Zapłata podatku u źródła a koszty podatkowe

W związku z istotnymi zmianami przepisów w zakresie podatku u źródła od 1 stycznia 2019 r. nie jest już wystarczające dla płatników podatku posiadanie ważnego certyfikatu rezydencji. Obecnie organy podatkowe oczekują także dochowywania należytej staranności przy weryfikacji rzeczywistego beneficjenta należności.

Zmieniona, a w zakresie ustawy o PIT nowowprowadzona definicja nakazuje uwzględnienie szerszego kontekstu towarzyszącego wypłatom kwot na rzecz podmiotów zagranicznych przy dokonywaniu oceny ich statusu jako odbiorców należności.

W konsekwencji uściślone zostały w definicji rzeczywistego właściciela przesłanki, tj.:

• prowadzenie rzeczywistej działalności gospodarczej w kraju siedziby,
• ponoszenie ryzyka ekonomicznego związanego ze stratą lub utratą wartości danej należności,
• możliwość samodzielnego decydowania o przeznaczeniu otrzymanej należności.

Wyżej wymienione przesłanki wskazują płatnikowi, według jakich kryteriów dokonywać ma weryfikacji statusu podatnika. Przesłanki te wskazują zaś wyraźnie na konieczność uwzględniania czynników o charakterze faktycznym, a nie tylko prawnych/formalnych.

Biorąc pod uwagę skomplikowanie samego procesu weryfikacji, dobrą praktyką jest tworzenie procedur podatkowych, poświęconych zasadom rozliczenia podatku u źródła. W tym zakresie warto współpracować z profesjonalistami, którzy pozwolą zwiększyć poziom należytej staranności w tym aspekcie. Błędna weryfikacja może powodować konieczność zapłaty podatku u źródła, który nie w każdym przypadku będzie mógł zostać zaliczony do kosztów podatkowych.

W praktyce biznesowej często dochodzi do sytuacji, w których płatnicy mają problem z uzyskaniem certyfikatu rezydencji lub weryfikacją rzeczywistego beneficjanta płatności. W takich sytuacjach, jeżeli niemożliwe jest uzyskanie dokumentów czy weryfikacja statusu kontrahenta, płatnicy decydują się na zapłatę podatku z własnych środków, po to, aby uniknąć ryzyka podatkowego. Innym sposobem jest zmniejszenie należności kontrahenta, co może jednak prowadzić do niepotrzebnych sporów i zależy od relacji biznesowych.

Należy jednak wskazać, co podkreślił Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 28 marca 2019 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.540.2018.1.MW, że sama niemożność uzyskania certyfikatu rezydencji od beneficjentów płatności lub brak możliwości uzyskania od kontrahentów dokumentów umożliwiających ubieganie się o zwrot podatku nie stanowi z automatu wystarczającej przesłanki, aby zaliczać podatek u źródła do kosztów podatkowych.

Jednym z czynników ułatwiających zaliczenie wydatku z tytułu podatku u źródła dokonanego z własnych środków do kosztów uzyskania przychodów jest istnienie w umowie z klientem tzw. klauzuli ubruttawiającej, czyli, innymi słowy, postanowienia, że podatek u źródła zostanie uiszczony ze środków własnych płatnika, a nie z wynagrodzenia należnego kontrahentowi. Postanowienie takie jest w tym przypadku dobrą praktyką, co nie znaczy jednak, że jego brak przekreśla kwalifikację tego wydatku do kosztów podatkowych.

Mając na uwadze powyższe, należy podkreślić, że zaliczanie do kosztów kwoty podatku u źródła w przypadku, gdy w umowie nie została zawarta klauzula ubruttowienia lub gdy strony nie zawarły szczegółowej umowy w powyższym zakresie, nie powinno następować automatycznie, lecz mieć uzasadnienie w świetle ogólnych przesłanek zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W tym też kontekście w ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zamieszczonej w interpretacji z dnia 8 maja 2019 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.62.2019.1.MJ, należy przeanalizować, czy:

• koszty związane z uregulowaniem podatku u źródła są ponoszone w związku z transakcjami nakierowanymi na osiągnięcie przychodów,
• podatek dotyczy transakcji pozostających w związku z działalnością gospodarczą podatnika,
• poniesione koszty podatku u źródła nie są objęte katalogiem wyłączeń,
• wydatek na opłacenie podatku u źródła jest ponoszony bezpośrednio z majątku podatnika,
• kwota zapłaconego podatku nie jest podatnikowi zwracana przez kontrahenta ani przez żaden inny podmiot (ma definitywny charakter),
• wydatek jest właściwie udokumentowany.

Zatem co do zasady organy podatkowe akceptują zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów podatku u źródła w sytuacji, kiedy podatnik nie miał możliwości pobrania podatku u źródła od zagranicznego kontrahenta i opłacił daninę z własnych środków (por. interpretacja nr 0111-KDIB2-3.4010.169. 2019. 2.MK).

W praktyce gospodarczej mogą wystąpić sytuacje, kiedy płatnik będzie musiał ponieść z własnych środków wydatki z tytułu podatku u źródła. Takie wydatki muszą być szczegółowo przeanalizowane, aby mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Warto więc odpowiednio dopasować procesy w firmie, aby uniknąć sytuacji, gdzie konieczna będzie zapłata podatku z własnych środków. Jeżeli jednak taka konieczność wystąpi, warto byłoby zlecić analizę tych wydatków profesjonalnym doradcom podatkowym, którzy ocenią, czy można je zaliczyć w koszty podatkowe.

Kancelaria Prawna Skarbiec