Kontrola krzyżowa i rozszerzona kontrola krzyżowa – jakie uprawnienia ma urząd, jak się przygotować
Wprowadzone od 1 stycznia 2017 r. zmiany w ordynacji podatkowej zwiększyły zakres kontroli krzyżowych. Organ podatkowy zyskał możliwość kontroli całego łańcucha dostaw danego przedsiębiorcy. Kontrola krzyżowa może obejmować nie tylko bezpośrednich kontrahentów kontrolowanego przedsiębiorcy, ale także podmioty pośrednio uczestniczące w łańcuchu dostaw tego samego towaru lub usługi. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą zostać objęci kontrolą, nawet jeśli to nie wobec nich ją wszczęto. Jednak prowadzona kontrola nie może być nieograniczona.
Przedsiębiorca musi być gotowy na kontrolę
Od 1 stycznia 2017 roku tzw. kontrola krzyżowa może obejmować nie tylko bezpośrednich kontrahentów, ale także podmioty uczestniczące w łańcuchu dostaw tego samego towaru lub usługi. W ramach tego rodzaju kontroli organy mogą żądać m. in. przedstawienia dokumentów związanych z dostawą towarów lub świadczeniem usług i przekazania wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w odpowiednim formacie JPK.
Każdy przedsiębiorca musi zatem być gotowy zarówno na to, że on sam może stać się przedmiotem kontroli krzyżowej, jak i na to, że to jego własna staranność w doborze kontrahentów stanowić będzie przedmiot oceny organów podatkowych, które w toku kontroli krzyżowych zbiorą informację na temat jego z kim podatnik dokonywał transakcji.
Jak przygotować się do kontroli krzyżowej?
Kluczowym elementem przygotowania do kontroli krzyżowej jest uporządkowanie dokumentacji finansowo-księgowej. Należy zadbać o prawidłowe i chronologiczne przechowywanie dokumentów związanych z transakcjami, zwłaszcza faktur, umów i potwierdzeń przelewów. Warto stworzyć efektywny system archiwizacji, który umożliwi szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Istotne jest również przygotowanie się do szybkiego generowania i przekazywania wymaganych plików JPK. Ważnym aspektem jest też przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za księgowość i dokumentację, aby byli świadomi możliwości kontroli krzyżowej i wiedzieli, jak się zachować. Regularna weryfikacja wiarygodności kontrahentów, z wykorzystaniem dostępnych narzędzi takich jak wykaz podatników VAT, czy CEIDG, powinna stać się rutynową praktyką, przydatnym dokumentem może się okazać „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych” dostępna na stronie ministerstwa finansów. Szczególną uwagę należy zwrócić na staranne dokumentowanie przebiegu transakcji, zwłaszcza w przypadku nietypowych lub wysokowartościowych dostaw. Takie kompleksowe podejście znacząco zwiększa szanse na bezproblemowe przejście kontroli krzyżowej.
Prawa i obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli krzyżowej:
Obowiązki, m. in.:
- przedłożenia żądanych dokumentów w wyznaczonym terminie;
- udzielenia wyjaśnień dotyczących przedstawionych dokumentów;
- umożliwienie sporządzenia kopii dokumentów.
Prawa, m. in.:
- do otrzymanie wezwania z określeniem zakresu żądania;
- do złożenia wyjaśnień.
Zakres weryfikacji kontrahentów, który może być badany w toku kontroli krzyżowej
W orzecznictwie sądowym wyraźnie podkreśla się, że weryfikacja kontrahentów stanowi kluczowy element ochrony podatnika, jednak sama formalna weryfikacja podmiotowa jest niewystarczająca. Orzeczenia wskazują, że należyta staranność wymaga kompleksowego podejścia obejmującego:
- Weryfikację podmiotową: sprawdzenie nie tylko statusu VAT i rejestracji w odpowiednich bazach (CEIDG, KRS), ale również weryfikację:
- faktycznego adresu siedziby (czy nie jest to „wirtualne biuro”)
- realności prowadzonej działalności gospodarczej (np. czy podmiot posiada zaplecze techniczne i osobowe)
- reprezentacji (czy osoba podpisująca dokumenty jest uprawniona)
- rachunków bankowych (zgodność z białą listą).
