Informatyzacja postępowań przed KRS – usprawnienia i nowe problemy

Nowe brzmienie art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje, że wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Dotyczy to wszystkich wniosków składanych w postępowaniu rejestrowym przez spółki prawa handlowego ujawniane w KRS.

Dalej przepisy przewidują, że wniosek złożony w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego pozostanie bez rozpoznania bez wzywania do uzupełnienia braków. Tym samym przepisy wyłączają inną formę dokonywania wpisów w rejestrze, a więc także dokonywania w nim jakichkolwiek zmian.

Także wszystkie dokumenty dostarczane do sądu jako podstawa wpisów będą wymagały formy elektronicznej. Większość z nich będzie podpisana na podobnych zasadach jak wnioski, jednak zostały przewidziane ułatwienia dla aktów notarialnych. W związku z utworzeniem w 2018 r. Centralnego Repozytorium Wypisów Aktów Notarialnych od 1 marca 2020 r., składając wniosek do sądu rejestrowego, wystarczające będzie podanie numeru repozytorium. To zapewni pobranie aktu i włączenie go jako części elektronicznie prowadzonej dokumentacji przedsiębiorcy.

Te zmiany wymusiły także przyjęcie nowych regulacji w kodeksie postępowania cywilnego. Wraz z wejściem w życie zmian wszelkie czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego będą utrwalane wyłącznie w systemie. Żadne dokumenty nie będą wiec drukowane w celu ich archiwizacji, a tym samym akta przestaną być prowadzone w formie papierowej.

Ma to ułatwić dostęp do akt rejestrowych przedsiębiorców. Formalnie są one w pełni jawne, jednak zapoznanie się z dokumentami nieujawnionymi w KRS (np. z treścią aktów notarialnych czy uchwał będących podstawą wpisów) wymaga udania się do właściwego sądu. Prowadzenie całej dokumentacji w formie elektronicznej zapewni dostęp do wszystkich dokumentów online.

Zmiany działają jednak na przyszłość – dokumenty złożone dotychczas w wersji papierowej nie będą digitalizowane. Aby zatem zapoznać się z pełną historią spółek wpisanych do rejestru na gruncie wcześniejszych regulacji, wciąż konieczna będzie wizyta w sądzie.

Składanie wniosków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego ma przyczynić się do ograniczenia wielu popełnianych obecnie błędów. Formularze wypełnione w formie elektronicznej będą od razu weryfikowane w podstawowym zakresie, dzięki czemu nie będzie możliwe np. pominięcie pól obligatoryjnych do wypełnienia.

Błędy nie powinny pojawiać się także przy określaniu osób właściwych do podpisania dokumentów. System, pobierając dane z KRS, będzie wskazywał osoby, które powinny podpisać się pod danym wnioskiem.

Nie oznacza to jednak, że podpisy będą prostsze – wręcz przeciwnie. W wielu przypadkach kwestia podpisów może okazać się najbardziej problematyczna. Wskazują na to dotychczasowe doświadczenia związane ze składaniem sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

Wszystkie dokumenty składane do KRS muszą być podpisane przez właściwe osoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Dla większości przedsiębiorców zwłaszcza ten drugi system jest obecnie dobrze znany, jednak nie dla wszystkich jest on dostępny.

Korzystanie z ePUAP-u jest bowiem możliwe jedynie w przypadku osób posiadających polski numer PESEL, którym nie dysponuje większość cudzoziemców niemieszkających na stałe w Polsce, a wchodzących np. w skład zarządu polskich spółek. Dla nich pozostaje podpis elektroniczny, który jednak nie jest systemem darmowym. Poza tym jego założenie wiąże się z załatwieniem pewnych formalności, co może być kolejną uciążliwością.

Poza tym cały system i znajdujące się w nim formularze będą prowadzone w języku polskim. W praktyce oznacza to, że znaczna część zagranicznych przedstawicieli spółek będzie podpisywała się pod formularzami, których samodzielnie nie będzie w stanie zrozumieć.

W końcu problemem może być fakt angażowania poszczególnych osób np. wchodzących w skład zarządów spółek, którzy będą musieli faktycznie uczestniczyć w procesie składania standardowych dokumentów do sądu, gdyż inaczej nie będzie możliwe ich właściwe podpisanie. To oznacza, że nie wystarczy przedstawienie zarządowi wcześniej ustalonych dokumentów w formie papierowej do podpisu, co pozwala znacznie ograniczyć zaangażowanie czasowe kluczowych osób w organizacji, ale konieczne stanie się ich faktyczne uczestniczenie w tym procesie. To zaś może spotkać się z dużym oporem.

W wielu przypadkach pomocne może okazać się ustanawianie pełnomocników. Jednak także to wymaga podjęcia dodatkowych czynności. I choć problemy mogą wydawać się mało znaczące, praktyka pokazuje, że tego rodzaju usprawnienia skutecznie utrudniają bieżącą działalność niektórym, zwłaszcza największym podmiotom z zagranicznym kapitałem.

Problemem może okazać się także sam system. Dotychczasowe próby zinformatyzowania postępowań wykazały nieprzygotowanie organów państwa, które udostępniają wadliwe i często trudne w obsłudze systemy. Błędów należy spodziewać się głównie na początku obowiązywania regulacji, ale to może wystarczyć do wprowadzenia sporego zamieszania związanego nawet z najbardziej standardowymi wnioskami do KRS.

Obok szeregu zastrzeżeń trzeba jednak podkreślić, że informatyzacja postępowań to krok w dobrym kierunku. Wszechobecny papier już dawno stał się archaizmem, generującym jedynie dodatkowe koszty przy obsłudze postępowań. Nie oznacza to jednak, że w niektórych okolicznościach lepsze okazuje się wrogiem dobrego.

Autor: Kancelaria Prawna Skarbiec