Sprzedaż online a odbiór w sklepie – zasady opodatkowania
W obecnych czasach coraz częściej klienci dokonują zakupu przez Internet, a decydują się na odbiór towaru w sklepie. Przedsiębiorcy zastanawiają się czy sprzedaż online a odbiór w sklepie w dalszym ciągu traktowana jest jako sprzedaż przez Internet i mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, czy w takich przypadkach dochodzi do klasycznej sprzedaży.
Dla wielu przedsiębiorców jednym z celów sprzedaży przez Internet jest automatyzacja procesu sprzedaży i ograniczenie roli czynnika ludzkiego do wydania towaru. Dlatego z ich punktu widzenia korzystniejsze byłoby nieewidencjonowanie sprzedaży internetowej na kasach fiskalnych nawet w sytuacji, gdy dochodzi do fizycznego odbioru towaru w sklepie. Jednak warto jest tę kwestię rozważyć wcześniej, by nie narazić się na konsekwencje w podatku VAT.
Kasa fiskalna
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W ewidencji tej wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego (sprawdź: doradztwo podatkowe) oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.
Co istotne, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest zobowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku, gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.
Kasa fiskalna to wydatek, ale także liczne obowiązki określone w ustawie, które wiążą się z dodatkowymi kosztami jak np. przeglądy kasy, serwisy. Zatem w przypadku podatników dokonujących sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych kasy są bardzo istotną częścią działalności, bez której nie można właściwie prowadzić biznesu.
Obowiązkowe kasy fiskalne
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Ponadto podatnicy powinni dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy oraz poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis.
Dodatkowo podatnicy powinni udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów, a także przechowywać kopie dokumentów kasowych przez ustawowo wymagany okres oraz prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej.
W przypadku kas online powinni zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Powyższe wymagania wynikają wprost z przepisów ustawy o VAT, zatem brak ich spełnienia może doprowadzić do uznania, że ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas prowadzona jest nierzetelnie, co prowadzi do odpowiedzialności na gruncie kodeksu karno-skarbowego.
Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania
Podatnicy VAT, którzy prowadzą sprzedaż jedynie przez Internet często decydują się na skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na podstawie poz. 36 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. (poz. 2442). Zgodnie z tą regulacją zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Zatem istotne w kontekście rozważanego tematu jest wskazanie czy możliwość odbioru w sklepie dalej może być uznana za sprzedaż w systemie wysyłkowym. W temacie wypowiedział się przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 23 września 2021 r., sygn. akt I SA/Łd 376/21, gdzie uznał, że ustawodawca jednoznacznie wskazał, iż dostawa towarów w systemie wysyłkowym może nastąpić jedynie na dwa sposoby albo pocztą albo przesyłkami kurierskimi.
Zatem w przypadku sprzedaży przez Internet, a odbioru w sklepie trzeba przewidzieć, że taka sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, więc konieczne będzie wystawienie i wydanie paragonu klientowi.
Oczywiście można rozważyć wyżej wskazaną możliwość przekazywania klientom paragonów online co może przyspieszyć i zautomatyzować proces sprzedaży, niemniej taki sposób dostarczenia paragonu wymaga uzgodnienia z klientem np. w formie regulaminu sprzedaży.
AKTUALIZACJA: 1 stycznia 2025 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które wprowadziło nowe zasady korzystania ze zwolnień do 31 grudnia 20267 roku. MF określił limit obrotów, którego przekroczenie rodzi konieczność posiadania kasy fiskalnej. Obowiązek posiadania kasy nie powstaje, jeśli kwota obrotu z tytułu sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w poprzednim roku obrotowym lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł. Rozporządzenie stanowi również, że ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy nie może korzystać sprzedaż określonego rodzaju towarów i usług, bez względu na wartość obrotu. Chodzi o sprzedaż:
a) gazu płynnego,
b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00),
f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:
– ciągników,
– pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,
– samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,
– pojazdów silnikowych do transportu towarów,
– pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych – z wyłączeniem motocykli,
h) komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
i) wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów,w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu
i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
j) wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,k) silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
l) sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
m) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,
n) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
o) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
p) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
q) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 %, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 % (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
r) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach
samolotów,
s) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania,
z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
t) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nie-
przeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb,
płynów do odmrażania,
u) węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,
w) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;
oraz świadczenia usług:
a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia,
b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych
przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
g) prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia,
h) doradztwa podatkowego,
i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:
– świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
– usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),
n) parkingu samochodów i innych pojazdów,
o) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).
Założyciel i Partner Zarządzający Kancelarii Prawnej Skarbiec, uznanej przez Dziennik Gazetę Prawną za jedną z najlepszych firm doradztwa podatkowego w Polsce (2023, 2024). Radca prawny z 19-letnim doświadczeniem, obsługujący przedsiębiorców z list Forbes oraz innowacyjne start-upy. Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów prawa gospodarczego i podatkowego w polskich mediach, regularnie publikujący w Rzeczpospolitej, Gazecie Wyborczej i Dzienniku Gazecie Prawnej. Autor publikacji „AI Decoding Satoshi Nakamoto. Artificial Intelligence on the Trail of Bitcoin’s Creator” oraz współautor nagrodzonej książki „Bezpieczeństwo współczesnej firmy”. Profil LinkedIn: 17 tys. obserwujących, 4 mln odsłon rocznie. Nagrody: 4-krotny laureat Medalu Europejskiego, Złota Statuetka Lidera Polskiego Biznesu, tytuł „International Tax Planning Law Firm of the Year in Poland”. Specjalizuje się w strategicznym doradztwie prawnym, planowaniu podatkowym i zarządzaniu kryzysowym dla biznesu.
