Przewlekłe prowadzenie kontroli — jak bronić firmę przed opieszałym fiskusem?

Przewlekłe prowadzenie kontroli to jeden z najbardziej dotkliwych problemów, z jakimi mierzą się polscy przedsiębiorcy w relacjach z administracją skarbową. Kontrola, która ciągnie się miesiącami — a nierzadko latami — nie tylko absorbuje czas i zasoby firmy, ale potrafi sparaliżować jej bieżącą działalność: zamrozić rozliczenia, zablokować kontrakty i podważyć wiarygodność handlową w oczach kontrahentów. Tymczasem przepisy wyraźnie ograniczają czas trwania kontroli. Problem polega na tym, że organy potrafią te limity obchodzić — a przedsiębiorcy, nieświadomi swoich uprawnień, im na to pozwalają.

Kontrola podatkowa a kontrola celno-skarbowa — różne tryby, wspólne ryzyko przewlekłości

W polskim systemie prawa podatkowego funkcjonują dwa podstawowe tryby weryfikacji rozliczeń podatnika, z których każdy może przerodzić się w przewlekłe prowadzenie kontroli.

Kontrola podatkowa — prowadzona przez naczelnika urzędu skarbowego — ma na celu sprawdzenie, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów podatkowych. Jest bardziej sformalizowana niż czynności sprawdzające, ponieważ stosuje się do niej odpowiednio przepisy o postępowaniu podatkowym: organ przeprowadza postępowanie dowodowe, przesłuchuje świadków, włącza dokumenty. Kontrola kończy się doręczeniem protokołu, w którym organ stwierdza — lub nie — nieprawidłowości. Od tego momentu podatnik ma 14 dni: może skorygować deklarację, jeśli zgadza się z ustaleniami, albo złożyć zastrzeżenia do protokołu, jeśli się z nimi nie zgadza.

Kontrola celno-skarbowa — prowadzona przez naczelnika urzędu celno-skarbowego na podstawie ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej — ma szerszy zakres przedmiotowy. Obejmuje nie tylko przestrzeganie przepisów podatkowych, ale również prawa celnego i dewizowego, regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także przepisów o grach hazardowych. W zakresie nieuregulowanym ustawą o KAS stosuje się odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej. Kontrola celno-skarbowa może zostać przekształcona w postępowanie podatkowe — co w praktyce oznacza, że jej faktyczny czas trwania nierzadko znacząco wykracza poza moment doręczenia wyniku kontroli.

Niezależnie od trybu, ryzyko jest identyczne: im dłużej trwa kontrola, tym większe obciążenie dla przedsiębiorcy — i tym większa pokusa organu, by wykorzystać czas na poszukiwanie nieprawidłowości, które uzasadnią już podjęte czynności.

Ustawowe limity czasu — i jak organy je obchodzą

Przepisy Prawa przedsiębiorców wprowadzają konkretne limity czasu trwania kontroli w zależności od wielkości przedsiębiorcy: od 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców do 48 dni roboczych dla największych firm. Przekroczenie tych terminów stanowi naruszenie prawa i może skutkować tym, że dowody zgromadzone po ich upływie nie będą mogły być wykorzystane przeciwko podatnikowi.

W praktyce jednak organy dysponują arsenałem narzędzi pozwalających na wydłużanie kontroli: zawieszenie postępowania, włączanie materiałów z innych postępowań, wielokrotne wzywanie do przedłożenia kolejnych dokumentów czy wszczynanie postępowań karnych skarbowych, które zawieszają bieg przedawnienia zobowiązań podatkowych. Przewlekłe prowadzenie kontroli przybiera wówczas postać formalnie legalną — choć materialnie stanowi nadużycie uprawnień.

Dlatego kluczowe jest, aby przedsiębiorca od pierwszego dnia kontroli miał świadomość przysługujących mu praw i aktywnie egzekwował przestrzeganie terminów przez organ.

Bezczynność organu a przewlekłe prowadzenie kontroli — dwa odrębne zarzuty

Prawo daje podatnikowi narzędzia obrony przed opieszałym fiskusem, ale ich skuteczne wykorzystanie wymaga rozróżnienia dwóch sytuacji.

Bezczynność organu zachodzi wówczas, gdy organ nie wydał decyzji lub innego aktu w terminie określonym prawem — innymi słowy, nie zrobił nic, choć powinien był działać.

Przewlekłe prowadzenie kontroli (lub postępowania) ma miejsce w sytuacji odwrotnej: organ formalnie działa — podejmuje czynności, wzywa do złożenia dokumentów, prowadzi przesłuchania — ale robi to w tempie nieadekwatnym do stopnia skomplikowania sprawy, bez uzasadnionej przyczyny przedłużając procedurę ponad rozsądny termin.

W obu przypadkach podatnik może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Skarga może dotyczyć samej bezczynności, samej przewlekłości albo — co w praktyce zdarza się często — obu tych naruszeń jednocześnie. Uwzględnienie skargi przez sąd może skutkować zobowiązaniem organu do wydania rozstrzygnięcia w określonym terminie, stwierdzeniem przewlekłości z winy organu, a w skrajnych przypadkach — przyznaniem przedsiębiorcy sumy pieniężnej od organu oraz otwarciem drogi do dochodzenia odszkodowania.

