Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną

Spółka cywilna, choć popularna wśród początkujących przedsiębiorców, z czasem może okazać się formą zbyt ryzykowną lub niedostosowaną do rosnącej skali działalności. Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną pozwala zachować ciągłość prowadzonego biznesu, jednocześnie zyskując korzyści wynikające z wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego i bardziej przejrzystej struktury prawnej.

Dlaczego przedsiębiorcy decydują się na przekształcenie spółki cywilnej?

Spółka cywilna — mimo pozornej prostoty — niesie ze sobą istotne ograniczenia. Nie posiada osobowości prawnej ani nawet zdolności prawnej w rozumieniu przepisów o spółkach handlowych. To wspólnicy, nie spółka, są przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG. Każdy z nich występuje w obrocie pod własną firmą, co może wprowadzać kontrahentów w błąd.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną eliminuje te niedogodności:

Wpis do KRS zapewnia transparentność wobec kontrahentów — informacje o wspólnikach, sposobie reprezentacji i przedmiocie działalności są publicznie dostępne i łatwe do zweryfikowania.

Wyodrębniony majątek spółki przestaje być współwłasnością łączną wspólników, a staje się własnością spółki jawnej jako odrębnego podmiotu prawa.

Możliwość ustanowienia prokury — spółka cywilna, nie będąc przedsiębiorcą, nie może skutecznie ustanowić prokurenta. Spółka jawna takie ograniczenie eliminuje.

Jasne zasady reprezentacji — w spółce cywilnej zakres umocowania wspólnika zależy od indywidualnie określonego „zakresu zwykłych czynności” i może być zmieniany bez wiedzy kontrahentów. W spółce jawnej sposób reprezentacji jest jawny i wpisany do rejestru.

Procedura przekształcenia — uproszczony tryb z art. 26 § 4–6 KSH

Kodeks spółek handlowych przewiduje dla przekształcenia spółki cywilnej w spółkę jawną procedurę uproszczoną, znacznie mniej sformalizowaną niż przekształcenia między spółkami handlowymi.

Krok 1: Jednomyślna decyzja wspólników

Przekształcenie wymaga zgody wszystkich wspólników spółki cywilnej. W odróżnieniu od przekształceń „właściwych” regulowanych w art. 551 i n. KSH, przepisy nie wymagają podjęcia formalnej uchwały — wystarczy, że wszyscy wspólnicy podpiszą zgłoszenie do sądu rejestrowego wraz z dostosowaną umową spółki.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby wspólnicy uprzednio podjęli uchwałę o przekształceniu, jeśli uznają to za stosowne dla uporządkowania procesu decyzyjnego.

Krok 2: Dostosowanie umowy spółki

Przed zgłoszeniem do KRS wspólnicy muszą dostosować umowę spółki cywilnej do przepisów o umowie spółki jawnej (art. 26 § 6 KSH). To kluczowy element procedury — nie chodzi o zawarcie nowej umowy, lecz o modyfikację istniejącej.

Umowa spółki jawnej musi zawierać elementy określone w art. 25 KSH:

• Firmę spółki — zawierającą nazwisko co najmniej jednego wspólnika oraz oznaczenie „spółka jawna” (dopuszczalny skrót: „sp.j.”)
• Siedzibę spółki — miejscowość, w której koncentruje się działalność
• Określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartości
• Przedmiot działalności spółki
• Czas trwania spółki — jeżeli jest oznaczony

Dostosowanie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Może przybrać postać aneksu do dotychczasowej umowy lub nowego tekstu jednolitego — w praktyce zaleca się to drugie rozwiązanie dla uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych.

Ważne: Umowa spółki jawnej powstałej z przekształcenia nie może być zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24.

Krok 3: Zgłoszenie do Krajowego Rejestru Sądowego

Wniosek o wpis spółki jawnej składa się wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkich wspólników — to wymóg bezwzględny wynikający z art. 26 § 4 KSH.

Do zgłoszenia należy dołączyć:

• dostosowaną umowę spółki jawnej
• oświadczenia wspólników o ich adresach do doręczeń
• oświadczenie, że spółka nie jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców

Krok 4: Wpis do rejestru i zgłoszenie do CRBR

Spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. To moment, w którym następują wszystkie skutki przekształcenia określone w art. 26 § 5 KSH.

W terminie 7 dni od wpisu do KRS należy zgłosić dane beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Zaniedbanie tego obowiązku zagrożone jest karami pieniężnymi.

Skutki prawne przekształcenia — co przechodzi na spółkę jawną?

Z chwilą wpisu do rejestru spółka cywilna „staje się” spółką jawną (art. 26 § 5 KSH). To sformułowanie podkreśla ciągłość bytu prawnego — nie powstaje nowy podmiot, lecz dotychczasowa organizacja zmienia formę prawną.

Majątek wspólników staje się majątkiem spółki

Wszystkie prawa i obowiązki stanowiące dotychczas majątek wspólny wspólników spółki cywilnej (objęte współwłasnością łączną) przechodzą na spółkę jawną z mocy prawa. Dotyczy to:

• praw rzeczowych (w tym własności nieruchomości i użytkowania wieczystego)
• wierzytelności i zobowiązań
• praw wynikających z umów (najem, leasing, kontrakty handlowe)
• praw własności intelektualnej

Uwaga praktyczna: Przejście własności nieruchomości następuje z mocy prawa, bez potrzeby zawierania odrębnej umowy w formie aktu notarialnego. Wpis w księdze wieczystej ma charakter jedynie deklaratoryjny — potwierdza stan prawny powstały z chwilą rejestracji spółki jawnej.

Kontynuacja stosunków administracyjnoprawnych

Zgodnie z art. 553 § 2 KSH (stosowanym odpowiednio na podstawie art. 26 § 5), spółka przekształcona pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg przyznanych przed przekształceniem, chyba że ustawa lub treść decyzji stanowi inaczej.

Jak potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 kwietnia 2009 r. (II GSK 71/09), zasada ta znajduje zastosowanie również do zezwoleń na prowadzenie apteki — spółka jawna kontynuuje uprawnienia udzielone wcześniej wspólnikom spółki cywilnej.

Wspólnicy pozostają wspólnikami

Wspólnicy spółki cywilnej stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki jawnej (art. 553 § 3 KSH w zw. z art. 26 § 5). Zachowana zostaje tożsamość węzła korporacyjnego — to ta sama spółka w zmienionej formie prawnej, nie zaś przystąpienie do nowego podmiotu.

Odpowiedzialność za zobowiązania sprzed przekształcenia

To zagadnienie budzi w praktyce najwięcej wątpliwości. Wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają za jej zobowiązania solidarnie, całym swoim majątkiem, bez ograniczeń (art. 864 KC). Co dzieje się z tą odpowiedzialnością po przekształceniu?

Zobowiązania przechodzą na spółkę jawną

Zobowiązania zaciągnięte w ramach spółki cywilnej stają się z chwilą przekształcenia zobowiązaniami spółki jawnej. To bezpośredni skutek art. 26 § 5 KSH — spółce jawnej „przysługują wszystkie prawa i obowiązki stanowiące majątek wspólny wspólników”.

Osobista odpowiedzialność wspólników — zasada 3 lat

Na podstawie art. 584 KSH (stosowanego przez analogię) wspólnicy odpowiadają za zobowiązania zaciągnięte przed przekształceniem na dotychczasowych zasadach przez okres 3 lat od dnia przekształcenia.

Oznacza to, że przez ten okres wierzyciel może dochodzić zaspokojenia zarówno od spółki jawnej, jak i bezpośrednio od wspólników — bez konieczności uprzedniego kierowania egzekucji do majątku spółki.

Ważne: Odpowiedzialność solidarna wspólników i spółki jawnej za zobowiązania sprzed przekształcenia ma charakter in solidum — nie wynika z przepisów o solidarności dłużników, lecz z odrębnych podstaw prawnych.

