Umowa między spółką a członkiem zarządu
Kto podpisuje, kto odpowiada i co grozi za błędy?
Spółka z o.o. chce zatrudnić prezesa na kontrakcie menedżerskim. Wynajmuje lokal od jednego z członków zarządu. Sprzedaje samochód służbowy wiceprezesowi. Każda z tych sytuacji ma jeden wspólny mianownik: umowa między spółką a członkiem zarządu wymaga szczególnego trybu zawarcia, a jego naruszenie może oznaczać, że podpisy pod dokumentem są prawnie bezwartościowe.
Artykuł 210 Kodeksu spółek handlowych wprowadza mechanizm, który ma chronić spółkę przed ryzykiem konfliktu interesów. Jego logika jest prosta: skoro zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, to nie powinien jednocześnie negocjować warunków umowy sam ze sobą. Ustawodawca przeniósł więc kompetencję do reprezentowania spółki w takich sytuacjach na inne podmioty – radę nadzorczą lub specjalnego pełnomocnika powoływanego uchwałą zgromadzenia wspólników.
Przepis ten, choć pozornie techniczny, w praktyce bywa źródłem poważnych problemów. ZUS kwestionuje umowy o pracę zawarte z naruszeniem art. 210 KSH, urzędy skarbowe odmawiają uznania wynikających z nich kosztów, a sądy pracy orzekają nieważność stosunków zatrudnienia. Dla przedsiębiorcy prowadzącego spółkę z o.o. znajomość tych zasad nie jest więc kwestią akademicką – to kwestia bezpieczeństwa jego własnych umów.
Dlaczego zarząd nie może podpisać umowy sam ze sobą?
Zasada wyrażona w art. 210 § 1 KSH stanowi wyjątek od reguły ogólnej z art. 201 § 1 KSH, zgodnie z którą to zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. Wyjątek ten ma charakter bezwzględnie wiążący (ius cogens) – nie można go wyłączyć, ograniczyć ani zmodyfikować postanowieniami umowy spółki, regulaminu ani uchwałą wspólników.
U podstaw regulacji leży przekonanie, że członkowie zarządu – nawet działając w dobrej wierze – pozostają w strukturalnym konflikcie interesów, gdy jednocześnie reprezentują spółkę i negocjują własne warunki zatrudnienia lub inne umowy ze spółką. Nie jest przy tym konieczne, aby konflikt interesów rzeczywiście się materializował; wystarczy, że istnieje abstrakcyjna możliwość jego wystąpienia. Tak orzekł Sąd Najwyższy w postanowieniu z 11.3.2010 r. (IV CSK 413/09), podkreślając, że art. 210 § 1 KSH ma charakter prewencyjny.
Wyłączenie kompetencji zarządu sięga przy tym dalej niż tylko sfera reprezentacji. Obejmuje również prowadzenie spraw spółki, a więc podejmowanie wewnętrznych decyzji o treści stosunku prawnego ze członkiem zarządu. Innymi słowy: zarząd nie tylko nie może podpisać umowy z członkiem zarządu – nie może też decydować o jej warunkach.
Kto reprezentuje spółkę w umowach z członkami zarządu?
Artykuł 210 § 1 KSH wskazuje dwa podmioty uprawnione do reprezentowania spółki: radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Katalog ten jest zamknięty. Spółki nie może w tych sprawach reprezentować prokurent, pełnomocnik ustanowiony przez zarząd, komisja rewizyjna ani samo zgromadzenie wspólników działające bezpośrednio.
Rada nadzorcza
Jeżeli w spółce funkcjonuje rada nadzorcza, ma ona kompetencję do reprezentowania spółki w umowach i sporach z członkami zarządu bez potrzeby uzyskiwania uprzedniej uchwały zgromadzenia wspólników. Rada działa kolegialnie – co do zasady wymaga podjęcia uchwały określającej warunki umowy. Może jednak upoważnić jednego ze swoich członków (np. przewodniczącego) do podpisania umowy, o ile uchwała rady precyzyjnie określa istotne warunki tej umowy. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że blankietowe upoważnienie przewodniczącego rady do zawierania „wszelkich umów z członkami zarządu na warunkach i według własnego uznania” stanowi obejście prawa i jest nieważne.