- Weryfikację przedmiotową transakcji:
- ekonomicznego sensu transakcji (ceny rynkowe)
- faktycznej możliwości dostarczenia towaru/usługi przez kontrahenta
- zależności gospodarczych między podmiotami w łańcuchu dostaw
- uzasadnienia biznesowego dla danej struktury transakcji.
- Dokumentowanie procesu weryfikacji:
- zachowywanie wydruków/zrzutów ekranu z weryfikacji
- archiwizowanie korespondencji handlowej
- dokumentowanie odstępstw od standardowych procedur wraz z uzasadnieniem.
W licznych orzeczeniach sądy stały na stanowisku, że przy ocenie zachowania podatnika, znaczenie mają takie kryteria jak: zasady logiki i doświadczenia życiowego, zasady racjonalnego postępowania podmiotu gospodarczego w obrocie gospodarczym, należycie dbającego o własny interes gospodarczy, przy uwzględnieniu podwyższonych kryteriów starannego działania, jakich oczekiwać można od przedsiębiorców. Oznacza to, że od przedsiębiorcy wymaga się wyższego standardu staranności niż od przeciętnego obywatela.
Nawet posiadanie dokumentów formalnie potwierdzających transakcję nie wystarcza, jeśli całokształt okoliczności wskazuje na udział w procederze oszustwa podatkowego. W tym zakresie sądy zwracają uwagę, że brak zainteresowania nietypowymi zachowaniami u kontrahentów może stanowić przesłankę wskazującą na brak należytej staranności (np. brak zainteresowania kontrahentów maksymalizacją zysku poprzez skrócenie łańcucha dostaw, albo wręcz działania zmierzające do komplikacji i wydłużenia tego łańcucha).
Pomocnicza rola „Metodyki w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”
Jak wskazano powyżej pomocnym narzędziem w wypracowaniu procedur weryfikacyjnych jest opublikowana przez Ministerstwo Finansów w 2018 roku „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Dokument ten proponuje szczegółową procedurę weryfikacji kontrahentów oraz wskazuje okoliczności, które powinny wzbudzić czujność przedsiębiorcy.
Należy jednak pamiętać o następujących kwestiach związanych z „Metodyką”:
- „Metodyka” nie ma charakteru wiążącego dla organów podatkowych ani sądów administracyjnych. Oznacza to, że spełnienie wszystkich wymogów wskazanych w dokumencie nie gwarantuje automatycznie uznania należytej staranności przez organ podatkowy. Przestępcy również czytają „Metodykę” i starają się realizować transakcje w sposób formalnie spełniający zawarte w niej kryteria
- Opisane w tym dokumencie rozwiązania mają charakter przykładowy – wymienione w „Metodyce” okoliczności mają charakter egzemplifikacyjny i nie wyczerpują wszystkich możliwych sytuacji, które mogą wystąpić w praktyce gospodarczej.
- Mechaniczne stosowanie zasad opisanych w Metodyce nie może zastąpić konieczność indywidualnej oceny każdej sytuacji – każda transakcja wymaga zindywidualizowanej oceny, uwzględniającej specyfikę branży, dotychczasową współpracę z kontrahentem oraz szczególne okoliczności danej transakcji.
- Stale trwa ewolucja standardów w orzecznictwie – standardy należytej staranności ewoluują wraz z rozwojem orzecznictwa krajowego i unijnego. Dlatego przedsiębiorca powinien na bieżąco śledzić aktualne interpretacje i wyroki, nie opierając się wyłącznie na wytycznych zawartych w „Metodyce”.
Warto pamiętać, że właściwa weryfikacja kontrahentów wymaga podejścia kompleksowego, obejmującego zarówno aspekty formalne (jak status podatkowy, rejestracja w odpowiednich bazach), jak i merytoryczne (analiza ekonomicznego sensu transakcji, faktyczne możliwości realizacji przedmiotu umowy przez kontrahenta). Pomocna może okazać się weryfikacja kontrahenta w następujących obszarach:
- Formalna rejestracja i status podatkowy
- Rzeczywiste miejsce prowadzenia działalności (nie tylko adres rejestrowy)
- Potencjał techniczny i kadrowy do realizacji transakcji
- Historia działalności i reputacja rynkowa
- Sytuacja finansowa (np. w oparciu o sprawozdania finansowe)
- Powiązania kapitałowe i personalne z innymi podmiotami.
Każdą przeprowadzoną weryfikację należy odpowiednio udokumentować, zachowując dowody na wypadek przyszłej kontroli. Jak pokazuje praktyka orzecznicza, samo twierdzenie o dokonaniu weryfikacji, bez odpowiedniego udokumentowania tego procesu, może okazać się niewystarczające w przypadku kontroli krzyżowej.
Konsekwencje odmowy współpracy
Bezzasadna odmowa przedstawienia dokumentów lub nieprzedstawienie ich w wyznaczonym terminie może skutkować nałożeniem kary pieniężnej. Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, podmiot, który pomimo prawidłowego wezwania, w wyznaczonym terminie nie udostępni dokumentów lub nie udzieli informacji, podlega karze pieniężnej w wysokości do 10 000 zł (stan na 2024 rok).
Należy pamiętać, że kara pieniężna przewidziana w ustawie o KAS stanowi odrębną instytucję od kary porządkowej uregulowanej w Ordynacji podatkowej. Podstawą do nałożenia kary jest decyzja administracyjna wydana przez właściwy organ KAS, od której przysługuje odwołanie w trybie administracyjnym.
Jak minimalizować ryzyko?
- Prowadź rzetelną dokumentację
Dokładne i zgodne z prawdą dokumentowanie transakcji to podstawa bezpieczeństwa podatkowego.
- Regularnie monitoruj rozliczenia
Systematycznie sprawdzaj poprawność swoich rozliczeń podatkowych.
- Korzystaj z pomocy ekspertów
W razie wątpliwości konsultuj się z doradcą podatkowym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie podatkowym.
- Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie
Śledź zmiany w przepisach podatkowych, które mogą wpływać na Twoje obowiązki.
- Współpracuj z organami podatkowymi
W przypadku kontroli krzyżowej staraj się współpracować z organem podatkowym w zakresie określonym przez prawo.
Kontrola krzyżowa to element kontroli, z którym może się spotkać każdy przedsiębiorca, nawet jeśli sam nie jest bezpośrednio kontrolowany. Kluczem do bezproblemowego przejścia takiej weryfikacji jest rzetelne prowadzenie dokumentacji, systematyczne monitorowanie rozliczeń oraz gotowość do współpracy z organami podatkowymi. Pamiętaj, że dobrze przygotowany przedsiębiorca nie musi obawiać się kontroli krzyżowej.
Warto również zaznaczyć, że w przypadku wątpliwości co do zakresu żądanych dokumentów lub sposobu przeprowadzania kontroli krzyżowej, zawsze masz prawo skonsultować się z profesjonalnym doradcą podatkowym lub prawnikiem. Ich wsparcie może okazać się nieocenione w skutecznym przejściu przez proces kontroli.
Rozszerzona kontrola krzyżowa – założenia
Dotychczas kontrole krzyżowe przeprowadzane były przez organ podatkowy po to, by ten mógł zweryfikować dokumenty związane z przedmiotem kontroli nie tylko u podmiotu kontrolowanego, ale również u jego bezpośredniego klienta. Jej celem było sprawdzenie prawidłowości transakcji. Dostęp do dokumentów u klienta był możliwy wyłącznie w ramach prowadzonego w danej firmie postępowania podatkowego lub kontroli, a sama kontrola krzyżowa była wyłącznie jednym z etapów prowadzonej ogólnej kontroli skarbowej. Jednak wprowadzona w styczniu nowelizacja ordynacji podatkowej istotnie zmieniła uprawnienia organów w tym zakresie.
Prawo do kontroli wielu podmiotów
Szczegóły dotyczące nowych zasad przeprowadzania kontroli krzyżowych reguluje rozdział V znowelizowanej ordynacji podatkowej. Określa on czynności sprawdzające, do których prawo ma kontrolujący organ. Istotne zmiany zostały wprowadzone w art. 274c. Nakłada on potencjalny obowiązek kontrahentów kontrolowanego przedsiębiorstwa do przedstawienia dokumentów dotyczących kontrolowanej transakcji.
Przedstawienie dokumentacji jest konieczne w przypadku żądania organu podatkowego. Nie byłoby w tym nic nadzwyczajnego, gdyby nie art. 274c § 1c. Wskazuje on, że obowiązek przedstawienia dokumentacji ma zastosowanie również do „…podmiotów prowadzących działalność gospodarczą uczestniczących w dostawie tego samego towaru lub świadczenia tej samej usługi będących zarówno dostawcami, jak i nabywcami biorącymi udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie towaru lub świadczenia usługi”.
Powyższy zapis daje organowi podatkowemu możliwość kontroli całego łańcucha dostaw konkretnego przedsiębiorcy, a nie jedynie jego bezpośrednich klientów. Zwiększa to znacznie możliwość kontroli partnera biznesowego podatnika, u którego jest przeprowadzane właściwe postępowanie podatkowe.
Ograniczony zakres żądania
W znowelizowanej ordynacji podatkowej pojawił się przepis ograniczający zakres żądania organu podatkowego wyłącznie do dokumentów powiązanych z dostawą towaru czy świadczeniem usługi kontrolowanych u podatnika. Innymi słowy, organ kontrolujący nie ma prawa żądać dokumentacji niepowiązanej z kontrolowaną transakcją u podatnika.
Co więcej, żądanie musi dotyczyć jedynie okresu objętego u podatnika kontrolą. Żądanie innych informacji będzie tożsame z przekroczeniem uprawnień przez kontrolującego. W przypadku naruszenia prawa przez organ warto skonsultować się z doświadczoną kancelarią prawnopodatkową, która pomoże przedsiębiorcy wyegzekwować jego prawa.
Solidny cios w przedsiębiorców?
Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, rozszerzenie uprawnień organów podatkowych w zakresie kontroli krzyżowych ma skutecznie wyeliminować wyłudzenia zwrotu podatku VAT. Jednak uprawnienia organów niosą wysokie ryzyko kierowania żądań do szerokiej grupy partnerów biznesowych kontrolowanego podmiotu. Każde z tego rodzaju żądań będzie dodatkowym utrudnieniem w prowadzeniu działalności kontrahenta.
Ponadto chęć badania całego łańcucha dostaw w celu wykrycia nieuczciwego ogniwa niesie również ryzyko poniesienia konsekwencji przez uczciwego przedsiębiorcę – nieświadomego, że znalazł się w łańcuchu niezgodnych z prawem działań podatkowych.
Rozszerzona kontrola krzyżowa nie przy weryfikacji zwrotu VAT
Chociaż celem rozszerzonych kontroli krzyżowych jest eliminacja wyłudzeń zwrotu podatku VAT, nie mogą być one zastosowane w przypadku wydłużonego terminu zwrotu wynikającego z czynności sprawdzających. Ściśle określa to uchwała NSA z 24 października 2016 r. (I FPS 3/16), wskazująca, że podczas weryfikacji zasadności zwrotu należnego podatku prowadzonej w oparciu o art. 87 ust. 2 ustawy o VAT żądanie dokumentów od kontrahentów podatnika nie jest możliwe.
W tym przypadku znaczące jest określenie okoliczności czynności sprawdzających zasadność zwrotu podatku: terminowość podatnika, formalna poprawność dokumentów oraz ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Ten zakres czynności nie obejmuje jednak czynności sprawdzających określonych w art. 274c § 1c. Tym samym kontrola krzyżowa nie może być wykorzystana w weryfikacji zasadności zwrotu VAT, gdyż nie przewidują tego postanowienia ordynacji podatkowej. Przedsiębiorcy powinni być świadomi swoich praw.
Jednakże zapisy ustawy o VAT i ordynacji podatkowej mogą nie być dla wszystkich zrozumiałe, dlatego w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do słuszności prowadzonego przez organ podatkowy postępowania warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego doradcy prawnopodatkowego. Zweryfikuje on zasadność prowadzonych przez kontrolującego działań, a w przypadku przekroczenia uprawnień pomoże przedsiębiorcy skutecznie uchronić się przed bezprawnym działaniem organu.