Dlaczego warto reagować od pierwszego dnia kontroli

Przewlekłe prowadzenie kontroli rzadko zaczyna się od razu — narasta stopniowo, a przedsiębiorca, który nie monitoruje terminów i nie dokumentuje naruszeń na bieżąco, traci możliwość skutecznego zakwestionowania działań organu. Odpowiednie przygotowanie do kontroli — zarówno podatkowej, jak i celno-skarbowej — oraz profesjonalny nadzór nad jej przebiegiem mogą znacząco wpłynąć na czas trwania całego procesu.

Kancelaria Prawna Skarbiec oferuje pełną reprezentację przedsiębiorcy w trakcie kontroli i sporów z fiskusem — od przygotowania firmy do kontroli, przez bieżący monitoring czynności organu i egzekwowanie terminów ustawowych, po wnoszenie skarg na bezczynność i przewlekłe prowadzenie kontroli oraz zaskarżanie decyzji podatkowych wydanych z naruszeniem prawa.

Publikacje Kancelarii Skarbiec na temat przewlekłego prowadzenia kontroli podatkowych

Opieszałość organów skarbowych

Czas to pieniądz – długie kontrole podatkowe są więc kosztowne

mec. Robert Nogacki: Kontrolowanemu przedsiębiorcy zależy na możliwie najszybszym zakończeniu kontroli. Czas trwania kontroli określają precyzyjnie przepisy. Wskazujemy, ile czasu może trwać kontrola podatkowa oraz jakie zastosować środki prawne w przypadku przedłużania kontroli przez urząd skarbowy (…)

Wstrzymywanie 5 mln zł zwrotu VAT na 3 lata i tylko 175 dni czynnej kontroli, a na koniec brak zwrotu odsetek, bo w kasie urzędu skarbowego nie ma pieniędzy

2021-09-10: Jedna ze spółek jawnych, prowadząca sprzedaż detaliczną wyrobów farmaceutycznych w wyspecjalizowanych sklepach, 28 lutego 2018 r. została objęta kontrolą podatkową. Wykazana przez urzędników liczba dni kontroli wyniosła 175. Nie byłoby w tym nic szokującego, gdyby nie fakt, że reprezentującemu spółkę Robertowi Nogackiemu z Kancelarii Prawnej Skarbiec protokół tej kontroli doręczono dopiero 29 czerwca 2021 r., a więc dokładnie po 1217 dniach od wszczęcia kontroli, czyli po 3 latach, 3 miesiącach i 29 dniach. Co więcej, w październiku 2018 r. firma złożyła w skarbówce deklarację podatkową wraz z wnioskiem o zwrot ponad 5 mln zł nadpłaconego VAT, na który z powodu trwającej tyle czasu kontroli musiała czekać blisko 3 lata. Przedsiębiorca otrzymał w końcu zwrot, ale bez należnego mu 1 mln zł odsetek, bo – jak go poinformowano – urząd nie ma tyle pieniędzy w kasie.

Organ przekroczył czas trwania kontroli – konsekwencje w świetle orzecznictwa sądów administracyjnych

Zarówno ustawa Prawo przedsiębiorców, jak i ustawy podatkowe określają czas trwania kontroli w firmie, którego organy nie mogą przekroczyć. Przepisy nie uściślają jednak konsekwencji jego przekroczenia, przez co fiskus chętnie korzysta z materiałów zgromadzonych również po upływie ustawowego limitu. W ostatnim czasie sądy administracyjne aprobują takie postępowanie, ale nie oznacza to, że podatnik nie może skutecznie bronić swoich interesów.

Robert Nogacki

Robert Nogacki – radca prawny (WA-9026), założyciel Kancelarii Prawnej Skarbiec.

Są prawnicy, którzy zajmują się prawem. I są tacy, którzy zajmują się problemami, na które prawo nie ma gotowej odpowiedzi. Od ponad dwudziestu lat Kancelaria Skarbiec pracuje na przecięciu prawa podatkowego, struktur korporacyjnych i ludzkiej niechęci do oddawania państwu więcej, niż się państwu należy. Doradzamy przedsiębiorcom z kilkunastu krajów – od tych z listy Forbesa po tych, którym fiskus właśnie zajął konto i którzy nie wiedzą, co robić jutro rano.

Jeden z najczęściej cytowanych ekspertów prawa podatkowego w polskich mediach – pisze dla Rzeczpospolitej, Dziennika Gazety Prawnej i Parkietu nie dlatego, że to dobrze wygląda w CV, lecz dlatego, że pewnych rzeczy nie da się wyjaśnić w piśmie procesowym i ktoś musi je powiedzieć głośno. Autor AI Decoding Satoshi Nakamoto. Sztuczna inteligencja na tropie twórcy Bitcoina. Współautor nagrodzonej książki Bezpieczeństwo współczesnej firmy.

Kancelaria Skarbiec zajmuje czołowe pozycje w rankingach kancelarii podatkowych Dziennika Gazety Prawnej. Czterokrotny laureat Medalu Europejskiego, laureat tytułu International Tax Planning Law Firm of the Year in Poland.

Specjalizuje się w sporach z organami skarbowymi, międzynarodowym planowaniu podatkowym, regulacjach kryptoaktywów i ochronie majątku. Od 2006 roku prowadzi sprawę WGI – jedną z najdłuższych spraw karnych w historii polskiego rynku finansowego, bo są rzeczy, których nie wolno zostawić w połowie, nawet jeśli trwają dwie dekady. Wierzy, że prawo jest zbyt poważne, żeby traktować je wyłącznie poważnie – i że najlepsza porada prawna to ta, dzięki której klient nigdy nie musi stanąć przed sądem.