Nieprowadzenie ksiąg podatkowych – kiedy grozi odpowiedzialność karna skarbowa?
Prowadzisz działalność gospodarczą i zlecasz księgowość zewnętrznemu biuru? A może sam prowadzisz ewidencję, ale nie jesteś pewien, czy robisz to prawidłowo? Nieprowadzenie ksiąg podatkowych to przestępstwo skarbowe zagrożone grzywną do 240 stawek dziennych . Co więcej, odpowiedzialność możesz ponieść nawet wtedy, gdy Skarb Państwa nie stracił ani złotówki.
Księgi podatkowe – fundament, o którym łatwo zapomnieć
Dla organów podatkowych księgi to nie formalność. To podstawowe narzędzie weryfikacji rozliczeń – źródło danych, które trafiają do deklaracji i zeznań. W postępowaniu podatkowym traktuje się je jako dowód numer jeden.
Problem w tym, że wielu przedsiębiorców traktuje obowiązki ewidencyjne po macoszemu. Tymczasem sama okoliczność nieprowadzenia wymaganej ewidencji wystarcza do postawienia zarzutów – niezależnie od tego, czy podatek został zapłacony prawidłowo.
Trzy sytuacje, w których możesz mieć problem
1. Nie prowadzisz księgi, do której jesteś zobowiązany
Masz obowiązek prowadzenia PKPiR lub pełnych ksiąg rachunkowych, ale tego nie robisz? Albo założyłeś księgę, ale od miesięcy nie dokonujesz w niej żadnych zapisów? To klasyczny przypadek z art. 60 § 1 KKS.
Uwaga: jeśli przez większość okresu rozliczeniowego (np. przez 25 dni w miesiącu) nie ma żadnych wpisów – organy mogą potraktować to jako całkowite nieprowadzenie, nie zaś nierzetelne prowadzenie. Różnica ma znaczenie dla kwalifikacji prawnej czynu.
2. Przechowujesz księgi w niewłaściwym miejscu
Księgi powinny znajdować się w miejscu wykonywania działalności, w siedzibie firmy albo – jeśli zlecasz księgowość na zewnątrz – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym. Trzymasz dokumentację w domu, podczas gdy siedziba spółki jest gdzie indziej? To również naruszenie przepisów.
Jest tu jednak pewna furtka: przechowywanie w niewłaściwym miejscu (zamiast całkowitego braku) może zostać uznane za wypadek mniejszej wagi – wtedy przestępstwo przekształca się w wykroczenie skarbowe z niższą sankcją.
3. Nie zgłosiłeś, że księgi prowadzi zewnętrzny podmiot
Powierzyłeś prowadzenie ksiąg doradcy podatkowemu lub biuru rachunkowemu? Musisz o tym zawiadomić urząd skarbowy – w ciągu 15 dni w przypadku ksiąg rachunkowych lub 7 dni przy PKPiR. Brak takiego zawiadomienia to odrębne naruszenie z art. 60 § 3 KKS.
Kto odpowiada – przedsiębiorca czy księgowy?
To pytanie pada regularnie. Odpowiedź brzmi: potencjalnie obaj.
Jeśli zlecasz prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu, odpowiedzialność rozkłada się w zależności od treści umowy i faktycznego podziału obowiązków. Biuro może odpowiadać na podstawie art. 9 § 3 KKS, ale pod warunkiem że:
- miało faktyczną możliwość prowadzenia księgi (otrzymywało dokumenty źródłowe)
- zakres jego obowiązków obejmował kwestionowane czynności
W praktyce podatnik często pozostaje zobowiązany do dostarczania faktur i innych dokumentów. Jeśli tego nie robi, trudno obarczać winą biuro rachunkowe.
Kiedy odpowiedzialności nie będzie?
Błąd co do obowiązku – jeśli nie wiedziałeś, że ciąży na Tobie obowiązek prowadzenia określonej księgi (np. przekroczyłeś limit przychodów zobowiązujący do przejścia na pełną księgowość, ale nie zdawałeś sobie z tego sprawy), możesz powołać się na błąd co do znamienia. Wyłącza on umyślność, a przestępstwo z art. 60 KKS można popełnić tylko umyślnie.
Prowadzenie niewłaściwej księgi – teoretycznie prowadzenie PKPiR zamiast wymaganych ksiąg rachunkowych to „nieprowadzenie” właściwej księgi. W praktyce jednak, jeśli wynikało to z błędnej oceny obrotów czy pomyłki w obliczeniach – znów możemy mówić o błędzie wyłączającym odpowiedzialność.
Utrata ksiąg bez Twojej winy – kradzież dokumentacji, pożar, powódź, zniszczenie przez osobę trzecią – te okoliczności wykluczają przypisanie winy. Oczywiście pod warunkiem, że potrafisz je wykazać.
Wypadek mniejszej wagi – przestępstwo staje się wykroczeniem
Każde z naruszeń opisanych w art. 60 § 1-3 KKS może zostać zakwalifikowane jako wypadek mniejszej wagi. Wówczas zamiast przestępstwa skarbowego mamy wykroczenie skarbowe – z odpowiednio niższą sankcją.
Okoliczności przemawiające za łagodniejszą kwalifikacją to m.in.:
- krótki okres naruszenia
- brak uszczuplenia należności publicznoprawnych
- niewielka skala działalności
- przechowywanie ksiąg w niewłaściwym miejscu (zamiast całkowitego braku)
- niezwłoczne usunięcie uchybienia po jego wykryciu
Pamiętaj jednak: nawet wypadek mniejszej wagi wymaga zamiaru. Jeśli działałeś całkowicie nieświadomie – możesz bronić się brakiem umyślności w ogóle.
Jak długo trzeba przechowywać księgi?
Obowiązek przechowywania nie jest wieczny, ale trwa dłużej, niż wielu przedsiębiorców zakłada. Zasady określają:
- Ordynacja podatkowa (art. 86) – co do zasady do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
- Ustawa o rachunkowości (art. 74) – zróżnicowane okresy w zależności od rodzaju dokumentu
Przedwczesne zniszczenie dokumentacji może skutkować nie tylko odpowiedzialnością karną skarbową, ale też poważnymi problemami dowodowymi w przypadku kontroli.
Co zrobić, jeśli masz wątpliwości?
Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoje obowiązki ewidencyjne są wypełniane prawidłowo – lepiej to zweryfikować, zanim zrobi to urząd skarbowy. Otrzymałeś już wezwanie w związku z zarzutem z art. 60 KKS? Nie składaj wyjaśnień bez konsultacji z prawnikiem. Linia obrony zależy od okoliczności – czasem najskuteczniejsza jest argumentacja o braku umyślności, czasem o wypadku mniejszej wagi, a czasem o odpowiedzialności podmiotu zewnętrznego.