Czego przekształcenie nie obejmuje?

Nie wszystkie prawa i obowiązki przechodzą na spółkę jawną w drodze przekształcenia.

Kary administracyjne nałożone na wspólników

Jak wyjaśnił NSA w wyroku z 27 kwietnia 2021 r. (II GSK 1106/18), kary pieniężne nałożone na osoby fizyczne prowadzące działalność w formie spółki cywilnej nie przechodzą na spółkę jawną. Nie stanowią one „majątku wspólnego wspólników” ani zezwoleń czy koncesji w rozumieniu art. 553 § 2 KSH.

Spółka jawna nie może zatem stać się stroną postępowania administracyjnego prowadzonego w przedmiocie nałożenia kary na osoby fizyczne będące wspólnikami spółki cywilnej.

Status pokrzywdzonego w postępowaniu karnym

Zgodnie z postanowieniem Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 2 lipca 2008 r. (II AKz 476/08), przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną nie powoduje „przekazania statusu pokrzywdzonego” na nowo powstały podmiot. Status pokrzywdzonego jest ściśle związany z osobą, której dobro prawne zostało naruszone przestępstwem.

Prawa wymagające odrębnej cesji

W przypadku niektórych praw — zwłaszcza praw własności przemysłowej zgłoszonych do Urzędu Patentowego — może być wymagane wykazanie następstwa prawnego przez odrębny dokument cesji. Jak wskazał wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 grudnia 2011 r., VI SA/Wa 2033/11,  przepisy szczególne prawa własności przemysłowej mogą wymagać dodatkowych czynności dla skutecznego przejścia uprawnień.

Przekształcenie spółki cywilnej a wkłady wspólników

Dostosowanie umowy spółki do przepisów o spółce jawnej wymaga określenia wkładów i ich wartości. W praktyce może to rodzić trudności, szczególnie gdy:

• umowa spółki cywilnej nie określała wartości wkładów niepieniężnych
• wkłady zostały wniesione wiele lat temu
• niektórzy wspólnicy uczestniczyli w spółce na podstawie świadczeń niestanowiących wkładu w ścisłym znaczeniu

Rozwiązanie praktyczne: W dostosowanej umowie należy opisać i wycenić wkłady tych wspólników, którzy zobowiązali się je wnieść. Przekształcenie nie wymaga wnoszenia nowych wkładów — majątek spółki cywilnej stanowi bazę działalności spółki jawnej.

Wycena umowna nie podlega kontroli sądu rejestrowego pod kątem zgodności z wartością rynkową. Wystarczy, że wspólnicy uzgodnią wartość wkładów między sobą.

Kiedy przekształcenie może nie być najlepszym wyborem?

Procedura przekształcenia zakłada zachowanie dotychczasowego składu osobowego spółki. Jeżeli wspólnicy planują jednoczesną zmianę struktury właścicielskiej — np. wystąpienie jednego z nich lub przyjęcie nowego — przekształcenie może nie być optymalnym rozwiązaniem.

W takiej sytuacji warto rozważyć:

• wystąpienie wspólnika ze spółki cywilnej przed przekształceniem
• zawiązanie nowej spółki jawnej i wniesienie do niej przedsiębiorstwa spółki cywilnej aportem
• przekształcenie w inną spółkę handlową na podstawie art. 551 § 2 KSH (procedura „właściwa”)

Podsumowanie — kluczowe informacje o przekształceniu spółki cywilnej

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną to stosunkowo prosta procedura, która pozwala zachować ciągłość działalności przy jednoczesnym zyskaniu korzyści wynikających z funkcjonowania w ramach spółki prawa handlowego. Kluczem do sprawnego przeprowadzenia procesu jest staranne przygotowanie dokumentów — przede wszystkim umowy spółki dostosowanej do wymogów KSH.

Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w obsłudze korporacyjnej spółek, w tym w przeprowadzaniu przekształceń i reorganizacji struktur biznesowych. Jeśli rozważasz przekształcenie spółki cywilnej lub potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji — zapraszamy do kontaktu.