Rozszerzenie obowiązku dochowania tajemnicy skarbowej na pracowników IT obsługujących KAS

Planowana nowelizacja ordynacji podatkowej, wprowadzająca obowiązek zachowania tajemnicy skarbowej przez pracowników firm informatycznych obsługujących Krajową Administrację Skarbową, stanowi istotny krok w kierunku wzmocnienia ochrony danych podatników w erze cyfryzacji administracji podatkowej. Regulacja ta jest nie tylko uzasadniona z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji, ale także w pełni zgodna z międzynarodowymi standardami wypracowanymi przez OECD w zakresie ochrony poufności danych podatkowych.

Zewnętrzni dostawcy IT mają często szerszy dostęp do danych niż tradycyjni urzędnicy, a ryzyko naruszenia poufności przez wykonawców zewnętrznych jest porównywalne lub nawet wyższe niż w przypadku pracowników administracji. Brak odpowiednich regulacji dotyczących zewnętrznych dostawców stanowiłby poważną lukę w systemie ochrony danych. Specyfika ryzyka w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur wymaga szczególnej uwagi. W kontekście KSeF oznacza to ogromne wolumeny wrażliwych danych handlowych przepływających przez system, dane w czasie rzeczywistym o transakcjach biznesowych, informacje umożliwiające rekonstrukcję strategii biznesowych przedsiębiorstw oraz dostęp do informacji konkurencyjnie wrażliwych. Zewnętrzni wykonawcy IT mogą mieć dostęp do całego tego spektrum danych, co czyni ich potencjalnym punktem podatności systemu.

Kluczowym elementem proponowanej zmiany jest rozszerzenie zakresu podmiotowego tajemnicy skarbowej nie tylko na urzędników, ale także na zewnętrznych dostawców usług IT. Jest to zgodne z wytycznymi OECD, które w kontekście zarządzania bezpieczeństwem informacji wyraźnie podkreślają, że kontrole bezpieczeństwa wzdłuż całego cyklu zatrudnienia powinny mieć zastosowanie do całego personelu, co obejmuje pracowników zarówno stałych, jak i tymczasowych, a także zewnętrznych dostawców usług i wykonawców. Toolkit OECD „Confidentiality and Information Security Management” jednoznacznie stwierdza, że administracje podatkowe powinny brać pod uwagę wszystkie różne kategorie swojego personelu przy ocenie różnych rodzajów procesów, które mają do nich zastosowanie w całym cyklu zatrudnienia.

Zarządzanie dostawcami usług IT jest przedmiotem szczególnej uwagi w standardach OECD. Toolkit poświęca temu zagadnieniu osobny podrozdział (SR 3.2.4.4), podkreślając, że zapewnienie bezpieczeństwa w wykorzystaniu outsourcingu i łańcuchów dostaw poprzez staranne zarządzanie relacjami administracji podatkowej z dostawcami jest bardzo ważnym wymogiem, ponieważ odnotowano kilka głośnych naruszeń bezpieczeństwa, których źródłem były niedociągnięcia w sieci dostawców. Dokument wskazuje wprost: „This is a very important requirement, as there have been several high profile security breaches traced back to deficiencies in the supplier network”.

Kwestia adekwatności sankcji karnych jest również uregulowana w standardach OECD. Toolkit wymaga, aby sankcje były jasne i wystarczająco surowe, aby zniechęcać do naruszeń, stosowane skutecznie w praktyce oraz proporcjonalne do powagi naruszenia. Zgodnie z Sub-requirement 3.3.1, „the law should impose sanctions that are clear and severe enough to discourage breaches and violations”. Proponowana kara do pięciu lat pozbawienia wolności za naruszenie tajemnicy przez informatyka jest spójna z sankcjami dla urzędników, wystarczająco surowa, aby stanowić skuteczny środek odstraszający, oraz zgodna z międzynarodowymi standardami proporcjonalności.

Jednak same przepisy prawne nie wystarczą, muszą być wspierane przez odpowiednie procesy i zasoby zapewniające ich skuteczne stosowanie. Toolkit podkreśla w Sub-requirement 3.3.2, że przepisy dotyczące sankcji powinny być wspierane przez niezbędne procesy i zasoby w celu zapewnienia ich skutecznego stosowania. Istotne będzie zatem zapewnienie procedur raportowania podejrzeń o naruszenie tajemnicy, zasobów do prowadzenia dochodzeń oraz skutecznego stosowania sankcji w praktyce.

Zmiana dotyczy coraz powszechniejszej praktyki outsourcingu usług informatycznych przez Krajową Administrację Skarbową. W ramach tych usług pracownicy firm zewnętrznych mają dostęp do systemów informatycznych KAS, w tym do wrażliwych danych podatników objętych tajemnicą skarbową. Toolkit OECD wskazuje, że wiele administracji podatkowych stara się zapewnić, aby wszystkie dane podatników przez cały czas pozostawały w ich siedzibach, były przez nie obsługiwane i kontrolowane oraz przez inne agencje rządowe ze ścisłym nadzorem nad wszelkim dostępem osób trzecich. Niemniej jednak administracje podatkowe coraz częściej zezwalają zewnętrznym dostawcom IT na zdalny dostęp do swoich centrów danych w celu zapewnienia zdalnego wsparcia w zakresie rozwoju, konserwacji i modernizacji.

Zgodnie z danymi z publikacji OECD „Tax Administration Digitalisation and Digital Transformation Initiatives”, ponad osiemdziesiąt procent administracji podatkowych otrzymuje obecnie dane bezpośrednio z systemów biznesowych podatników, wykraczając poza tradycyjne systemy płac, a siedemdziesiąt siedem procent administracji wykorzystuje automatyczny przesył danych między maszynami bez udziału człowieka. Ta rosnąca cyfryzacja procesów podatkowych oznacza, że administracje podatkowe coraz bardziej polegają na zewnętrznych dostawcach technologii do utrzymania i rozwoju swoich systemów informatycznych, co z kolei oznacza konieczność zagwarantowania najwyższego poziomu ochrony wrażliwych danych handlowych i finansowych podatników.

Dlatego kluczowe jest precyzyjne określenie typów dostępu dozwolonych dla dostawców zewnętrznych, wdrożenie odpowiednich kontroli bezpieczeństwa oraz zapewnienie, że umowy z dostawcami zawierają szczegółowe wymogi dotyczące ochrony informacji. OECD w Box 28 swojego Toolkitu wskazuje, że umowy z dostawcami powinny formalnie określać opis informacji udostępnianych lub dostępnych dla dostawcy oraz metody udostępniania lub dostępu, klasyfikację informacji, wymogi prawne i regulacyjne dotyczące poufności i bezpieczeństwa, zobowiązania każdej ze stron do wdrożenia odpowiednich kontroli bezpieczeństwa oraz zasady dopuszczalnego i niedopuszczalnego wykorzystania informacji.

Implementacja proponowanej regulacji będzie wiązała się z pewnymi wyzwaniami praktycznymi. Po pierwsze, kluczowe będzie precyzyjne określenie, którzy konkretnie pracownicy firm IT będą musieli składać przyrzeczenie. Czy tylko ci mający bezpośredni dostęp do danych podatkowych, czy również administratorzy systemów, którzy potencjalnie mogliby uzyskać dostęp? Jak traktować podwykonawców firm informatycznych? Toolkit OECD sugeruje stosowanie zasady „need to know”, zgodnie z którą informacje podatników powinny być dostępne tylko dla personelu mającego uzasadniony powód biznesowy, aby do nich uzyskać dostęp. Zasada ta powinna stanowić podstawę do określenia zakresu osobowego nowej regulacji.

Po drugie, niezbędne będą odpowiednie procedury weryfikacji i szkolenia. Zgodnie ze standardami OECD zawartymi w Sub-requirement 3.2.2.3, pracownicy, w tym wykonawcy zewnętrzni, powinni regularnie otrzymywać aktualne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i świadomości, a ci pełniący wrażliwe funkcje powinni otrzymywać dodatkowe wytyczne dotyczące obsługi bardziej wrażliwych materiałów. Szkolenia powinny być regularnie przeprowadzane, aby zapewnić, że personel jest aktualizowany na temat najnowszych zmian. Przed dopuszczeniem do pracy z danymi podatkowymi powinny być przeprowadzone weryfikacje, w tym sprawdzanie rejestru karnego oraz, w przypadku dostępu do szczególnie wrażliwych danych, zaawansowana weryfikacja bezpieczeństwa.

Po trzecie, konieczne będzie skuteczne monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania przepisów. Toolkit wymaga w Sub-requirement 3.2.2.4, aby administracje podatkowe zapewniały, że pracownicy stosują polityki i procedury bezpieczeństwa, oraz wyraźnie demonstrowały swoją gotowość do stosowania sankcji, gdy zachowanie spada poniżej wymaganego standardu, zwłaszcza gdy chodzi o ochronę informacji. Konieczne będą regularne audyty przestrzegania zasad bezpieczeństwa przez wykonawców, skuteczne procedury raportowania i badania naruszeń oraz konsekwentne stosowanie sankcji. Zgodnie z Sub-requirement 3.2.6.2, wszystkie dostępy do systemów zawierających dane powinny być logowane, a logi te powinny być regularnie przeglądane w celu wykrycia nieautoryzowanego dostępu.

Robert Nogacki

Założyciel i partner zarządzający kancelarii prawnej Skarbiec, uznanej przez Dziennik Gazeta Prawna za jedną z najlepszych firm doradztwa podatkowego w Polsce (2023, 2024). Doradca prawny z 19-letnim doświadczeniem, obsługujący przedsiębiorców z listy Forbesa oraz innowacyjne start-upy. Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów w dziedzinie prawa handlowego i podatkowego w polskich mediach, regularnie publikujący w Rzeczpospolitej, Gazecie Wyborczej i Dzienniku Gazecie Prawnej. Autor publikacji „AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina” oraz współautor nagrodzonej książki „Bezpieczeństwo współczesnej firmy”. Profil na LinkedIn: 18.5 tys. obserwujących, 4 miliony wyświetleń rocznie. Nagrody: czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, Złotej Statuetki Polskiego Lidera Biznesu, tytułu „Międzynarodowej Kancelarii Prawniczej Roku w Polsce w zakresie planowania podatkowego”. Specjalizuje się w strategicznym doradztwie prawnym, planowaniu podatkowym i zarządzaniu kryzysowym dla biznesu.