Regulamin pracy – kary za naruszenia

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do wprowadzenia regulaminu pracy. Obowiązek ten może zatem dotyczyć ponad 180 000 firm w Polsce. W pewnych okolicznościach obowiązek ten spoczywa również na firmach zatrudniających zaledwie 20 pracowników.

Regulamin pracy określa organizację i porządek pracy, a także prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika. W razie wyrządzenia szkody będzie chronił przed odpowiedzialnością tego, kto udowodni, że działał zgodnie z regulaminem. Co ważne dla pracodawców – za wprowadzenie i stosowanie regulaminu pracy sprzecznego z przepisami prawa pracy grozi kara grzywny do 30 000 zł.

Im większe zatrudnienie w firmie, tym szerszy zakres obowiązków kadrowo-płacowych dla pracodawcy. Dlatego wielu przedsiębiorców pilnuje ustawowych limitów zatrudnienia, których przekroczenie rodzi zwiększone obciążenia i odpowiedzialność.

Zgodnie z art. 104. § 1 Kodeksu pracy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników regulują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Obowiązek ustalenia regulaminu pracy w zakładzie pracy może jednak dotyczyć szerszej grupy zakładów pracy. Jak stanowi art. 104 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników jest obowiązany to uczynić, jeżeli z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Kary grożące pracodawcy za naruszenie regulaminu pracy

Kodeks pracy wskazuje, że regulamin pracy, oprócz określenia praw i obowiązków pracodawcy i pracowników związanych z porządkiem w zakładzie pracy, powinien w szczególności ustalać:

1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy, dostarczanie pracownikom narzędzi i materiałów pracy, odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej oraz środków higieny osobistej;
2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
3. pora nocna;
4. daty, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia;
5. wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym i kobietom;
6. rodzaje prac i wykaz prac dozwolonych młodocianym pracownikom w celu przygotowania zawodowego;
7. wykaz prac lekkich dozwolonych młodocianym pracownikom zatrudnionym w celach innych niż przygotowanie zawodowe;
8. obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną przez nich pracą;
9. przyjęty przez pracodawcę sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
10. informacje o karach z tytułu odpowiedzialności dyscyplinarnej pracowników.

Pracodawca ma również obowiązek zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy, a sam regulamin, po jego uzgodnieniu, wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników.

W dziale trzynastym Kodeksu pracy, zatytułowanym: “Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika”, można przeczytać, jakie kary grożą pracodawcy za naruszenie regulaminu pracy.

Zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy karze grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł podlega pracodawca, który stosuje wobec pracowników kary inne niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności dyscyplinarnej pracowników (tj. sprzeczne z postanowieniami regulaminu pracy wskazanymi powyżej w pkt 10) lub narusza przepisy o czasie pracy albo przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych (sprzeczne z pkt 2, 3, 5, 6, 7).

Zgodnie z art. 282 k.p. grzywna w takim samym wymiarze grozi pracodawcy za niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub niewypłacenie w ustalonym terminie innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo bezpodstawne obniżenie wysokości tego wynagrodzenia lub świadczenia albo dokonywanie bezpodstawnych potrąceń (tj. wbrew postanowieniom regulaminu pracy z pkt 4).

Zgodnie z art. 283 k.p. również kara grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł grozi pracodawcy za nieprawidłowości w przestrzeganiu bhp (wbrew pkt 1 i 8).

Pracodawca może naruszyć prawo już w samym regulaminie

Art. 9 Kodeksu pracy wskazuje, że postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Oznacza to, że pracodawca może dopuścić się naruszenia prawa pracy już w samym regulaminie pracy.

Przykładowo, ustalając w zakładzie pracy obowiązkową krótszą porę nocną w godzinach od g. 22.00 do 4.00 niż w przedziale dopuszczonym przez Kodeks pracy (między 21.00 a 7.00), podczas gdy pracownicy świadczą na jego rzecz pracę od 22.00 do 6.00. Takie zabiegi mogą przynosić pracodawcy wymierne korzyści, zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników.

Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracownikowi przysługuje bowiem dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Innym przykładem nieprawidłowości w regulaminie pracy może być ustanowienie w informacji o karach porządkowych dla pracowników kary wyższej lub niedopuszczalnej – uregulowanej w wyższych w hierarchii źródłach prawa pracy.

Oznacza to, że pracodawca może zawrzeć w regulaminie pracy rozwiązania korzystniejsze dla pracownika niż przewidziane w Kodeksie pracy (np. dłuższy wymiar urlopu), ale nie mniej korzystne.

Regulamin pracy z lub bez związków zawodowych

Art. 104 Kodeksu pracy stanowi, że regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Jeżeli jednak regulamin pracy nie zostanie uzgodniony ze związkiem zawodowym w terminie uzgodnionym ze związkiem zawodowym lub jeżeli u danego pracodawcy nie działa związek zawodowy, regulamin pracy ustala sam pracodawca.

Podsumowanie

Choć przepisy wskazują na obowiązek wprowadzenia w firmie regulaminu pracy w przypadku zatrudniania 50 lub co najmniej 20 pracowników, to warto go wdrożyć także w mniejszych firmach. Kodeks pracy tego nie zabrania, a wręcz przewiduje w art. 104 § 2. Ustalony w firmie regulamin pracy usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa i organizację pracy. Dodatkowo, w razie wypadku lub sporu, chronią tego, kto działał zgodnie z regulaminem pracy.

Autor: Skarbiec Corporate Services z grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec