Prezes na fakturze po reformie PIP: gdzie kończy się zarząd, a zaczyna usługa

Robert Nogacki, radca prawny, partner zarządzający Kancelarii Prawnej Skarbiec

8 lipca 2026 r. weszła w życie reforma Państwowej Inspekcji Pracy (ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. poz. 473). Okręgowy inspektor pracy może odtąd stwierdzić istnienie stosunku pracy decyzją administracyjną: najpierw pisemne polecenie usunięcia naruszeń, po jego niewykonaniu decyzja, od której przysługuje odwołanie do sądu pracy, wnoszone za pośrednictwem inspektora w terminie miesiąca od doręczenia. Umowa o pracę powstaje z datą wydania decyzji, a gdy pracodawca w toku sprawy zerwie umowę cywilnoprawną, wstecz, z datą rozpoczęcia kontroli; dla okresów wcześniejszych inspektor może wytoczyć powództwo o ustalenie stosunku pracy. Grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wzrosły z 30 do 60 tys. zł, a przy recydywie do 90 tys. Ustawodawca otworzył zarazem roczne okno abolicyjne: kto do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zawrze umowę o pracę w miejsce wadliwej umowy sprzed reformy, nie odpowie za wykroczenie polegające na jej zawarciu, choć zaległych składek i podatków abolicja nie umarza, a PIP, ZUS i KAS łączy odtąd wspólny system wymiany danych i analizy ryzyka.

Na tym tle wraca pytanie zadawane w polskich spółkach od dwóch dekad: czy prezes zarządu wystawiający własnej spółce fakturę jest jeszcze bezpieczny. Odpowiedź zależy wyłącznie od tego, co jest na tej fakturze. Orzecznictwo ostatnich miesięcy wyznaczyło granicę z rzadką precyzją. Zanim jednak o podatkach, trzeba uporządkować, w kogo nowa broń inspekcji jest naprawdę wymierzona.

Czy inspektor zamieni fakturę prezesa w etat

Zacznijmy od rozbrojenia nieporozumienia, które narosło wokół reformy. Decyzja inspektora stwierdza istnienie stosunku pracy, wymaga więc ustalenia, że praca jest wykonywana w warunkach art. 22 § 1 Kodeksu pracy: pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Cel przepisu to fikcyjne samozatrudnienie szeregowych współpracowników, przeniesionych z etatu na fakturę przy niezmienionym biurku i grafiku. Prezes fakturujący własnej spółce stoi poza głównym polem rażenia, z powodów konstrukcyjnych. Jedyny lub niemal jedyny wspólnik nie może być pracownikiem własnej spółki: nie sposób podporządkować się samemu sobie, a status wykonawcy pracy zostaje zdominowany przez status właścicielski; Sąd Najwyższy odniósł to wprost także do większościowego udziałowca łączącego udziały z funkcją prezesa (wyrok z 13 marca 2018 r., I UK 27/17). W sprawie opisanej niżej inspektor miałby więc kłopot już na starcie, skoro podatniczka była większościowym wspólnikiem. Obrazu dopełnia uchwała z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23, tyle że od strony składek: wspólnika z 99% udziałów nie wolno traktować jak jednoosobowego, więc tam, gdzie etat konstrukcyjnie odpada, luki nie wypełni dorobiony w drodze wykładni tytuł ZUS.

Inaczej u prezesa menedżera bez znaczącego udziału: tu podporządkowanie, w wariancie autonomicznym, realizowane przez radę nadzorczą lub zgromadzenie wspólników, jest prawnie możliwe, a etat bywa normalną formą zatrudnienia. W tej szczególnej konfiguracji przekształcenie faktury w umowę o pracę nie jest wykluczone, ale wymaga wykazania kierownictwa, grafiku i wyznaczonego miejsca; usługi, które obronią się przed fiskusem, samodzielne i rozliczane za rezultat, z tych samych powodów oblewają test z art. 22 § 1. Jest i wątek systemowy na przyszłe spory: umowę o pracę z członkiem zarządu spółka zawiera wyłącznie przez radę nadzorczą lub pełnomocnika zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 k.s.h.), decyzja administracyjna kreowałaby więc więź z pominięciem tego mechanizmu ochronnego. Realne znaczenie reformy dla zarządów leży zatem gdzie indziej: w twardym okablowaniu trzech organów. Przekazanie odwołania do sądu albo wytoczenie przez inspektora powództwa zawiesza bieg przedawnienia zobowiązania podatkowego (nowe art. 70 § 6 pkt 3a i 3b Ordynacji podatkowej), ostateczna decyzja lub prawomocny wyrok stanowi rozstrzygnięcie zagadnienia wstępnego w postępowaniu podatkowym, analogiczne zawieszenie objęło należności składkowe, które i tak przedawniają się dopiero po pięciu latach, a wspólny system teleinformatyczny służy analizie ryzyka. Kontrola u współpracowników spółki wygeneruje więc materiał, który trafi do pozostałych organów, a stamtąd już prosta droga do pytania, co właściwie fakturuje prezes.