Istotne jest rozróżnienie między aktem decyzyjnym (uchwała rady określająca warunki) a aktem reprezentacji (podpisanie umowy przez upoważnionego członka rady). To drugie ma charakter „techniczno-prawny” i polega na uzewnętrznieniu woli rady wyrażonej w uchwale. Upoważniony członek rady nie jest jednak ani pełnomocnikiem rady, ani pełnomocnikiem spółki – działa jako piastun organu wykonujący jego kompetencje. Do takiego upoważnienia stosuje się odpowiednio przepisy o pełnomocnictwie.
Pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników
W spółkach nieposiadających rady nadzorczej – a jest to zdecydowana większość polskich spółek z o.o. – jedynym sposobem prawidłowego zawarcia umowy z członkiem zarządu jest powołanie specjalnego pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników. Pełnomocnik ten nie jest pełnomocnikiem wspólników – reprezentuje spółkę, a jego umocowanie wynika z uchwały organu spółki.
Uchwała powinna zostać podjęta na zgromadzeniu wspólników (a nie w trybie pisemnym), w głosowaniu tajnym, jako że dotyczy sprawy osobowej w rozumieniu art. 247 § 2 KSH. Ten wymóg proceduralny bywa w praktyce lekceważony, co może prowadzić do kwestionowania ważności powołania pełnomocnika, a w konsekwencji – ważności samej umowy.
Równe pierwszeństwo obu podmiotów
Użycie w przepisie spójnika „lub” (alternatywa nierozłączna) oznacza, że oba podmioty – rada nadzorcza i pełnomocnik zgromadzenia wspólników – mają równe pierwszeństwo. Jeżeli w spółce istnieje rada nadzorcza, powołanie pełnomocnika nie jest wyłączone; jednocześnie istnienie rady nie blokuje możliwości ustanowienia pełnomocnika. W praktyce rekomenduje się, aby kwestię pierwszeństwa rozstrzygała uchwała wspólników podejmowana bezpośrednio przed dokonaniem konkretnej czynności.
Jakich umów dotyczy art. 210 KSH
Zakres przedmiotowy art. 210 § 1 KSH jest szeroki. Obejmuje wszelkie umowy między spółką a członkiem zarządu – nie tylko te związane z pełnioną funkcją (umowa o pracę, kontrakt menedżerski, umowa o zakazie konkurencji), ale również umowy niemające żadnego związku z zarządzaniem spółką: umowę najmu lokalu, sprzedaży samochodu, pożyczki czy darowizny.
Stanowisko to, po latach sporów, utrwaliło się w orzecznictwie Sądu Najwyższego. W postanowieniu z 11.3.2010 r. (IV CSK 413/09) SN jednoznacznie przesądził, że art. 210 § 1 KSH „nie różnicuje czynności prawnych, wobec czego dotyczy wszystkich umów między spółką a członkiem zarządu, bez względu na to, czy mają związek z funkcją pełnioną przez niego w zarządzie”. Decydujące jest to, że członek zarządu jest stroną czynności, a nie jej przedmiot.
Jednostronne czynności prawne – wypowiedzenie, odstąpienie
Dominujące stanowisko doktryny i nowszego orzecznictwa przyjmuje, że art. 210 § 1 KSH obejmuje również jednostronne czynności prawne dokonywane w ramach istniejącego stosunku umownego – takie jak wypowiedzenie umowy o pracę, odstąpienie od umowy czy zmiana warunków zatrudnienia. Skoro rada nadzorcza (lub pełnomocnik) jest uprawniona do zawarcia umowy, to logika i cel przepisu wymagają, by zachowała kompetencję do modyfikowania i kończenia tej umowy. Dokonując jednostronnej czynności prawnej, rada nadal reprezentuje spółkę „w umowie” z członkiem zarządu – użycie tego zwrotu przez ustawodawcę wskazuje na stosunek prawny, a nie na samą chwilę zawarcia kontraktu.
