Jak długo Policja może przetrzymywać dane o osobach ?
Na mocy art. 20 ustawy o Policji, formacja ta może w Polsce zbierać dane o osobach w celu realizacji swoich zadań ustawowych. Norma ta pozwala organom gromadzić te dane tak długo jak chcą, wystarczy, że powołają się np. na potrzebę zapobiegania przestępczości. W bułgarskiej sprawie zakończonej wyrokiem z 30 stycznia 2024 r. Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł, że Policja nie może bez ograniczeń czasowych przetrzymywać danych biometrycznych i genetycznych wszystkich skazanych aż do ich śmierci. Organy powinny okresowo badać czy istnieje potrzeba dalszego przechowywania takich danych, a jeśli tak nie jest, skazany powinien mieć prawo żądania ich usunięcia (sprawa C-118/22). Czy więc organy Policji w Polsce mogą przetrzymywać dane obywateli w nieskończoność?
Po zatarciu skazanie uważa się za niebyłe…
Jedną z podstawowych instytucji prawa karnego jest zatarcie skazania. Jej istota polega na tym, że po upływie określonego czasu od odbycia kary, czy też poddania osoby próbie, jej skazanie uznaje się za niebyłe, a osobę tę za nigdy nie karaną. Szansa odzyskania niekaralności ma dla sprawcy czynu zabronionego stanowić silną motywację do poprawy.
Poza wyjątkami wskazanymi w ustawie, zatarcie następuje po upływie określonego czasu z mocy prawa, lub wcześniej na wniosek skazanego. Przykładowo, zatarcie skazania na karę pozbawienia wolności następuje z mocy prawa z upływem 10 lat od jej wykonania, a na karę ograniczenia wolności – z upływem 3 lat. Jak stanowi art. 106 Kodeksu karnego, z chwilą zatarcia wpis o skazaniu usuwa się z rejestru skazanych, a skazanie uważa się za niebyłe.
…a jednak ślad zostaje
Na mocy ustawy o Policji, formacja ta, w celu realizacji powierzonych jej ustawowych zadań, może przetwarzać informacje, m.in., dane osobowe (w tym określone dane genetyczne), odciski linii papilarnych (dane biometryczne), zdjęcia, opisy wizerunku. Stosownie do Zarządzenia Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 r. w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji, w policyjnych bazach danych przechowuje się dokumentację przestępstw przez okres co najmniej (w zależności od wagi przestępstw) 15 – 25 lat dla występków i 30 – 40 lat dla zbrodni. Okres przechowywania dokumentacji przestępstw skarbowych wynosi 15 – 20 lat. Co najmniej przez 5 lat Policja przechowuje nawet akta spraw umorzonych, także gdy czynu nie popełniono, jak też w przypadku zwykłej notatki o legitymowaniu osoby.
– A mowa tu tylko o minimalnym okresie przechowywania akt, na co wskazuje użyty zwrot „co najmniej”. W rzeczywistości brak w polskim systemie prawnym jasnych regulacji, które zakreślałyby granice terminu, po którego upływie Policja byłaby zobligowana do zniszczenia dokumentacji dotyczącej skazanego, zatrzymanego, czy nawet tylko podejrzewanego, który jak się później okaże żadnego przestępstwa nie popełnił – wyjaśnia mec. Robert Nogacki z warszawskiej kancelarii Skarbiec. – Zresztą, wystarczy, że Policja powoła się na „potrzebę realizacji swoich ustawowych zadań”, do których należy m.in. wykrywanie przestępstw i wykroczeń oraz ściganie ich sprawców, by odmówić zniszczenia danych podnosząc, że według jej opinii dalsze ich przechowywanie jest niezbędne do realizacji tychże ustawowych zadań.
Okres niezbędny dla realizacji ustawowych zadań Policji
W 2018 r. była podejrzana wystąpiła do Komendanta Głównego Policji z wnioskiem o usunięcie jej danych osobowych z Krajowego Systemu Informacyjnego Policji (KSIP). Argumentowała, że prowadzone wobec niej postępowania karne zostały umorzone, a dalsze przetwarzanie przedmiotowych danych odbiera jej możliwość podjęcia pracy w organach sprawiedliwości. Naczelnik Wydziału Obsługi Informacyjnej Biura Wywiadu i Informacji Kryminalnych KGP odmówił, powołując się na obowiązujący wówczas przepis art. 20 ust. 17 ustawy o Policji. Przepis ten stanowił, że dane osobowe zebrane w celu wykrycia przestępstwa przechowuje się przez okres, w którym są one niezbędne dla realizacji ustawowych zadań wykonywanych przez Policję. Organy Policji dokonują weryfikacji tych danych po zakończeniu sprawy, ponadto nie rzadziej niż co 10 lat od dnia uzyskania lub pobrania informacji, usuwając zbędne dane. Wskazał również na rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 sierpnia 2018 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję, które legitymuje ją do przechowywania danych osobowych tak długo, jak będą one przydatne do realizacji wspomnianych zadań, w szczególności do działań o charakterze wykrywczym oraz zmierzającym do zapobiegnięcia przestępstwa w przyszłości. Co znamienne, jak przyznał sam Naczelnik: „rejestracja w policyjnym zbiorze danych nie przesądza o jakimkolwiek zawinieniu osoby, której dane są przetwarzane. Rejestracja taka ma jedynie charakter pomocniczy dla oceny kryminologicznej danej osoby dokonywanej przez Policję” (Decyzje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, decyzja ZSOŚS.440.148.2018).
Wynik sprawy nie ma znaczenia
Stanowisko Policji potwierdził w przywołanej decyzji Prezes UODO. Poinformował, że KSIP jest rejestrem służącym do zbierania i przetwarzania danych o wszczętych i prowadzonych przez Policję postępowaniach bez względu na sposób ich zakończenia. Żaden z organów legitymowanych do podejmowania rozstrzygnięć kończących te postępowania (prokuratura, sądy), nie mają obowiązku informowania Policji o sposobie ich zakończenia. Dlatego ewentualne umorzenie postępowania czy zatarcie skazania nie powoduje z mocy prawa usunięcia danych z KSIP. Z chwilą uznania skazania za niebyłe, wpis o skazaniu usuwa się z rejestru skazanych, ale nie z innych rejestrów. Jak dodał Prezes UODO, stosownie do art. 20 ust. 17 ustawy o Policji, organy Policji po zakończeniu sprawy dokonują weryfikacji posiadanych zbiorów informacji i nie rzadziej niż co 10 lat.
Dla bezpieczeństwa obywateli
O ww. „zbędności” decyduje jednak Policja. Na niekorzyść skazanych, podejrzanych, podejrzewanych, uniewinnionych, jak i zwykłych obywateli, którzy np. zostali jedynie wylegitymowani, przemawia m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 28 stycznia 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 1366/13), w którym sąd orzekł, że „organy Policji są uprawnione do przetwarzania danych osób nie tylko podejrzanych (…) również tych, wobec których skazanie uległo zatarciu. (…) niewłaściwe byłoby pozbawienie organów Policji dostępu do jak najpełniejszej informacji, którą Policja sama wytworzyła w sposób legalny”. Również Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że kontrola legalności przetwarzania danych powinna uwzględniać przede wszystkim zasady wynikające z treści art. 20 ust. 2a ustawy o Policji (w celu realizacji ustawowych zadań, Policja może zbierać informacje o osobach bez ich wiedzy i zgody). „Nie można bowiem tracić z pola widzenia, że informacje gromadzone przez Policję, w tym dane osobowe uczestnika postępowania, służą realizacji bardzo istotnych z punktu widzenia funkcjonowania państwa, a w szczególności bezpieczeństwa obywateli, ustawowych zadań nałożonych na tę formację” (wyrok z 21 kwietnia 2017 r., sygn. akt. I OSK 2426/15).