Zarządu nie da się zafakturować

Punktem wyjścia jest art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych: zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Za tą lakoniczną formułą kryje się cała natura organu. Prowadzenie spraw to akty kierownicze: decyzje gospodarcze, organizacyjne i personalne służące funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, wraz z czynnościami korporacyjnymi, które zapewniają prawidłowe działanie spółki jako osoby prawnej. Reprezentacja to występowanie za spółkę na zewnątrz we wszelkich stosunkach, cywilnych, administracyjnych i sądowych; obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe spółki i nie może być ograniczona ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 204 k.s.h.). Obie sfery spina domniemanie kompetencji: co nie zostało ustawą lub umową spółki zastrzeżone dla innych organów, należy do zarządu.

I tu tkwi sedno, które umknęło fiskusowi w sprawie opisanej niżej. Domniemanie kompetencji dotyczy decydowania i występowania za spółkę, a nie osobistego wykonywania każdej czynności mieszczącej się w przedmiocie jej działalności; znaczną część zadań wykonawczych zarząd z natury rzeczy powierza podległemu personelowi lub podmiotom zewnętrznym. Sam Kodeks zakłada zresztą dualizm więzi: powołanie kreuje wyłącznie stosunek organizacyjny, a art. 203 § 1 zdanie drugie mówi o roszczeniach odwołanego członka zarządu ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, czyli z relacji, która istnieje obok mandatu i wymaga odrębnej czynności prawnej. Kierowanie sprzedażą jest więc prowadzeniem spraw; własnoręczne pozyskiwanie klientów już nie. Członek zarządu ma spółką zarządzać, a nie być z mocy ustawy jej etatowym handlowcem, i to nieodpłatnie.

Konsekwencję podatkową przypomniał Naczelny Sąd Administracyjny w prawomocnym wyroku z 5 lutego 2026 r., sygn. II FSK 637/23, oddalając skargę kasacyjną prezesa, który zamierzał zawrzeć z własną spółką umowę o świadczenie usług zarządzania w ramach planowanej działalności gospodarczej. Przychody członka zarządu z umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktu menedżerskiego lub umowy o podobnym charakterze są zawsze przychodami z działalności wykonywanej osobiście, kwalifikowanymi do art. 13 pkt 7 ustawy o PIT, nawet jeśli umowę zawarto w ramach zarejestrowanej firmy. Wpis do CEIDG niczego nie zmienia od 1 stycznia 2004 r., kiedy ustawodawca przesądził tę kwestię w art. 13 pkt 9, a Trybunał Konstytucyjny potwierdził konstytucyjność rozwiązania (wyrok z 19 lipca 2007 r., K 11/06). NSA dodał argument materialny: piastun organu nie działa we własnym imieniu, nie ponosi ryzyka gospodarczego i działa w strukturze organizacyjnej spółki, w istocie nie ponosząc kosztów własnej działalności, nie jest więc przedsiębiorcą w sensie innym niż rejestrowy.

Sprawa przeszła zresztą pełną drogę instancyjną: od interpretacji indywidualnej z 5 kwietnia 2022 r., przez wyrok WSA w Warszawie z 10 stycznia 2023 r., sygn. III SA/Wa 1342/22, po NSA. Na żadnym etapie organ ani sąd nie miały wątpliwości, co samo w sobie mówi o sile tej linii. Powołanie do zarządu zmienia jedynie kwalifikację w obrębie tego samego źródła, z art. 13 pkt 9 na pkt 7, i zamyka dostęp zarówno do stawki liniowej, jak i do ryczałtu. Dla usług rzeczywiście odrębnych, o których za chwilę, obie formy pozostają natomiast otwarte.

Komunikat jest prosty. Kto fakturuje zarządzanie, przegrywa nieprzerwanie od ponad dwudziestu lat, a forma umowy nie ma żadnego znaczenia. Skutkiem jest przekwalifikowanie z 19% stawki liniowej na skalę podatkową i domiar z odsetkami.

