Studia w kosztach firmy

Przedsiębiorca może zaliczyć wydatki na studia w kosztach firmy, pod warunkiem że nauka ta jest bezpośrednio związana z obecnie prowadzoną działalnością gospodarczą i służy osiąganiu przychodów lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Kluczowe znaczenie ma moment oraz cel ponoszenia kosztów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby wydatek na studia mógł być uznany za koszt podatkowy, musi spełniać łącznie następujące warunki: pozostawać w związku przyczynowo skutkowym z przychodem i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów oraz być właściwie udokumentowany.

W tym kontekście organy podatkowe potwierdzają, że wydatki na studia prawnicze mogą stanowić koszt podatkowy, jeśli przedsiębiorca zdobywa wiedzę prawniczą niezbędną do poszerzenia działalności i uzyskiwania nowych przychodów w ramach już prowadzonego biznesu.

Warunki konieczne uznania wydatków na studiów za koszt podatkowy

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w kilku interpretacjach zaakceptował zaliczenie wydatków na studia do kosztów, ale wyłącznie w bardzo specyficznych okolicznościach. Kluczowe jest wykazanie, że zdobywana wiedza jest bezpośrednio wykorzystywana w prowadzonej działalności gospodarczej i przyczynia się do lepszego zarządzania przedsiębiorstwem, ograniczenia kosztów obsługi prawnej oraz zwiększenia bezpieczeństwa prawnego prowadzonych operacji.

Podobnie w interpretacji z 19 grudnia 2023 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.770.2023.3.HJ) Dyrektor KIS stwierdził, że wydatki na studia podyplomowe mogą być kosztem podatkowym, jeśli nabycie kwalifikacji i wiedzy jest potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i ma z nią związek. Jednak w tej samej interpretacji odmówił farmaceucie wynajmującemu koncentratory tlenu prawa do odliczenia kosztów studiów z farmakoterapii, uznając że przedmiotem działalności jest wynajem sprzętu medycznego (PKD 77.39.Z), a studiowanie farmakoterapii nie ma bezpośredniego związku z tą działalnością – służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia, a więc ma charakter osobisty.

Studia przed rozpoczęciem lub rozszerzeniem działalności – stanowisko negatywne

Kluczową kwestią jest moment rozpoczęcia studiów w relacji do prowadzonej działalności. Organy podatkowe odmawiają prawa do zaliczenia w koszty wydatków na studia, które mają służyć przyszłej, jeszcze nieprowadzonej działalności lub nie mają bezpośredniego związku z prowadzonym biznesem.

W interpretacji nr 0112-KDWL.4011.66.2023.2.JK z 9 października 2023 r. Dyrektor KIS odmówił przedsiębiorczyni prawa do rozliczenia w kosztach wydatków na studia licencjackie, które miały umożliwić jej rozszerzenie działalności o doradzanie pracodawcom. Organ uznał, że wydatek ma charakter wydatku osobistego związanego z podnoszeniem kwalifikacji i nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Wydatki na aplikacje prawnicze – orzecznictwo NSA

Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z 17 października 2014 r. (II FSK 2304/12), 21 lipca 2015 r. (II FSK 3194/14) oraz z 1 marca 2023 r. (II FSK 2072/20) konsekwentnie stwierdza, że wydatki na aplikacje adwokackie lub radcowskie poniesione przed rozpoczęciem własnej praktyki jako adwokat czy radca prawny nie są kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów z tej działalności.

NSA w uzasadnieniu wyroku z 21 lipca 2015 r. (sygn. II FSK 3194/14) wskazał, że związek pomiędzy wydatkami poniesionymi na aplikację radcowską a przychodem osiągniętym w wyniku wykonywania zawodu radcy prawnego jest zbyt odległy i warunkowy, aby mógł spełniać wymogi określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Sąd zauważył również, że przyjęcie stanowiska przeciwnego pociągnęłoby za sobą konieczność zaliczenia do kosztów również wydatków na wcześniej ukończone studia prawnicze, co nie może mieć miejsca.

Dokumentacja i rozliczenie w czasie

Aby wydatki na studia mogły być uznane za koszt podatkowy, przedsiębiorca musi także posiadać odpowiednie dokumenty potwierdzające ich poniesienie, w szczególności faktury lub rachunki wystawione na firmę.

Studia prawnicze zaliczane są do kosztów pośrednich (innych niż bezpośrednio związanych z przychodami). Zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT, koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Ryzyko kontroli podatkowej

Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że organy podatkowe mogą uznać wydatki na edukację za prywatne i odmówić ich uwzględnienia w kosztach. Dlatego kluczowe jest wykazanie związku między wydatkami a prowadzoną działalnością gospodarczą oraz prowadzenie dokładnej dokumentacji potwierdzającej celowość poniesienia wydatku.

Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem tego źródła przychodu. W przypadkach wątpliwych zaleca się złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Studia w kosztach firmy ratownika medycznego – interpretacja przełomowa

Interpretacja z 16 października 2025 r. (0114-KDIP3-1.4011.655.2025.3.BS) dotyczy ratownika medycznego, który wymyślił skuteczny sposób na rozliczenie studiów prawniczych w kosztach firmy. Clou sprawy tkwi w ustawie z 2022 r., która dała ratownikom możliwość bronić kolegów przed sądem dyscyplinarnym – obok adwokatów i radców. Problem w tym, że żeby to robić sensownie, trzeba znać prawo, stąd pomysł na studia.

KIS się zgodził, bo wnioskodawca dobrze odrobił lekcję. Przedstawił konkretny model biznesowy: będę bronił ratowników w postępowaniach dyscyplinarnych (nowa ustawa to umożliwia), będę szkolił innych ratowników z prawa medycznego (muszą zbierać punkty edukacyjne), będę doradzał w kwestiach prawnych (zamiast płacić zewnętrznym prawnikom). I kluczowe – studia rozpoczął PRZED działalnością, ale KOSZTY będzie ponosił już jako przedsiębiorca. To zasadnicza różnica, która przesądziła o pozytywnym rozstrzygnięciu.

Nie chodzi więc o to, kiedy studia się rozpoczyna, ale kiedy ponosi się koszty. Kluczem nie jest to, czy studia rozpoczęto przed czy po założeniu firmy. Decydujące są dwie rzeczy: po pierwsze, koszty muszą być ponoszone już jako przedsiębiorca (nie można odliczyć retroaktywnie czesnego zapłaconego przed otwarciem firmy), po drugie, studia muszą mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Gdyby ratownik skończył studia prawnicze w 2024 r., a firmę otworzył dopiero w 2026 r., żadnych kosztów by nie odliczył – bo nie ponosił ich jako przedsiębiorca.

NSA wielokrotnie orzekał, że aplikacje prawnicze przed rozpoczęciem praktyki jako adwokat czy radca to wydatek prywatny, nie koszt firmy. To jednak inna sytuacja – tam chodziło o wydatki na zdobycie uprawnień do nowego zawodu, tu o rozszerzenie kompetencji w zawodzie już wykonywanym.

Wnioskodawca ma też już zarejestrowany kod PKD 69.10.Z (działalność prawnicza), co nie jest przypadkiem – pokazuje, że od początku planował tę działalność. Co równie istotne, nie idzie na studia, żeby zostać adwokatem, tylko żeby lepiej wykonywać zawód ratownika w nowej, rozszerzonej formule. To subtelna, ale kluczowa różnica, która przekonała organ podatkowy.

Pułapki czyhają jednak na każdym kroku. Dokumentacja będzie wyzwaniem nie przez konieczność przypisywania poszczególnych przedmiotów do działalności – KIS zaakceptował całość programu studiów prawniczych jako niezbędną do reprezentacji w postępowaniach dyscyplinarnych. Problem w czym innym: jak udowodnisz, że faktycznie świadczysz planowane usługi? Jeśli przez lata odliczasz koszty studiów, a nigdy nie reprezentujesz kolegów ani nie prowadzisz szkoleń, urząd może uznać, że to był wydatek osobisty i zażądać zwrotu odliczonych kwot wraz z odsetkami.

