Spółka czy oddział – jak wybrać odpowiednią formę działalności gospodarczej

Podstawową cechą odróżniającą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością od oddziału jest forma prawna. Oddział jest wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie częścią działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę poza jego siedzibą.

W związku z tym oddział nie posiada ani zdolności prawnej, ani zdolności do czynności prawnych – działa wyłącznie w ramach przedsiębiorstwa głównego, a wszelkie prawa i obowiązki nabywane w związku z prowadzoną w ramach oddziału działalnością gospodarczą stają się prawami i obowiązkami przedsiębiorcy głównego.

Konsekwencją braku osobowości prawnej oddziału jest brak odpowiedzialności za prowadzoną przez niego działalność. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością natomiast całą odpowiedzialność ponosi spółka.

Jeżeli przedsiębiorca (dotyczy to przedsiębiorców zagranicznych) zamierza ograniczyć odpowiedzialność do majątku w ramach jednego podmiotu (lub państwa), to decyduje się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej już po zawarciu umowy spółki, a przed zarejestrowaniem w Krajowym Rejestrze Sądowym jako spółka w organizacji. Przedsiębiorca może rozpocząć działalność w ramach oddziału, ale  dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nazwa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być obrana dowolnie, zaś nazwa oddziału musi być tożsama z firmą przedsiębiorcy. Obowiązuje tu zasada jedności firmy – skoro oddział jest wyodrębnioną organizacyjnie i samodzielną jednostką, ale jedynie częścią działalności przedsiębiorcy, to nazwa oddziału i przedsiębiorcy głównego powinna być tożsama.

Każdorazowa zmiana nazwy firmy przez przedsiębiorcę powoduje automatyczną zmianę nazwy oddziału. Oznacza to, że postanowienie sądu o wpisie nowej nazwy oddziału do rejestru przedsiębiorców KRS będzie miało charakter deklaratoryjny i nawet przed momentem wpisu oddział powinien posługiwać się aktualną nazwą przedsiębiorcy głównego. Zmiana firmy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nastąpi z momentem wpisu do KRS nowej nazwy.

Nazwy oddziału przedsiębiorcy oraz spółki zawierają obligatoryjne oznaczenia. W przypadku spółki będzie to dopisek „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” z możliwością stosowania w obrocie skrótów: „sp. z o.o.” lub „spółka z o.o.”.

W przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego poza firmą spółki macierzystej należy podać jej formę prawną w tłumaczeniu na język polski z dodaniem wyrazów: „oddział w Polsce”. Przepisy prawa nie przewidują skrótów dla firmy oddziału.

Przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie działalności w formie oddziału musi wziąć pod uwagę, iż działalność oddziału musi się mieścić w ramach przedmiotu działalności przedsiębiorcy, czyli jego zakres może jedynie być taki sam lub węższy.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedmiot działalności może być obrany dowolnie i nie musi się wiązać w żaden sposób z działalnością przedsiębiorcy zagranicznego. Ograniczenia będą dotyczyły jedynie działalności zastrzeżonych dla innych form prawnych, działalności zakazanej przepisami prawa oraz działalności regulowanej.

Pod względem podatkowym oddział nie różni się od spółki. Oba te podmioty są zobowiązane płacić podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) i od dochodów osiąganych na terytorium Polski. Zarówno spółka, jak i oddział są płatnikami VAT.

Dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego prowadzona jest wprawdzie oddzielna rachunkowość w języku polskim, lecz oddział taki nie posiada własnego kapitału, a jego finanse są ujmowane w rocznym sprawozdaniu finansowym przedsiębiorcy zagranicznego.

Przedsiębiorca zagraniczny ma pełną swobodę decydowania o kondycji finansowej oddziału, w tym również może zdecydować się na prowadzenie działalności oddziału przynoszącego rok po roku straty. Zasady prawa chroniące wierzycieli będą w takim przypadku odnosiły się do przedsiębiorcy zagranicznego.

Dokonując wyboru, czy założyć oddział polskiego przedsiębiorstwa, czy nową spółkę zależną, należy zwrócić uwagę na możliwości, jakie daje spółka, a jakie oddział. Przeanalizowanie wszystkich plusów i minusów danej formy prawnej w kontekście prowadzonej działalności za granicą umożliwi wybór tej właściwej, najbardziej dopasowanej do planowanych celów biznesowych.

Autorzy: mec. Paula Fijałkowska, mec. Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec