Perfekcyjna oferta to taka, która pozwoli wygrać przetarg. Kancelaria Prawna Skarbiec oferuje wsparcie przy konstrukcji oferty, zarówno pod kątem merytorycznym jak i formalnym. Najważniejszym wyzwaniem stojącym przed wykonawcą podczas udziału w przetargu, jest złożenie zamawiającemu takiej oferty, która pozwoli mu na wygranie przetargu. Każdy, kto brał udział w przetargach opartych o Prawo Zamówień Publicznych (dalej PZP) wie, że często jest to wyzwanie z gatunku niemal nieosiągalnych.
Najlepsza oferta – czyli jaka?
Ustawa Prawo Zamówień Publicznych (dalej PZP) definiuje najlepszą ofertę jako taką, która:
- przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów, w odniesieniu do przedmiotu zamówienia publicznego, albo
- ma najniższą cenę, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, taką ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego.
Jednocześnie jednak Ustawodawca nie reguluje dobitnie (expressis verbis) sposobu oceny oferty przy zastosowaniu kilku kryteriów. Przyjęło się, że cena ma największe znaczenie w procesie oceny ofert – każdy wykonawca zna taki stan rzeczy doskonale.
Wykonawcy nie są jednak skazani na najniższą cenę!
Obecnie kryteria pozacenowe zyskują na znaczeniu i jest to formuła, która powinna zostać wykorzystana przez Wykonawców, którzy nie są zainteresowani jedynie kryterium ceny. Należy bowiem przyjąć, że decydujące znaczenie ma kompleksowa analiza oferty pod kątem spełnienia wszystkich wyznaczonych cech. Dla Zamawiającego staje się obecnie ważne, aby kryteria te sprecyzować na tyle dokładnie, by mogły stanowić o optymalnym wyborze Wykonawcy, a nie wyborze najtańszego rozwiązania.
Nierzadko wybór wg kryterium najniższej ceny prowadzi bowiem do bardzo wielu komplikacji podczas realizacji projektu i w konsekwencji do kosztów, przewyższających wstępne oszczędności. Wprawdzie Zamawiający musi dołożyć więcej pracy i uwagi do opracowania wspomnianych kryteriów, ale powoduje to jednocześnie konieczność przemyślenia i sprecyzowania tych cech przetargu, które go szczególnie interesują.
Pierwszą czynnością każdego Wykonawcy, zainteresowanego uzyskaniem konkretnego zamówienia, jest wnikliwa i szczegółowa analiza treści postanowień ukształtowanych przez Zamawiającego w dokumentach przetargowych.
Wykonawca decydując się na samodzielne potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu, […] musi dokonać oceny własnych zasobów w aspekcie wymagań zamawiającego i dokonać wyboru sposobu, w jakim te wymagania zostaną potwierdzone. W przypadku gdy wykonawca samodzielnie nie spełnia warunków udziału, staje przed dylematem: polegać na zasobach innego podmiotu czy składać ofertę wraz z innymi wykonawcami. [1]
Od decyzji tej może zależeć dalszy los oferty, dlatego też istotna jest przemyślana decyzja w zakresie wyboru zarówno formy prawnej wspólnego występowania Wykonawców w przetargu jak i formy współpracy z podmiotem z którego zasobów Wykonawca chciałby skorzystać.
Warunki udzielenia zamówienia
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:
- posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
- posiadania wiedzy i doświadczenia;
- dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
- sytuacji ekonomicznej i finansowej.
W powyższym kontekście należy zdawać sobie sprawę i pamiętać o tym, że ciężar udowodnienia, że Wykonawca spełnia warunki, o których mowa w art. 22 ust. 1 PZP, oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 PZP, spoczywa na Wykonawcy ubiegającym się o zamówienie publiczne.
Wynika to z art. 26 ust. 2a oraz art. 24 ust. 2 pkt 4 PZP. Wykonawca na żądanie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym jest zobowiązany wykazać odpowiednio, nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składania ofert, spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 PZP, i brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 PZP.
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu (art. 24 ust. 2 pkt 4 PZP). Ofertę wykonawcy wykluczonego odrzuca się na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 5 PZP.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia Zamawiający może żądać od Wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania.
Przygotowanie oferty
Mając powyższe na względzie, przygotowując ofertę należy:
- zwrócić uwagę na wymiar formalny oferty, który przejawia się w konieczności zgromadzenia określonych dokumentów oraz
- wymiar merytoryczny, który opiera się, na wykazaniu przy pomocy dostępnych narzędzi, faktu posiadania przez Wykonawcę pożądanych przez Zamawiającego właściwości.
Kluczowym dokumentem wymagającym szczegółowej analizy na etapie przygotowania oferty będzie zatem tzw. Instrukcja dla Wykonawców.
Istotne jest również to, aby już na etapie składania oferty, przeanalizować nie tylko kwestie spełnienia warunków udziału w przetargu ale także wybiec w przyszłość i wybrać najdogodniejsze rozwiązania tak prawne jak i finansowo – podatkowe.
Prawo Zamówień Publicznych – Nasza oferta
Kancelaria Prawna Skarbiec oferuje wsparcie merytoryczne podczas przetargów i pomaga Wykonawcom złożyć najlepszą ofertę, gdzie kryterium ceny nie jest czynnikiem kluczowym. W tym zakresie oferujemy:
- Dynamiczne wsparcie Wykonawcy w procedurze zadawania pytań do SIWZ, celem dookreślenia przedmiotu zamówienia,
- Pomoc w konstruowaniu umowy konsorcjum;
- Pomoc w stworzeniu struktur kapitałowych realizujących zamówienie,
- Pomoc w skonstruowaniu umów z podwykonawcami optymalizującymi odpowiedzialność wykonawcy względem Zamawiającego.
[1] Dołecki Janusz, Oferta dziś i po nowelizacji, Opublikowano: M.Zam.Pub. 2015/11/26-30.