Umowy dnia codziennego – wyjątek od zasady?
Ciekawy problem praktyczny dotyczy tzw. transakcji dnia codziennego. Czy członek zarządu, kupując produkt w sklepie prowadzonym przez spółkę na standardowych warunkach konsumenckich, musi być obsłużony przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników? Literalnie – tak, bo przepis nie przewiduje wyjątków. W doktrynie dominuje jednak pogląd, że pracownicy spółki upoważnieni do obsługi klientów są w sposób dorozumiany umocowani do dokonywania takich czynności również z członkami zarządu – pod warunkiem, że warunki transakcji nie odbiegają od standardowych. Gdyby natomiast członek zarządu uzyskał jakiekolwiek uprzywilejowane warunki, konieczne staje się zastosowanie pełnego reżimu art. 210 § 1 KSH.
Spory z członkiem zarządu – szeroka definicja
Artykuł 210 § 1 KSH dotyczy nie tylko umów, ale i sporów między spółką a członkiem zarządu. Pojęcie „sporu” rozumiane jest w orzecznictwie bardzo szeroko – obejmuje wszelkie postępowania sądowe (procesowe i nieprocesowe), postępowania administracyjne, postępowania przed sądami polubownymi, a nawet mediacje. Szczególne zasady reprezentacji znajdują przy tym zastosowanie nie tylko wtedy, gdy spółka i członek zarządu występują po przeciwnych stronach, ale również gdy członek zarządu jest interwenientem ubocznym po stronie przeciwnej spółki.
W praktyce istotne znaczenie mają spory z zakresu ubezpieczeń społecznych. Sąd Najwyższy w uchwale z 10.4.2013 r. (II UZP 1/13) orzekł, że członek zarządu odwołujący się od decyzji ZUS stwierdzającej jego odpowiedzialność za zaległości składkowe nie może jednocześnie reprezentować spółki występującej w charakterze zainteresowanej – nawet jeśli formalnie nie są „stronami przeciwnymi”.
Szczególny przypadek: spółka jednoosobowa
Artykuł 210 § 2 KSH wprowadza odrębny reżim dla sytuacji, w której jedyny wspólnik spółki z o.o. jest zarazem jedynym członkiem jej zarządu. W takim przypadku przepis § 1 nie ma zastosowania – jedyny wspólnik może sam reprezentować spółkę w czynności prawnej ze sobą, pod warunkiem zachowania formy aktu notarialnego. O każdej takiej czynności notariusz zawiadamia sąd rejestrowy.
Forma aktu notarialnego obowiązuje bezwzględnie – niezależnie od przedmiotu i wartości czynności. Dotyczy przy tym nie tylko umów, ale wszelkich czynności prawnych między jedynym wspólnikiem-zarządcą a spółką, w tym czynności jednostronnych. Jej niedochowanie skutkuje bezwzględną nieważnością czynności.
Przepis art. 210 § 2 KSH stosuje się ściśle i nie podlega wykładni rozszerzającej. Nie znajdzie zastosowania, gdy jedyny wspólnik jest jednym z kilku członków zarządu ani gdy zarząd jest jednoosobowy, ale spółka ma więcej niż jednego wspólnika. W obu tych przypadkach obowiązują zasady z § 1, a więc spółkę musi reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik zgromadzenia wspólników.
Warto odnotować, że przepis ten „wymusza” swoistą czynność z samym sobą – jedyny wspólnik-zarządca występuje jednocześnie jako kontrahent spółki i jej reprezentant. Ochronę przed nadużyciami zapewnia w tym modelu notariusz jako organ zaufania publicznego sprawujący kontrolę prewencyjną.
Konsekwencje naruszenia art. 210 KSH – co grozi za błędy
Skutki naruszenia art. 210 KSH są dotkliwe i dotykają nie tylko samej umowy, ale generują kaskadę problemów w sferze prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego.
Nieważność umowy
Dominujące stanowisko orzecznictwa przyjmuje, że umowa zawarta z naruszeniem zasad reprezentacji określonych w art. 210 § 1 KSH jest bezwzględnie nieważna na podstawie art. 58 § 1 KC. Oznacza to, że nie wywołuje żadnych skutków prawnych od samego początku, a sąd uwzględnia nieważność z urzędu. Pogląd ten Sąd Najwyższy wyrażał wielokrotnie, m.in. w wyrokach z 23.7.2009 r. (II PK 36/09), z 29.1.2014 r. (II PK 124/13) i z 15.6.2005 r. (II PK 276/04).
Możliwość konwalidacji – spór trwa
W doktrynie i orzecznictwie toczy się istotny spór o to, czy wadliwa umowa może zostać „uzdrowiona” przez następcze potwierdzenie ze strony właściwego organu. Zwolennicy konwalidacji powołują się na stosowanie per analogiam art. 103 KC (bezskuteczność zawieszona) lub znowelizowany art. 39 KC, który od 2019 r. wprost dopuszcza potwierdzanie umów zawartych przez „rzekomy organ” osoby prawnej. Stanowisko to zyskuje na znaczeniu – Sąd Najwyższy w wyroku z 2.7.2015 r. (III PK 142/14) dopuścił konwalidację umowy z członkiem zarządu zawartej z naruszeniem art. 210 § 1 KSH.
Niezależnie od kierunku, w jakim zmierza orzecznictwo, konieczne jest rozróżnienie między sytuacją, gdy czynności dokonał podmiot formalnie do tego uprawniony, ale z przekroczeniem granic umocowania (np. przewodniczący rady bez stosownej uchwały), a sytuacją, gdy czynności dokonał podmiot w ogóle nieuprawniony (np. zarząd). W tym drugim przypadku argumenty za konwalidacją są zdecydowanie słabsze.
Nawiązanie stosunku pracy per facta concludentia
Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza jednak sytuację, w której mimo nieważności umowy o pracę strony nawiązują stosunek pracy przez czynności konkludentne – w szczególności przez dopuszczenie pracownika do pracy i przyjmowanie pracy przez pracodawcę. Nie chodzi przy tym o konwalidację nieważnej umowy, lecz o zawarcie nowej umowy w sposób dorozumiany. Warunkiem jest jednak, aby spółka była należycie reprezentowana przez organ lub pełnomocnika, o którym mowa w art. 210 § 1 KSH – w przeciwnym razie również dorozumiane nawiązanie stosunku pracy będzie dotknięte wadą.
Skutki procesowe
Niezachowanie zasad reprezentacji w sporze z członkiem zarządu prowadzi do nieważności postępowania na podstawie art. 379 pkt 2 KPC (brak organu powołanego do reprezentowania strony). W przypadku gdy spółka jest powodem, sąd wzywa do uzupełnienia braku, a po bezskutecznym upływie terminu – odrzuca pozew. Gdy spółka jest pozwaną, sąd może powołać kuratora.
Problem byłych członków zarządu – luka w ochronie
Jednym z najbardziej kontrowersyjnych zagadnień praktycznych jest kwestia reprezentacji spółki w umowach i sporach z byłymi członkami zarządu. Dominujące stanowisko orzecznictwa Sądu Najwyższego przyjmuje, że art. 210 § 1 KSH dotyczy wyłącznie aktualnych, urzędujących członków zarządu. Z chwilą podjęcia uchwały o odwołaniu osoba ta staje się „byłym członkiem zarządu” i kompetencja do reprezentowania spółki przechodzi na zarząd na zasadach ogólnych.
Stanowisko to, choć wsparte literalną wykładnią przepisu i zasadą zakazu interpretacji rozszerzającej, rodzi poważne wątpliwości praktyczne. Urzędujący zarząd, który decyduje o rozliczeniach z odwołanym kolegą, może znajdować się w równie silnym konflikcie interesów co w przypadku aktualnego członka zarządu. Ryzyko to jest szczególnie widoczne, gdy odwołany zarządca dysponuje wiedzą mogącą narażać pozostałych członków zarządu na odpowiedzialność.
Orzecznictwo wypracowało kompromis w postaci wymogu „jednoczesności” – rada nadzorcza zachowuje kompetencję do złożenia wypowiedzenia, jeżeli odwołanie z funkcji i rozwiązanie umowy następują jednocześnie. Sąd Najwyższy interpretuje jednak tę jednoczesność coraz ściślej: w nowszych orzeczeniach wymaga, by obie czynności były objęte jedną uchwałą podjętą w jednym głosowaniu. Tak rygorystyczne podejście tworzy w praktyce poważne trudności proceduralne, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, gdy o zmianach w zarządzie decyduje się pod presją czasu.
De lege ferenda postulowane jest ustawowe rozszerzenie art. 210 § 1 KSH na byłych członków zarządu – przynajmniej w zakresie spraw związanych z mandatem. Takie rozwiązanie nie tylko wyeliminowałoby istniejącą lukę w ochronie spółki, ale również upodobniło polską regulację do standardów niemieckich, gdzie judykatura rozciągnęła kompetencję rady nadzorczej na etap po wygaśnięciu mandatu.
Kto może być pełnomocnikiem – pułapki praktyczne
Wybór osoby pełnomocnika budzi w praktyce liczne wątpliwości. Przepis nie określa wymagań podmiotowych, co teoretycznie pozostawia wspólnikom swobodę. Jednak nie każdy wybór będzie skuteczny.
Dominujące stanowisko doktryny wyklucza możliwość powołania na pełnomocnika jakiegokolwiek członka zarządu – nawet niebędącego stroną umowy. Argumentem jest nie tyle zakaz czynności „z samym sobą”, ile strukturalny konflikt interesów wynikający z koleżeńskich relacji w organie kolegialnym. Istnieje jednak kontrstanowisko – część orzecznictwa (w tym postanowienie SN z 7.4.2010 r., II UZP 5/10) dopuszcza powołanie innego członka zarządu, argumentując, że to zgromadzenie wspólników ocenia ryzyko konfliktu interesów in casu.
Bezsporne jest natomiast, że pełnomocnikiem nie może być prokurent ani pracownik spółki podległy zarządowi. Ich zależność od zarządu podważa cel ochronny art. 210 § 1 KSH. Z kolei pełnomocnikiem może być wspólnik, członek rady nadzorczej, a nawet osoba prawna.
Co do rodzaju pełnomocnictwa, choć część doktryny opowiada się za każdorazowym powoływaniem pełnomocnika do konkretnej czynności, przeważające stanowisko dopuszcza również pełnomocnictwo rodzajowe – obejmujące określoną kategorię umów z członkami zarządu. Zgromadzenie wspólników może też powołać kilku pełnomocników – działających samodzielnie lub łącznie.
Rekomendacje praktyczne dla przedsiębiorców
Aby zabezpieczyć się przed ryzykiem nieważności umów z członkami zarządu, warto stosować następujące zasady.
Po pierwsze, przed każdą umową z członkiem zarządu należy zwołać zgromadzenie wspólników i podjąć uchwałę o powołaniu pełnomocnika – na zgromadzeniu, w głosowaniu tajnym, z odpowiednim zaprotokołowaniem. Uchwała powinna precyzyjnie określać osobę pełnomocnika, osobę członka zarządu będącego stroną umowy oraz co najmniej istotne warunki planowanej umowy.
Po drugie, w spółkach jednoosobowych, gdzie jedyny wspólnik pełni funkcję jedynego członka zarządu, każda umowa ze spółką wymaga formy aktu notarialnego – bez wyjątku, niezależnie od przedmiotu i wartości.
