Split payment a zakupy przy kasie
Od 1 listopada 2019 r. obowiązują nowe regulacje wprowadzające obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (ang. split payment) w zakresie niektórych grup towarów oraz usług.
Nowe obowiązki to nie tylko konieczność przeprowadzenia modyfikacji systemów oraz procesów funkcjonujących w firmie, ale także, a może przede wszystkim, ogromne sankcje za nieprawidłowości, nakładane zarówno na organizacje, jak i na osoby zajmujące się rozliczaniem podatków i organy zarządcze.
Nowe przepisy przewidują szereg kuriozalnych sytuacji. Jedną z nich jest znaczne ograniczenie możliwości płatności kartą za towary lub usługi objęte załącznikiem nr 15 do ustawy VAT (łącznie 150 kategorii!). Sztuczne ograniczenie wynika z braku technicznych możliwości jego wdrożenia oraz nieroztropności ustawodawcy (być może celowej).
Czego dotyczy obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności?
Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności znajdzie zastosowanie do katalogu 150 towarów i usług wyspecyfikowanych w załączniku nr 15 do ustawy.
Będzie to w szczególności zakup:
- niektórych towarów tzw. wrażliwych tj.: wyrobów ze stali, metali szlachetnych i kolorowych, złomu, surowców wtórnych, szeroko pojętej elektroniki, paliw do napędu samochodów, olejów opałowych i smarowych, węgla oraz części do samochodów i motocykli;
- praw (np. prawa do emisji gazów cieplarnianych);
- usług (np. roboty budowlane).
Co do zasady podatnicy dokonujący zakupu wyżej wymienionych towarów, praw i usług zobowiązani będą do dokonania płatności w mechanizmie podzielonej płatności każdorazowo, jeżeli wartość transakcji przekroczy kwotę 15 tys. zł.
Z czego wynika problem?
Obecnie obowiązują już przepisy podatkowe, zgodnie z którymi wszelkie płatności powyżej 15 tys. zł powinny być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, gdyż w przeciwnym razie nie będą one mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
Ograniczenie to dopuszcza jednak możliwość regulowania zobowiązań powyżej 15 tys. zł przy pomocy kart płatniczych powiązanych z rachunkiem. Innymi słowy, przedsiębiorca dokonujący płatności kartą przy kasie za towary powyżej 15 tys. zł mógł taki wydatek zaliczyć do kosztów podatkowych. Celem tych regulacji było ograniczenie obrotu gotówkowego przy wydatkach tej wysokości.
Metoda podzielonej płatności dotyczy tylko płatności dokonywanych za pośrednictwem przelewu bankowego. Ministerstwo Finansów nie przewidziało w tym zakresie odrębnych regulacji dotyczących płatności kartą.
Wynika to głównie z braku technicznych możliwości stosowania split paymentu przy płatności kartą. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa taka opcja powinna się pojawić w przyszłości, jednak biorąc pod uwagę zakres innych regulacji oraz toczące się projekty podatkowej informatyzacji kraju, nie należy spodziewać się rozwiązania w najbliższym czasie.
Zakupy przy kasie – co zrobić?
Na chwilę obecną Ministerstwo Finansów przekonuje, że obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności dotyczy jedynie transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł. Innymi słowy, w przypadku zakupu pięciu laptopów na jednej fakturze każdy po 4 tys. zł, podatnik będzie zobowiązany do zastosowania podzielonej płatności, a w przypadku gdy dokona zakupu pięciu laptopów, gdzie każdy będzie wymieniony na odrębnej fakturze, nie ma już takiego obowiązku.
Pomimo zapewnień resortu finansów część doradców podatkowych uważa, że praktyka organów podatkowych może pójść w szerszym kierunku, gdzie za transakcję uznany zostanie zakup pięciu laptopów bez względu na to, jaką liczbą faktur zostanie on udokumentowany.
W przypadku zakupów powyżej 15 tys. zł pozostaje jedynie podjąć negocjacje z dostawcami tak, żeby sposób płatności był zgodny z oczekiwaniami Ministerstwa tj. przelew bankowy. Pozwoli to uchronić firmy przed potencjalnym ryzykiem podatkowym w tym zakresie.
Niemniej jednak, jak wskazuje powyższa analiza, wskazane jest, aby temat ten przedyskutować z doradcą podatkowym i stworzyć wewnętrzną procedurę płatności, która przewidywałaby sposób postępowania ograniczający ryzyko w zakresie negatywnych sankcji wynikających z przepisów o split payment. Dodatkowo warto przeprowadzać okresowe audyty płatności oraz procedury, celem zidentyfikowania słabych stron oraz ich dopracowania.
Sankcje
Analizując temat płatności kartą przy kasie, która zostanie ograniczona przez wprowadzenie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności, nie sposób nie wspomnieć o karach i sankcjach wynikających z nowych przepisów.
W pierwszej kolejności podatnik nie będzie mógł w przypadku błędnej płatności rozliczyć wydatku w kosztach uzyskania przychodu. Dodatkowo wymierzona może zostać sankcja w wysokości 30% kwoty podatku. Będzie również obowiązywać solidarna odpowiedzialność za zobowiązania VAT kontrahenta. Organy podatkowe będą mogły także pociągnąć do odpowiedzialności z kodeksu karnego-skarbowego.
Zakres sankcji jest zatem dosyć szeroki, a według wielu ekspertów – niewspółmierny do wprowadzanych regulacji. Oznaczać to może częste kontrole u podatników w zakresie płatności. Dlatego proces ten należy dopracować, okresowo kontrolować i weryfikować.
Autor: Kancelaria Prawna Skarbiec