Niezwrócony VAT zagrożeniem dla płynności finansowej firmy

Zwrot różnicy między kwotą podatku naliczonego co do zasady następuje w terminie 60 dni od złożenia rozliczenia przez podatnika. Może on się jednak ubiegać o zwrot w przyspieszonym 25-dniowym terminie, o ile spełni szereg wymogów określonych w ustawie o VAT.

Jednym z nich jest warunek, aby należności udokumentowane fakturami, z których wynika podatek do zwrotu, były w całości uregulowane za pośrednictwem rachunku bankowego, inne faktury są dopuszczalne pod warunkiem, że należności je dokumentujące nie przekraczają 15 000 zł.

Konieczne jest również, aby podatnik przez 12 miesięcy poprzedzających okres, za który występuje o zwrot podatku, był zarejestrowany jako czynny podatnik i składał deklaracje za poszczególne okresy rozliczeniowe.

Z kolei, jeśli przedsiębiorca za dany okres rozliczeniowy nie wykazał żadnych czynności opodatkowanych VAT, czyli – krótko mówiąc – nie dokonywał sprzedaży, a jedynie zakupów, w związku z którymi ubiega się o zwrot nadwyżki podatku naliczonego, Naczelnik Urzędu Skarbowego może przedłużyć termin zwrotu do 180 dni od dnia złożenia deklaracji. Prawdziwy problem zaczyna się w momencie, kiedy organ uzna, że zasadność zwrotu wymaga dalszego zbadania.

Wówczas może przedłużyć termin do czasu zakończenia weryfikacji w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Doświadczenie uczy, że czynności te urzędnicy potrafią prowadzić bardzo długo i wnikliwie.

W odpowiedzi na interpelację poselską z dnia 30 czerwca 2018 r. resort finansów poinformował, że kwota wstrzymanych, czyli objętych weryfikacją zwrotów VAT wynosi prawie 800 mln złotych. Średni czas oczekiwania na zwrot wyniósł blisko 2 lata, ale w praktyce okazuje się on znacząco dłuższy.

Jeśli wobec podatnika wszczęto np. kontrolę podatkową, nie ma w zasadzie szans, aby zwrot nastąpił przed jej zakończeniem. Urząd Skarbowy będzie wydawał kolejne postanowienia o przedłużeniu terminu, nie bacząc na to, że podatnik tkwi w zawieszeniu, a widmo utraty płynności finansowej staje się coraz bardziej realne.

Nie oznacza to oczywiście, że przedsiębiorca nie może podjąć żadnych środków pozwalających mu na dyskusję z organem podatkowym. Każde postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu podlega zaskarżeniu w drodze zażalenia do izby administracji skarbowej, a następnie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Jeśli za każdym razem Naczelnik będzie prezentował tę samą argumentację, uzasadniając przedłużenie weryfikacji oczekiwaniem na wyniki czynności, które podjął wiele miesięcy temu, szansa na uchylenie takiego rozstrzygnięcia niewątpliwie wzrośnie.

W sytuacji, gdy ze zgromadzonego w sprawie materiału wynika, że zasadność zwrotu nie budzi wątpliwości, a fiskus mimo to dalej będzie chciał ją badać, szala zwycięstwa znacząco przechyla się na korzyść podatnika.

Przedłużanie terminu zwrotu, przy jednoczesnym braku jakiejkolwiek inicjatywy ze strony organu, może zostać uznane za bezczynne bądź przewlekłe prowadzenie postępowania.

Gdy prowadzenie kontroli polega głównie na biernym oczekiwaniu na odpowiedź krajowych bądź zagranicznych organów podatkowych w sytuacji, gdy już przeprowadzone dowody i zgromadzone dokumenty jasno wskazują, że postępowanie winno zmierzać do końca, istnieje duże prawdopodobieństwo, że sąd administracyjny nakaże organowi zintensyfikować działania i załatwić sprawę w rozsądnym terminie.

Jak wynika z obserwacji aktualnie prowadzonych procedur, urzędnicy, badając zasadność zwrotu VAT, niejednokrotnie ograniczają się do mozolnego gromadzenia informacji na temat kontrahentów kontrolowanego, co trudno uznać za efektywne działanie. Należy pamiętać, że w obowiązku organów leży załatwienie sprawy w rozsądnym terminie.

Z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że od początku 2012 r. zakwestionowano zasadność 1 763 zwrotów. Jedna trzecia z tych spraw do dnia udzielenia odpowiedzi na interpelację, czyli do 30 czerwca 2018 r., nie zakończyła się wydaniem jakiegokolwiek rozstrzygnięcia.

Z kolei te, w których zapadły konkretne ustalenia, w przeważającej mierze kończyły się po myśli fiskusa. Nawet jeśli podatnicy ostatecznie odnieśli sukces i otrzymali zwrot podatku wraz z odsetkami, to w wielu przypadkach było to zwycięstwo pyrrusowe, gdyż ich płynność finansowa została mocno zaburzona.

Biorąc pod uwagę, że pewna spółka zakończyła spór z Naczelnikiem Urzędu Skarbowego Warszawa-Praga o zwrot VAT za luty 1999 r. po ponad 16 latach batalii po to, aby ostatecznie dowiedzieć się, że nie uzyska go z powodu przedawnienia, zdecydowanie nie można sobie pozwolić na bierne oczekiwanie. Ważne jest, aby monitorować działania fiskusa i właściwie reagować na jego poczynania.

Podejmując dyskusję z organem podatkowym, dobrze jest mieć po swojej stronie trafne argumenty, a przede wszystkim zręcznie poruszać się zarówno w gąszczu przepisów, jak i biurokratycznym labiryncie. Warto odpowiednio wcześnie zadbać o swoje interesy, tak aby proces ubiegania się o zwrot VAT przebiegł jak najsprawniej i zakończył się pomyślnie.

Autor: Kancelaria Prawna Skarbiec