Problem proporcjonalności też może się pojawić – jeśli 90% przychodów to zwykłe ratownictwo, a reprezentacja w sądach to margines, kontrola skarbowa może podważyć racjonalność pełnych kosztów studiów. KIS w tej interpretacji zaakceptował koszty na etapie planowania działalności, ale przyszła struktura przychodów może być podstawą do kwestionowania wydatku.

Organ milczy na temat tego, co się stanie, jeśli ratownik wykorzysta wiedzę do uzyskania uprawnień radcy prawnego i porzucenia ratownictwa. Czy wtedy trzeba będzie skorygować koszty wstecz? Interpretacja tego nie rozstrzyga. Nie ma też mowy o tym, jak rozliczać koszty, gdy studia trwają dłużej niż rok – proporcjonalnie czy jednorazowo? To pozostaje otwarte i każdy przedsiębiorca musi sam ocenić ryzyko.

Ta interpretacja ma znaczenie nie tylko dla ratowników. Otwiera furtkę dla każdego przedsiębiorcy, który może wykazać, że dodatkowe wykształcenie realnie rozszerzy jego usługi. Architekt studiujący prawo budowlane będzie mógł świadczyć kompleksowe usługi, informatyk na studiach z cyberbezpieczeństwa rozszerzy działalność o audyty, księgowy studiujący prawo podatkowe będzie mógł doradzać, nie tylko księgować. Z drugiej strony właściciel sklepu studiujący filozofię, programista na studiach MBA (chyba że planuje zostać CTO) czy fryzjer studiujący prawo (chyba że chce się specjalizować w sporach konsumenckich) raczej nie mają szans na pozytywną interpretację.

Cała sprawa pokazuje szerszy problem polskiego systemu podatkowego – brak jasnych kryteriów, kiedy rozwój osobisty staje się rozwojem biznesowym.  Ratownik miał szczęście – jego przypadek był klarowny dzięki zmianom ustawowym z 2022 r., które wprost przewidziały nową rolę dla ratowników. Miał też szczęście w innym sensie: złożył wniosek o interpretację. Bez niej każdy przedsiębiorca ryzykuje, że urząd zakwestionuje związek studiów z działalnością, nawet jeśli obiektywnie istnieje.

Interpretacja DKIS to dobra wiadomość dla przedsiębiorczych profesjonalistów, którzy potrafią połączyć rozwój zawodowy z korzyściami podatkowymi. Pokazuje jednak też, jak skomplikowany i nieprzewidywalny jest polski system podatkowy, gdzie identyczne wydatki mogą być kosztem lub nie, w zależności od tego, jak dobrze opiszesz swój plan w zapytaniu do urzędu. To nie powinno tak wyglądać, ale dopóki się nie zmieni, warto uczyć się na cudzych sukcesach – jak ten ratownik, który przekonał KIS, że studia prawnicze to inwestycja w firmę, nie w siebie.

Studia w kosztach firmy dla hotelarza – podobny pomysł, odmienny skutek

Interpretacja dotycząca ratownika medycznego zyskuje na wyrazistości w zestawieniu z decyzją DKIS z 1 marca 2021 r. (0115-KDIT3.4011.745.2020.2.AWO), która dotyczyła właścicielki spółki cywilnej prowadzącej działalność hotelarsko-gastronomiczną. Przypadek ten pokazuje, że samo studiowanie prawa – nawet z racjonalnym uzasadnieniem biznesowym – nie wystarcza do uznania wydatku za koszt podatkowy.

Wnioskodawczyni rozpoczęła w październiku 2020 r. studia zaoczne na kierunku prawo, argumentując, że znajomość i umiejętność posługiwania się prawem jest niezbędna do zarządzania firmą w sposób skuteczny oraz do jej dalszego rozwoju. Podkreśliła, że dzięki studiom spółka nie będzie ponosiła w przyszłości kosztów związanych z usługami prawniczymi, które są niezbędne przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Zdobycie tych kwalifikacji miało przyczyniać się bezpośrednio do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

DKIS odmówił jednak uznania wydatków za koszt podatkowy, wskazując że przedmiotowy kierunek studiów „nie jest ściśle związany z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej” (PKD obejmowało działalność hotelarską i gastronomiczną). W uzasadnieniu organ stwierdził wprost: „wydatek ten służy wyłącznie podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia. […] Ma on zatem charakter typowo osobisty”.

Co kluczowe, DKIS odrzucił argument o oszczędnościach na usługach prawniczych, uznając go za zbyt ogólny. Każdy przedsiębiorca korzysta z usług prawników, a znajomość prawa ułatwia zarządzanie – ale to nie czyni studiów prawniczych automatycznie kosztem firmowym. Gdyby przyjąć inaczej, większość przedsiębiorców mogłaby odliczać koszty studiów prawniczych jako „niezbędne do zarządzania”.

Zestawienie tych dwóch spraw – obu dotyczących studiów prawniczych – wyraźnie pokazuje, co przesądza o sukcesie lub porażce wniosku o interpretację. Kluczowa różnica nie leży w kierunku studiów (oba przypadki: prawo), ani w racjonalności ekonomicznej (oboje mieli dobre argumenty biznesowe). Przesądziło istnienie ustawowego uprawnienia nadanego ratownikom w 2022 r. oraz wykazanie zamiaru świadczenia konkretnych, nazwanych usług, które bez znajomości prawa byłyby świadczone niekompetentnie lub wcale.

Gdyby hotelarze otrzymali w ustawie prawo do reprezentowania właścicieli hoteli przed organami nadzoru budowlanego, a wnioskodawczyni zarejestrowała odpowiednie PKD i przedstawiła plan świadczenia takich usług – interpretacja mogłaby być pozytywna. Bez tego elementu studia prawnicze dla hotelarza pozostają inwestycją w rozwój osobisty, która ułatwia prowadzenie biznesu, ale nie stanowi jego bezpośredniego rozszerzenia.

Wnioski praktyczne

Interpretacja dotycząca hotelarstwa potwierdza, że DKIS konsekwentnie odrzuca argumentację opartą na ogólnych korzyściach biznesowych, takich jak „lepsze zarządzanie firmą”, „oszczędność na usługach zewnętrznych”, „zwiększenie konkurencyjności”, czy „podniesienie kwalifikacji”.

Wszystkie te argumenty – choć racjonalne – nie przełożą się na pozytywną interpretację, jeśli brakuje konkretnego rozszerzenia działalności potwierdzonego odpowiednim PKD i realnym planem wykonawczym.

Przypadek ratownika pokazuje natomiast, że przy odpowiednim uzasadnieniu – opartym na zmianie przepisów, zarejestrowaniu właściwego PKD i przedstawieniu szczegółowego modelu biznesowego – nawet wydatki na studia rozpoczęte przed otwarciem firmy mogą być uznane za koszt podatkowy (zob. więcej na temat usługi: doradztwo podatkowe). Ale to wyjątek, nie reguła. Wyjątek, który wymaga spełnienia bardzo konkretnych, weryfikowalnych warunków.

Robert Nogacki

Założyciel i partner zarządzający kancelarii prawnej Skarbiec, uznanej przez Dziennik Gazeta Prawna za jedną z najlepszych firm doradztwa podatkowego w Polsce (2023, 2024). Doradca prawny z 19-letnim doświadczeniem, obsługujący przedsiębiorców z listy Forbesa oraz innowacyjne start-upy. Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów w dziedzinie prawa handlowego i podatkowego w polskich mediach, regularnie publikujący w Rzeczpospolitej, Gazecie Wyborczej i Dzienniku Gazecie Prawnej. Autor publikacji „AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina” oraz współautor nagrodzonej książki „Bezpieczeństwo współczesnej firmy”. Profil na LinkedIn: 18.5 tys. obserwujących, 4 miliony wyświetleń rocznie. Nagrody: czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, Złotej Statuetki Polskiego Lidera Biznesu, tytułu „Międzynarodowej Kancelarii Prawniczej Roku w Polsce w zakresie planowania podatkowego”. Specjalizuje się w strategicznym doradztwie prawnym, planowaniu podatkowym i zarządzaniu kryzysowym dla biznesu.