Policja nie może przetrzymywać danych bez ograniczeń aż do śmierci
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej zajął się sprawą przestępcy skazanego w Bułgarii za składanie fałszywych zeznań. Został skazany na rok ograniczenia wolności. Po odbyciu tej kary skorzystał z instytucji zatarcia skazania, po czym wystąpił o wykreślenie go z policyjnego rejestru. Bułgarskie organy odmówiły podnosząc, że przepisy pozwalają im przechowywać dane aż do śmierci osoby, której dotyczą, nawet po zatarciu skazania. TSUE w wyroku z 30 stycznia orzekł, że takie działanie organów policji jest sprzeczne z prawem UE: „Nawet jeśli ogólne i niezróżnicowane przechowywanie danych jest uzasadnione potrzebą zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych lub wykonywania kar, organy krajowe są zobowiązane nałożyć na administratora danych obowiązek okresowego przeglądu, czy takie przechowywanie jest nadal niezbędne, a zainteresowanemu przyznać prawo do usunięcia tych danych, gdy już tak nie jest” (sprawa C-118/22 NG przeciwko Direktor na Glavna direktsia „Natsionalna politsia” pri MVR – Sofia).
Podsumowanie
Czy rozstrzygnięcie unijnego trybunału będzie mieć wpływ na wnioski o usunięcie danych składane prze organami Policji w Polsce? Powinno. Przepisy art. 20 ust. 2a i art. 20 ust. 17 ustawy o Policji, na które powoływały się organy w przywołanej wyżej sprawie podejrzanej, bezskutecznie domagającej się usunięcia jej danych osobowych z rejestrów, zostały uchylone w 2019 roku. Co prawda nadal obowiązuje art. 20 ust. 1, który uprawnia Policję do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji jej zadań ustawowych. Ale jest tam również ust. 1j, który wyraźnie stanowi, że przetwarzanie danych osobowych przez Policję w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, odbywa się na podstawie ustawy, prawa Unii Europejskiej oraz postanowień umów międzynarodowych. Zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, administrator zobowiązany jest dokonywać weryfikacji danych osobowych w terminach określonych przez przepisy szczególne, regulujące działania właściwego organu, a jeżeli przepisy te nie określają terminu – nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zebrania, uzyskania, pobrania lub aktualizacji danych. W oparciu o art. 23 ust. 1 i art. 24 ust. 1 tej ustawy, osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do jej danych osobowych, w tym do wystąpienia z wnioskiem o niezwłoczne sprostowanie albo/i usunięcie danych osobowych – w przypadku gdy dane te zostały zebrane lub są przetwarzane z naruszeniem przepisów ustawy.
Kwestia ta od wielu lat pozostaje kontrowersyjna i niezałatwiona. Już w wyroku z 12 grudnia 2005 r. (K 32/04, OTK-A 2005, nr 11, poz. 132) Trybunał Konstytucyjny stwierdził, że gromadzenie wrażliwych danych o osobie w celach prewencyjnych, bez powiązania z jej przeszłością kryminalną, jest niedopuszczalne w demokratycznym państwie prawnym. Dane na temat obywateli nie powinny być gromadzone ze względu na potencjalną przydatność tych informacji, a ingerencja w prywatność może być stosowana tylko w związku z konkretnym postępowaniem, prowadzonym na podstawie ustawy dopuszczającej ograniczenie wolności ze względu na bezpieczeństwo państwa i porządek publiczny. Ingerencja policji w sferę praw i wolności obywatelskich, związana z czynnościami operacyjnymi podejmowanymi w interesie publicznym, nie może być nieograniczona.
Autor: Robert Nogacki, radca prawny, partner zarządzający, Kancelaria Prawna Skarbiec, specjalizująca się w doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców
