WHT – podatek, który płacisz za kogoś
Większość podatków działa według prostej logiki: zarabiasz, płacisz. Podatek u źródła odwraca tę zasadę. To ty płacisz zagranicznemu podmiotowi — ale to ty musisz potrącić podatek i odprowadzić go do polskiego fiskusa. Płacisz za kogoś, kto może nawet nie wiedzieć, że jest w Polsce opodatkowany. Może cię to spotkać w wypadku dywidendy, licencji, odsetek.
Ta konstrukcja ma sens z perspektywy państwa: łatwiej ściągnąć podatek od polskiej firmy niż gonić zagranicznego usługodawcę. Ale z perspektywy przedsiębiorcy to pułapka z opóźnionym zapłonem. Błąd popełniony dziś — niepobranie podatku, pobranie w złej wysokości, brak właściwej dokumentacji — ujawni się za lata, przy kontroli, z odsetkami i sankcjami.
Dlaczego rozliczenie podatku u źródła to takie skomplikowane?
WHT brzmi prosto: płacisz za granicę, pobierasz podatek. Ale diabeł tkwi w każdym elemencie tego zdania.
Co to znaczy „płacisz za granicę”? Czy usługa świadczona przez polską spółkę-córkę zagranicznego koncernu to płatność zagraniczna? Czy licencja na oprogramowanie kupione przez internet od firmy z Delaware to płatność podlegająca WHT? Czy odsetki płacone bankowi z siedzibą w Luksemburgu, ale działającemu przez polski oddział? Każde z tych pytań ma inną odpowiedź.
Jaka stawka? Zależy od rodzaju płatności. Dywidenda to inna stawka niż odsetki. Odsetki to inna stawka niż należności licencyjne. Należności licencyjne to inna stawka niż usługi doradcze. A usługi IT? To zależy, czy kupujesz usługę techniczną, czy licencję, czy może korzystasz z praw autorskich. Granice między tymi kategoriami są rozmyte, a konsekwencje błędnej kwalifikacji — ostre.
Czy można płacić mniej? Często tak — umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania przewidują niższe stawki albo całkowite zwolnienia. Ale żeby z nich skorzystać, musisz spełnić warunki. Mieć certyfikat rezydencji kontrahenta. Zweryfikować, czy jest rzeczywistym właścicielem należności. Dochować należytej staranności. Każdy z tych wymogów ma swoją definicję, swoją dokumentację, swoje pułapki.
Rzeczywisty właściciel — pojęcie, które zmienia wszystko
Od kilku lat polskie prawo podatkowe operuje pojęciem „rzeczywistego właściciela” należności. Nie wystarczy, że twój kontrahent ma siedzibę w kraju z korzystną umową podatkową. Musisz ustalić, czy to on jest rzeczywistym beneficjentem płatności — czy tylko pośrednikiem, przez którego pieniądze płyną dalej. W tym kontekście konieczny się staje audyt substancji biznesowej spółki zagranicznej.
Co jest na celowniku
Minister Finansów nie ukrywa, gdzie patrzy. Ostrzeżenia publikowane przez resort wskazują wprost:
- Płatności do krajów stosujących „szkodliwą politykę podatkową” — lista jest długa i zmienia się.
- Płatności do krajów z niskim opodatkowaniem — Cypr, Malta, Wyspy Marshalla, ale nie tylko. Każda jurysdykcja, gdzie efektywna stawka jest wyraźnie niższa niż polska.
- Złożone struktury międzynarodowe — im więcej poziomów, im więcej krajów, tym większe ryzyko zainteresowania fiskusa.
- Płatności do podmiotów powiązanych — transakcje wewnątrzgrupowe są zawsze pod lupą.
Zmiany właścicielskie — jeśli udziały w spółce niedawno trafiły do rezydenta „korzystnej” jurysdykcji, kontrola jest niemal pewna.
To nie są teoretyczne zagrożenia. To jest lista priorytetów kontrolnych.
Co robimy
Audyt — przegląd płatności zagranicznych, identyfikacja tych podlegających WHT, weryfikacja prawidłowości dotychczasowych rozliczeń.
Kwalifikacja — analiza konkretnych płatności i ustalenie właściwej stawki, z uwzględnieniem umów międzynarodowych i warunków preferencji.
Procedury — wdrożenie procesów weryfikacji kontrahentów, gromadzenia dokumentacji, dochowywania należytej staranności.
Umowy — przegląd i negocjowanie treści umów z kontrahentami zagranicznymi pod kątem optymalnej kwalifikacji WHT.
Reprezentacja — obrona w przypadku kontroli i sporów dotyczących WHT.
Cena błędu
WHT to obszar, w którym błędy są kosztowne. Niepobrany podatek — płacisz z własnej kieszeni, bo od kontrahenta już nie odzyskasz. Źle ustalona stawka — dopłacasz różnicę z odsetkami. Brak dokumentacji — tracisz prawo do preferencji, nawet jeśli materialnie ci przysługiwała.
A do tego odpowiedzialność osobista. Członkowie zarządu odpowiadają za zobowiązania podatkowe spółki, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. W przypadku WHT ta odpowiedzialność nie jest teoretyczna — to realne ryzyko, które rośnie z każdą niezweryfikowaną płatnością.
System jest tak skonstruowany, że bezpieczniej jest płacić więcej i starać się o zwrot, niż płacić mniej i ryzykować dopłatę z sankcjami. To absurdalne, ale to jest rzeczywistość, w której działają polskie firmy prowadzące biznes międzynarodowy.