Co jeszcze może być usługą: checklista realności z akt sprawy

Granicę od drugiej strony wytyczył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 8 kwietnia 2026 r., sygn. III SA/Wa 2554/25. To sprawa wymiarowa, nie interpretacja: Szef KAS, stosując klauzulę przeciwko unikaniu opodatkowania, uznał, że prezes zarządu sztucznie wydzieliła z funkcji obowiązki zarządcze i fakturowała je spółce jako usługi profesjonalnego pośrednictwa w interesach, po czym określił jej za jeden rok, 2018, zobowiązanie 303 963 zł z działalności wykonywanej osobiście. Sąd decyzję uchylił i przeprowadził rozróżnienie, które warto zapamiętać: czym innym jest pełnienie funkcji w zarządzie, na przykład reprezentowanie spółki przy zawieraniu umów, a czym innym działania sprzedażowe prowadzące do zawarcia umowy z kontrahentem.

Sąd wyliczył te działania co do joty i z tej listy powstaje gotowa checklista realności usługi:

• budowanie bazy potencjalnych klientów,
• selekcja klientów,
• prowadzenie spotkań i rozmów telefonicznych z potencjalnymi klientami,
• przygotowywanie zindywidualizowanych ofert sprzedażowych,
• utrzymywanie relacji z klientami po zawarciu umowy,
• zbieranie rekomendacji od klientów celem pozyskania nowych,
• działania nakierowane na sprzedaż dodatkowych usług.

Dwa elementy akt wzmocniły obronę i warto je odtworzyć we własnej dokumentacji. Po pierwsze, analogiczne usługi świadczyły dla spółki za wynagrodzeniem prowizyjnym inne osoby, istniał więc rynkowy wzorzec usługi i jej ceny. Po drugie, podatniczka prowadziła taką działalność od 1996 r., najpierw pozyskując klientów dla towarzystw ubezpieczeniowych; usługa miała historię starszą niż spór. Sąd potwierdził przy tym zasadę ogólną, o której była mowa wyżej: obok stosunku organizacyjnego może istnieć równoległy stosunek cywilnoprawny, a w zakresie czynności wykraczających poza zarząd członek zarządu ma swobodę co do formy prawnej i wynagrodzenia. W praktyce płynie stąd prosta wskazówka dokumentacyjna: każdy punkt z listy powinien zostawiać ślad. Baza klientów w CRM, kalendarz spotkań, oferty z datą i adresatem, rozliczenia prowizyjne. Realność usług ocenia się po dowodach, nie po nazwie umowy.

Wyrok jest nieprawomocny i trzeba liczyć się ze skargą kasacyjną Szefa KAS, ale przy ponownym rozpoznaniu organ pozostaje związany oceną prawną sądu (art. 153 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi) i pośrednictwa nie może już kwestionować na odrzuconej podstawie. Dla porządku: ta sama sprawa objęła też drugi, przegrany przez podatniczkę wątek amortyzacji praw własności intelektualnej, ale to odrębny temat, na osobny tekst.

Cztery czerwone flagi

Z obu spraw oraz z praktyki organów daje się złożyć krótki test ostrzegawczy. Pierwsza flaga: fakturowane usługi pokrywają się z kompetencjami zarządu z art. 201 k.s.h., czyli z prowadzeniem spraw i reprezentacją. Druga: całość wynagrodzenia płynie fakturą, a z tytułu powołania prezes nie pobiera nic; w sprawie III SA/Wa 2554/25 organ włączył zaniechanie wypłaty wynagrodzenia członka zarządu przez cały rok do zespołu czynności objętych klauzulą. Trzecia: usługi niematerialne nie zostawiają mierzalnego rezultatu, brak bazy klientów, raportów, protokołów spotkań, rozliczeń prowizyjnych. Czwarta: spółka nie kupuje analogicznych usług od podmiotów trzecich, nie istnieje więc zewnętrzny punkt odniesienia dla zakresu i ceny. Organy chętnie dopisują piątą, status większościowego wspólnika; sam o niczym jednak nie przesądza, skoro w opisywanej sprawie podatniczka nim była, a pośrednictwo obroniła. Wzmacnia pozostałe sygnały, nie zastępuje ich. Jedna flaga to sygnał do audytu. Cztery naraz to niemal gotowy stan faktyczny przyszłej decyzji. Warto przy tym pamiętać o mierniku sztuczności utrwalonym w orzecznictwie klauzulowym: jeżeli ten sam cel gospodarczy da się osiągnąć prostszą formułą, a podatnik wybiera konstrukcję nietypową wyłącznie dlatego, że literalnie daje ona korzyść podatkową, sposób działania jest sztuczny (tak WSA w Warszawie w wyroku z 23 stycznia 2023 r., sygn. III SA/Wa 1470/22). Uzasadnienie gospodarcze kończy się dokładnie tam, gdzie czynność traci sens po usunięciu podatku z równania.

Ile kosztuje bezpieczeństwo: rachunek na jednym przykładzie

Spór ma konkretną cenę. Prezes z wynagrodzeniem 40 tys. zł miesięcznie, czyli 480 tys. zł rocznie, zapłaci według parametrów 2026 r.:

Przy powołaniu ujęto kwotę wolną 30 tys. zł, drugi próg 32% i zryczałtowane koszty 250 zł miesięcznie. Wariant liniowy uwzględnia duży ZUS ze składką chorobową (1926,76 zł miesięcznie) oraz odliczenie składki zdrowotnej od dochodu do limitu 14,1 tys. zł. Różnica wynosi około 38 do 39 tys. zł rocznie i to jest właśnie cena ryzyka. Tyle rocznie „zarabia” prezes za noszenie ekspozycji na domiar podatku według skali z odsetkami do pięciu lat wstecz, zaległe składki oraz grzywnę do 60 tys. zł. Kto pobiera taką premię, powinien przynajmniej wiedzieć, że ją pobiera, i mieć dokumentację, która ją uzasadnia. Na rękę oznacza to odpowiednio około 311,8 tys. zł przy powołaniu i około 350,4 tys. zł na fakturze.

Trzy organy, trzy testy, jeden mianownik

Puenta jest systemowa. Inspekcja pracy bada warunki z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, wobec samego prezesa z ograniczeniami opisanymi na wstępie. ZUS bada tytuł ubezpieczenia i od uchwały Sądu Najwyższego z 17 czerwca 2015 r., III UZP 2/15, przyjmuje, że kontrakt członka zarządu jest jedynie wtórną podstawą powiązania ze spółką, bo pierwotne pozostaje powołanie. Fiskus bada źródło przychodu z art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PIT, a od 2016 r. również sztuczność konstrukcji na gruncie art. 119a Ordynacji podatkowej. Trzy organy, trzy testy, a mianownik jeden: realność i odrębność usług. Usługa z własną treścią, rynkową ceną i mierzalnym rezultatem przechodzi wszystkie trzy testy. Etykieta na fakturze nie przechodzi żadnego.

Okno abolicyjne, zastrzeżone dla dobrowolnego zawarcia etatu, zamyka się 8 lipca 2027 r.; te dwanaście miesięcy warto jednak wykorzystać szerzej, na przegląd struktury wynagrodzenia: rozdzielenie wynagrodzenia z powołania od wynagrodzenia za usługi rzeczywiście odrębne, spisanie zakresów, zgromadzenie dowodów rezultatu, a w razie wątpliwości wystąpienie o interpretację indywidualną, od lipca także do Głównego Inspektora Pracy (40 zł opłaty, 30 dni na wydanie, wiążąca dla organów inspekcji i chroniąca wnioskodawcę w zakresie, w jakim się do niej zastosował). Cenę ryzyka lepiej policzyć przed wizytą inspektora niż po niej.

Robert Nogacki

Robert Nogacki – radca prawny (WA-9026), założyciel Kancelarii Prawnej Skarbiec.

Są prawnicy, którzy zajmują się prawem. I są tacy, którzy zajmują się problemami, na które prawo nie ma gotowej odpowiedzi. Od ponad dwudziestu lat Kancelaria Skarbiec pracuje na przecięciu prawa podatkowego, struktur korporacyjnych i ludzkiej niechęci do oddawania państwu więcej, niż się państwu należy. Doradzamy przedsiębiorcom z kilkunastu krajów – od tych z listy Forbesa po tych, którym fiskus właśnie zajął konto i którzy nie wiedzą, co robić jutro rano.

Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów prawa podatkowego w polskich mediach – pisze dla Rzeczpospolitej, Dziennika Gazety Prawnej i Parkietu nie dlatego, że to dobrze wygląda w CV, lecz dlatego, że pewnych rzeczy nie da się wyjaśnić w piśmie procesowym i ktoś musi je powiedzieć głośno. Autor AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina. Współautor nagrodzonej książki Bezpieczeństwo współczesnej firmy.

Kancelaria Skarbiec zajmuje czołowe pozycje w rankingach kancelarii podatkowych Dziennika Gazety Prawnej. Czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, laureat tytułu International Tax Planning Law Firm of the Year in Poland.

Specjalizuje się w sporach z organami skarbowymi, międzynarodowym planowaniu podatkowym, regulacjach kryptoaktywów i ochronie majątku. Od 2006 roku prowadzi sprawę WGI – jedną z najdłuższych spraw karnych w historii polskiego rynku finansowego, bo są rzeczy, których nie wolno zostawić w połowie, nawet jeśli trwają dwie dekady. Wierzy, że prawo jest zbyt poważne, żeby traktować je wyłącznie poważnie – i że najlepsza porada prawna to ta, dzięki której klient nigdy nie musi stanąć przed sądem.