Po trzecie, jeżeli planowane jest jednoczesne odwołanie członka zarządu i rozwiązanie z nim umowy, oba elementy warto objąć jedną uchwałą rady nadzorczej, aby uniknąć ryzyka utraty kompetencji rady do złożenia wypowiedzenia.
Po czwarte, należy archiwizować uchwały i dokumentację towarzyszącą. W razie kontroli ZUS, sporu pracowniczego lub postępowania podatkowego kluczowe będzie wykazanie, że spółka była prawidłowo reprezentowana. Brak dokumentacji jest traktowany jako brak umocowania.
Po piąte, przy wyborze pełnomocnika należy unikać osób zależnych od zarządu – prokurentów, pracowników, a zwłaszcza innych członków zarządu. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest powołanie osoby zewnętrznej lub radcy prawnego obsługującego spółkę.
Podsumowanie
Artykuł 210 KSH to przepis, który – mimo zwięzłego brzmienia – generuje jedne z najczęstszych błędów w praktyce korporacyjnej spółek z o.o. Umowa między spółką a członkiem zarządu zawarta z naruszeniem zasad szczególnej reprezentacji jest co do zasady nieważna, a konsekwencje tej nieważności rozciągają się na prawo pracy, ubezpieczenia społeczne i podatki.
Prawidłowe stosowanie art. 210 KSH wymaga zrozumienia jego celu – nie jest to biurokratyczna formalność, lecz mechanizm chroniący spółkę przed strukturalnym konfliktem interesów. Przedsiębiorca, który ten mechanizm zignoruje, naraża się na ryzyko, że najważniejsze umowy w spółce – te dotyczące osób nią zarządzających – okażą się prawnie bezskuteczne.
Artykuł przygotowany przez Kancelarię Prawną Skarbiec – prawo korporacyjne, doradztwo transakcyjne, ochrona interesów wspólników i członków zarządu spółek kapitałowych.
Robert Nogacki – radca prawny (WA-9026), założyciel Kancelarii Prawnej Skarbiec.
Są prawnicy, którzy zajmują się prawem. I są tacy, którzy zajmują się problemami, na które prawo nie ma gotowej odpowiedzi. Od ponad dwudziestu lat Kancelaria Skarbiec pracuje na przecięciu prawa podatkowego, struktur korporacyjnych i ludzkiej niechęci do oddawania państwu więcej, niż się państwu należy. Doradzamy przedsiębiorcom z kilkunastu krajów – od tych z listy Forbesa po tych, którym fiskus właśnie zajął konto i którzy nie wiedzą, co robić jutro rano.
Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów prawa podatkowego w polskich mediach – pisze dla Rzeczpospolitej, Dziennika Gazety Prawnej i Parkietu nie dlatego, że to dobrze wygląda w CV, lecz dlatego, że pewnych rzeczy nie da się wyjaśnić w piśmie procesowym i ktoś musi je powiedzieć głośno. Autor AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina. Współautor nagrodzonej książki Bezpieczeństwo współczesnej firmy.
Kancelaria Skarbiec zajmuje czołowe pozycje w rankingach kancelarii podatkowych Dziennika Gazety Prawnej. Czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, laureat tytułu International Tax Planning Law Firm of the Year in Poland.
Specjalizuje się w sporach z organami skarbowymi, międzynarodowym planowaniu podatkowym, regulacjach kryptoaktywów i ochronie majątku. Od 2006 roku prowadzi sprawę WGI – jedną z najdłuższych spraw karnych w historii polskiego rynku finansowego, bo są rzeczy, których nie wolno zostawić w połowie, nawet jeśli trwają dwie dekady. Wierzy, że prawo jest zbyt poważne, żeby traktować je wyłącznie poważnie – i że najlepsza porada prawna to ta, dzięki której klient nigdy nie musi stanąć przed sądem.
