Kontrola podatkowa – jak przygotować firmę?

Kontrola podatkowa– jak przygotować firmę? Kontrola podatkowa jest jednym z mechanizmów wykrywania nadużyć w firmach. Jej celem jest sprawdzenie, czy przedsiębiorca wywiązuje się z obowiązków podatkowych i czy robi to zgodnie z przepisami. Odpowiednie przygotowanie do kontroli i praktyczna znajomość tematu są kluczowe by ułatwić przejście przez kontrolę i ochronić biznes.

Kontrola podatkowa

Kontrola podatkowa, może zostać przeprowadzona z różnych powodów. Często wynika z rutynowego działania organów podatkowych, które mają za zadanie sprawdzać zgodność rozliczeń przedsiębiorców z przepisami prawa. Bywa także efektem analizy ryzyka, na przykład gdy urząd zauważy niezgodności w deklaracjach podatkowych lub nietypowe transakcje. Kontrole są też podejmowane w związku z wnioskami o zwrot podatku, aby upewnić się, że wszystko zostało poprawnie rozliczone.

Na przestrzeni ostatnich lat zmienia się przedmiot kontroli. Coraz częściej są to m.in.: podatek u źródła (WHT), ceny transferowe, samozatrudnienie i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, schematy podatkowe (MDR), pomoc covidowa, outsourcing oraz karuzele VAT w zakresie usług budowlanych. Pod względem liczby – obserwujemy ponowny powrót na podium kontroli w zakresie VAT, podczas gdy przez osiem ostatnich lat dominowały podatki dochodowe (PIT, CIT). Z danych MF wynika, że w najbliższych latach można spodziewać wzmożonych kontroli się VAT – luka w VAT rośnie więc wywołała zwiększoną aktywnością organów podatkowych. Urzędy skarbowe zatrzymują też coraz więcej zwrotów VAT. Wracają również sprawy karuzeli podatkowych, szczególnie dotyczących usług budowlanych. W kontekście VAT organy podatkowe interesują się także m.in. usługami niematerialnymi.

By się do takich kontroli przygotować należy pamiętać o rzetelnym dokumentowaniu usług. Konsekwencje zakwestionowania rzeczywistego charakteru czynności opodatkowanych mogą być poważne, również w zakresie odpowiedzialności karnej i karnoskarbowej.

Przebieg kontroli podatkowej

Kontrola podatkowa rozpoczyna się, co do zasady, od doręczenia upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazania legitymacji służbowej. W przypadku kontroli prowadzonej wobec przedsiębiorców, organ podatkowy jest zobowiązany zawiadomić o zamiarze wszczęcia kontroli co najmniej na 7 dni przed jej rozpoczęciem. Istnieją jednak wyjątki od obowiązku zawiadomienia, np. gdy kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku lub gdy jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

Po wszczęciu kontroli, kontrolujący mają prawo m. in:

• do wstępu na teren firmy, w tym do lokali mieszkalnych, jeżeli służą one prowadzeniu działalności gospodarczej;
• żądania okazania dokumentów związanych z przedmiotem kontroli;
• sporządzania kopii, odpisów, wyciągów i notatek z dokumentów;
• zabezpieczania dowodów;
• przesłuchiwania przedsiębiorcy i świadków, w tym pracowników kontrolowanego.

Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu, który powinien zawierać opis dokonanych ustaleń faktycznych oraz ocenę prawną. Kontrolowany ma prawo do złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia.

Jakie są prawa przedsiębiorcy podczas kontroli?

Przedsiębiorca ma wiele praw, które chronią go podczas kontroli podatkowej i zapewniają równowagę w relacjach z organami podatkowymi. Znajomość tych praw pozwala na świadome uczestniczenie w procedurze i unikanie sytuacji, w których działania organów mogłyby naruszać przepisy.

Prawo do obecności przy czynnościach kontrolnych

Przedsiębiorca lub osoba przez niego upoważniona ma prawo uczestniczyć w każdej czynności kontrolnej, w tym podczas przeszukania, weryfikacji dokumentów czy przesłuchań.

• Kontrolujący nie mogą podejmować działań bez wiedzy przedsiębiorcy, chyba że występują szczególne przypadki, jak kontrola w wyniku podejrzenia przestępstwa skarbowego.

Prawo do wyjaśnień

• Przedsiębiorca ma prawo udzielać wyjaśnień w związku z ustaleniami kontrolerów, co pozwala na przedstawienie własnego stanowiska w sprawie.
• Wyjaśnienia mogą być składane na piśmie lub ustnie podczas czynności kontrolnych.

Prawo do złożenia sprzeciwu

• W przypadku naruszenia przepisów przez kontrolujących, przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec czynności kontrolnych. Sprzeciw należy zgłosić w terminie 3 dni od momentu wystąpienia spornych działań.
• Organ podatkowy musi rozpatrzyć sprzeciw i poinformować przedsiębiorcę o swojej decyzji.

Prawo do korekty deklaracji podatkowej

• Skuteczną korektę deklaracji można złożyć dopiero po zakończeniu kontroli, gdy przedsiębiorca otrzyma protokół z jej wynikami.
• Korekta dokonana po kontroli powinna uwzględniać ustalenia zawarte w protokole, co może pozwolić uniknąć dalszych sankcji lub postępowań.

Prawo do zastrzeżeń do protokołu kontroli

• Po zakończeniu kontroli przedsiębiorca może zgłosić zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
• Zastrzeżenia mogą zawierać dodatkowe wyjaśnienia, wnioski dowodowe czy wskazanie błędów w ocenie kontrolujących.

Prawo do ochrony informacji

• Kontrolujący mają obowiązek przestrzegania zasad ochrony danych osobowych i poufności informacji dotyczących firmy.
• Przedsiębiorca może wnioskować o udostępnienie jedynie wybranych dokumentów, jeśli kontrola nie wymaga dostępu do całej dokumentacji.

Prawo do skargi

• W przypadku opieszałości organu lub nieprzestrzegania przepisów przez kontrolujących, przedsiębiorca może złożyć skargę.

Prawo do pełnomocnika i wsparcia prawnego

• Przedsiębiorca ma prawo korzystać z pomocy doradcy podatkowego, prawnika lub innego specjalisty podczas całego procesu kontroli. Mogą oni reprezentować przedsiębiorcę przed organami podatkowymi, co często ułatwia komunikację i pozwala na lepsze zrozumienie sytuacji.

Jak przygotować firmę do kontroli podatkowej?

Kluczowym elementem przygotowania do kontroli jest uporządkowanie dokumentacji finansowo-księgowej. Należy zadbać o to, aby wszystkie dokumenty były kompletne, prawidłowo opisane i łatwo dostępne. Warto stworzyć system archiwizacji, który umożliwi szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów.

Opracowanie i wdrożenie wewnętrznych procedur dotyczących obiegu dokumentów, prowadzenia ewidencji i rozliczeń podatkowych może znacznie ułatwić przebieg kontroli. Procedury te powinny być jasne, spisane i znane wszystkim pracownikom odpowiedzialnym za kwestie finansowo-księgowe.

Przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych pozwala na wykrycie ewentualnych nieprawidłowości zanim zostaną one zauważone przez kontrolerów. Warto rozważyć zlecenie takiego audytu zewnętrznej firmie specjalizującej się w tego typu usługach.

Inwestycja w szkolenia pracowników z zakresu prawa podatkowego i zasad prowadzenia dokumentacji finansowej może przynieść wymierne korzyści podczas kontroli. Dobrze poinformowani pracownicy będą w stanie udzielić kontrolerom precyzyjnych informacji i wyjaśnień.

Stała współpraca z doświadczonym doradcą podatkowym albo prawnikiem może pomóc w bieżącym rozwiązywaniu problemów podatkowych oraz w przygotowaniu się do ewentualnej kontroli. Mogą oni również reprezentować firmę podczas kontroli, co często ułatwia komunikację z organami podatkowymi.

Prawo podatkowe ulega częstym zmianom, dlatego ważne jest, aby na bieżąco śledzić nowe regulacje i dostosowywać do nich działalność firmy. Można to robić poprzez regularne czytanie specjalistycznych publikacji, uczestnictwo w szkoleniach czy korzystanie z usług firm doradczych.

Podsumowanie

Kontrola podatkowa, choć wyraźnie stresująca dla przedsiębiorców, jest częstym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Odpowiednie przygotowanie firmy może znacznie ułatwić przebieg kontroli i zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji. Kluczowe jest uporządkowanie dokumentacji, wdrożenie odpowiednich procedur, regularne audyty oraz inwestycja w wiedzę i umiejętności pracowników. Dobrze przygotowana firma nie musi obawiać się kontroli podatkowej.

Autor: Robert Nogacki, radca prawny, partner zarządzający, Kancelaria Prawna Skarbiec, specjalizująca się w doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców