsiębiorstwa wynika, że w zdecydowanej większości transakcji zaliczka oraz dostawa będą miały miejsce w tym samym miesiącu. Z uwagi na duża liczbę klientów wystawianie im za ten sam miesiąc najpierw faktur zaliczkowych, a następnie ich rozliczanie na fakturach końcowych będzie wymagać większego nakładu pracy i tym samym pociągać za sobą większe koszty dla przedsiębiorstwa.

Firma wystąpiła do organu podatkowego z pytaniem, czy nie byłoby wystarczające, gdyby wystawiała jedną fakturę rozliczeniową dla całej dostawy dokonanej w tym samym miesiącu, w którym pobrano zaliczkę wraz z podaniem informacji, czy opłacono ją w całości czy w części.

W interpretacji indywidualnej z 14 lutego 2022 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał, że zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, fakturę należy wystawić najpóźniej 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeśli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Skoro więc zaliczka na poczet dostawy, jak i jej realizacja następują w tym samym okresie rozliczeniowym, to obowiązek podatkowy co do obu tych zdarzeń również powstają w tym samym okresie rozliczeniowym.

Dlatego, odpowiadając twierdząco na pytanie spółki, Dyrektor KIS uzasadnił: „… możecie Państwo zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury (…), w której uwzględnicie całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki lub zaliczek).

W takim przypadku właściwe jest dokumentowanie dokonania transakcji poprzez wystawienie jednego dokumentu – faktury rozliczeniowej, której treść będzie poszerzona o dane wskazane w art. 106f ustawy, tj.: kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki” (sygn. interpretacji 0111-KDIB3-1.4012.1016.2021.1.KO).

Przywołana interpretacja potwierdza, że jeśli wpłata zaliczki, jak i wykonanie usługi nastąpi w jednym miesiącu, to nie ma konieczności dokumentowania tej wpłaty fakturą zaliczkową, jeśli tylko zostanie ona ujęta na fakturze końcowej.

Autor: Agnieszka Stachurska, dyrektor Biura Rachunkowego SCS należącego do Grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec