Spółka bez zarządu a VAT: komu fiskus wystawia rachunek

W listopadzie 2024 r. ktoś sprzedał używany samochód za 9 500 zł, podpisując umowę nazwiskiem człowieka, który od dwóch i pół roku nie był już ani członkiem zarządu, ani wspólnikiem spółki, i numerem NIP spółki, która od tego samego czasu nie miała zarządu. Nabywca zarejestrował auto na siebie. Urząd skarbowy uznał, że sprzedawała spółka, i określił jej VAT za trzynaście okresów razem z sankcją. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uchylił decyzje obu instancji (wyrok z 6 października 2026 r., I SA/Gd 325/26), bo numer na umowie identyfikuje spółkę, ale nie dowodzi, że to ona była stroną. Pytanie, kto jest podatnikiem VAT, gdy spółka nie ma zarządu, rozstrzyga się więc na faktach, a nie na numerze. Spór o 29 tys. zł opisuje mechanizm, który działa przy znacznie większych kwotach.

Czy spółka bez zarządu może zawrzeć umowę?

Spółka z o.o. powstała w 2021 r. z przedmiotem działalności: handel samochodami. Do podatku VAT się nie zgłosiła i nie złożyła żadnej deklaracji. Jej założyciel był przez pierwsze miesiące zarazem jedynym wspólnikiem i prezesem. W grudniu 2021 r. przestał być wspólnikiem, a jedynym wspólnikiem została inna spółka. W maju 2022 r. został wykreślony z zarządu i od tej chwili spółka nie miała nikogo, kto mógłby ją reprezentować. Mimo to umowy sprzedaży aut z jej numerem NIP pojawiały się jeszcze w 2022, 2023 i 2024 r., a cztery z nich podpisano jego nazwiskiem.

Kiedy urząd skarbowy zebrał umowy dotyczące piętnastu używanych aut, nie miał komu doręczyć pism, więc, jak nakazuje mu art. 138 § 3 Ordynacji podatkowej, wystąpił do sądu rejestrowego o kuratora dla spółki bez zarządu. Sąd ustanowił nim adwokata.

Naczelnik określił spółce VAT według stawki 23% za trzynaście okresów z lat od 2021 do 2024, według swoich ustaleń 29 021 zł zaniżenia, i ustalił dodatkowe zobowiązanie w wysokości 20%. Kurator, wzywany przez obie instancje do przedłożenia dokumentów spółki, odpowiedział w postępowaniu odwoławczym, że wie tyle, ile wynika z umów w aktach, a zdobycie innych wymagałoby czasu. Były prezes, przesłuchany dopiero przez dyrektora izby w grudniu 2025 r. jako świadek, zeznał najpierw, że jako prezes samochodów nie sprzedawał, a potem, że miał od spółki pełnomocnictwo do umów „do jakiejś wartości określonej”, której nie pamięta. Nie potrafił powiedzieć, czy to on podpisywał umowy, i dodał, że podpisy w jego rodzinie są podobne. Dyrektor izby nie ustalił ani treści tego pełnomocnictwa, ani okresu obowiązywania, ani tego, czy istniało na piśmie (o tym, jak powinno wyglądać umocowanie udzielone przez spółkę, piszemy w tekście „Prawidłowe umocowanie pełnomocnika w spółce”). Mimo to przyjął, że wszystkie transakcje szły na rachunek spółki, jeden okres wyeliminował, a resztę decyzji utrzymał. Obie decyzje zapadły na podstawie materiału, którego nikt po stronie spółki nie był w stanie uzupełnić.

Rozumowanie obu decyzji dało się streścić w czterech „skoro”: skoro na umowach widnieje NIP spółki, to spółka sprzedawała; skoro sprzedawała auta w sposób częstotliwy, prowadziła działalność gospodarczą; skoro handlowała samochodami osobowymi jako towarem, nie chroniło jej zwolnienie podmiotowe; skoro nie składała deklaracji, zaniżyła zobowiązanie, co uzasadnia sankcję.

Kiedy można przypisać odpowiedzialność spółce bez zarządu?

WSA w Gdańsku uchylił decyzje obu instancji i przypomniał, że decyzja nie może zostać wydana bez ustalenia, że w konkretnej transakcji podmiot występował w charakterze podatnika, a jeszcze wcześniej, że w ogóle był jej stroną. Samej zasady sąd nie podważył: podatnikiem VAT jest ten, kto wykonuje czynności opodatkowane, niezależnie od rejestracji (zob. „Czynny podatnik VAT”), więc organ miał prawo opodatkować spółkę, której rejestr VAT nie znał. Zakwestionował drogę na skróty.

Już pierwsze zestawienie dat obnażyło problem. Cztery z dziewięciu umów ze spółką jako sprzedającym podpisano nazwiskiem byłego prezesa w okresach, w których nie był już ani wspólnikiem, ani członkiem zarządu. Przy trzech innych umowach z 2021 r., w których jako sprzedający figurował on sam, organ nie zbadał, czy działał jako reprezentant spółki, czy prywatnie, a w dwóch umowach, w tym jednej z tych trzech, zapis określający sprzedającego jest nieczytelny. Sąd nazwał ustalenia organów przedwczesnymi i rozdzielił to, co w decyzji zostało pomieszane: NIP jest elementem identyfikacji podmiotu, ale o tym, czy umowa wiąże spółkę, decyduje umocowanie osoby, która ją podpisała. Zanim policzy się podatek, trzeba ustalić, kto fizycznie działał, w czyim imieniu i na czyj rachunek, i czy do dostawy rzeczywiście doszło. Od odpowiedzi zależy, kto jest podatnikiem. Numer NIP nie odpowiada na żadne z tych pytań. Organ, który z numeru wyprowadza umocowanie, a z umocowania dostawę, robi to samo, co ten, kto numerem się posłużył, tylko w drugą stronę: traktuje numer jak tożsamość, której można użyć bez ludzi.

Sąd dopisał do tego trzy zastrzeżenia, które wykluczają lekturę wyroku jako recepty „porzuć spółkę, a VAT zniknie”. Jedną z faktur wystawiono w październiku 2022 r., po wykreśleniu zarządu. Jeżeli towar rzeczywiście sprzedano i wydano, brak organu nie zwalnia spółki z podatku należnego ani, co do zasady, nie pozbawia nabywcy odliczenia. Przy fakturze z 2021 r., która według kuratora dokumentowała sprzedaż między spółką a jej ówczesnym prezesem, jedynym członkiem zarządu i zarazem jedynym wspólnikiem, sąd kazał uwzględnić art. 210 § 2 Kodeksu spółek handlowych, czyli wymóg aktu notarialnego pod rygorem nieważności, ale nie uczynił z nieważności tarczy, bo w VAT liczy się rzeczywiste przeniesienie władztwa nad towarem, nie cywilnoprawna ważność umowy (mówi o tym wprost art. 5 ust. 2 ustawy o VAT): nieważna umowa może prowadzić do skutecznej dostawy, a formalnie poprawna umowa nie dowodzi dostawy, za którą nie stała realna operacja gospodarcza. Trzecie zastrzeżenie dotyczy ciężaru dowodu. Spoczywa on na organie, ale strona nie jest zwolniona od współudziału w gromadzeniu materiału, zwłaszcza gdy zaprzecza ustaleniom organu. Gdy strona, jak tu kurator, nie jest w stanie przedstawić dokumentów z uwagi na przesłanki obiektywne, ich brak nie stanowi też dowodu na korzyść organu.

Wyrok jest kasatoryjny i w chwili publikacji nieprawomocny. Spółka nie wygrała sporu o podatek, tylko spór o metodę: nie została uwolniona od podatku, a organ dostał listę pytań, bez odpowiedzi na które nie wolno mu wydać kolejnej decyzji. Sankcja, czyli dodatkowe zobowiązanie w wysokości 20% ustalone podmiotowi, którego udziału w transakcjach nie wykazano, upadła razem z wymiarem, ale kolejność zdarzeń pozostaje pouczająca: najpierw organy wyliczyły karę, potem sąd zapytał o dowody.

Handel gotowymi spółkami z aktywnym numerem VAT

Choć trudno zgodzić się ze sposobem działania urzędu, trzeba spojrzeć także na szerszy kontekst tego sporu: nadużycia na rynku handlu gotowymi spółkami. W tej sprawie spółka nie była nawet zarejestrowana do VAT, w obrocie posłużono się tylko jej nazwą i numerem NIP. Mechanizm jest jednak ten sam i działa tym mocniej, im więcej spółka ma do zaoferowania. Ludzie, którzy spółkę założyli, mogą odejść, wspólnik może się zmienić, siedziba może przenieść się do wirtualnego biura, ale numer identyfikacji podatkowej zostaje, a z nim, dopóki naczelnik nie wykreśli spółki z rejestru VAT, to, co w obrocie najcenniejsze: status czynnego podatnika VAT i numer VAT-UE. Dlatego tzw. „aktywny numer VAT” stał się towarem, którym się handluje, używając do tego sprzedaży udziałów w spółce. Sama sprzedaż udziałów jest legalna i codzienna: ktoś założył spółkę pod projekt, który nie wypalił, i sprzedaje ją komuś, kto nie chce czekać na rejestrację. Ogłoszenia są jawne: gotowa spółka z VAT i VAT-UE od 2 499 zł, gotowość do działania w 24 godziny, a w ofertach z wyższej półki spółki z 2009 czy 2016 r., z kilkunastoletnią rejestracją, kwartalnym VAT i numerem EORI. Rejestr jest zresztą ruchomy: od marca 2024 r. do marca 2025 r. urzędy skarbowe wykreśliły z rejestru VAT blisko 132,5 tys. podmiotów, najczęściej za zawieszenie działalności albo brak deklaracji, ale także dlatego, że „podatnik nie istnieje” albo nie da się z nim skontaktować (art. 96 ust. 9 i 9a ustawy o VAT).

Wiąże się z tym pytanie o odpowiedzialność nabywcy takiej spółki w wypadku, jeśli nie wybierze on nowego zarządu, a stary zrezygnuje. Główną podstawą osobistej odpowiedzialności za zaległości spółki jest art. 116 Ordynacji podatkowej, który obejmuje członków i byłych członków zarządu, ale tylko za zaległości, których termin płatności przypadał na czas pełnienia przez nich funkcji (zob. „Odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania podatkowe”). Wystarczy więc, zdaje się, zrezygnować, a numer niech pracuje dalej: za to, co stanie się potem, nie odpowie nikt.

Ten rachunek jest błędny, a prawo rozróżnia tu trzy sytuacje. Pierwsza: spółka została sprzedana i działa dalej pod nowym zarządem. Wtedy stary zarząd odpowiada za zaległości ze swojego okresu, nowy za swoje, a numer pracuje legalnie. Druga: spółka straciła zarząd, ale umowy zawierał ktoś, kto miał od niej pełnomocnictwo, a pełnomocnictwo udzielone przez spółkę co do zasady nie gaśnie z ustaniem zarządu. Wtedy podatnikiem pozostaje spółka, organ ma prawo wystąpić o kuratora i opodatkować ją, a ten, kto faktycznie kierował jej sprawami, choć nie figuruje w rejestrze, nie odpowiada wprawdzie z art. 116 Ordynacji, bo ten sięga co do zasady tylko po osoby formalnie powołane, ale odpowiada karnoskarbowo jak sprawca (art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego). Zasada ma wyjątek, który dotyczy właśnie byłego członka zarządu: kto zrezygnował tylko na papierze, a dalej kieruje spółką, nie uwolnił się od niczego, bo Naczelny Sąd Administracyjny przyjmuje, że faktyczne wykonywanie obowiązków członka zarządu po formalnej rezygnacji albo po wygaśnięciu mandatu, gdy nikogo nie powołano na jego miejsce, rodzi odpowiedzialność z art. 116 tak, jakby rezygnacji nie było (m.in. wyroki z 3 sierpnia 2017 r., II FSK 807/17, i z 8 sierpnia 2017 r., II FSK 1903/15; linię tę zebrał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 12 grudnia 2017 r., II UK 50/17), a ciężar wykazania, że figurujący w rejestrze prezes funkcji w rzeczywistości nie pełnił, spoczywa na nim samym. Trzecia: ktoś posłużył się nazwą i numerem spółki bez umocowania. Wtedy spółka nie była stroną i nie jest podatnikiem. Podatnikiem jest ten, kto rzeczywiście sprzedał auto i wziął pieniądze, i to jemu organ powinien określić podatek z sankcją, a cudze nazwisko pod umową bez upoważnienia to podrobienie dokumentu (art. 270 § 1 Kodeksu karnego), zaś posługiwanie się cudzą firmą dla zatajenia własnej działalności, jeżeli naraża podatek na uszczuplenie, to firmanctwo (art. 55 Kodeksu karnego skarbowego). W żadnej z tych sytuacji rezygnacja nie zwalnia byłego prezesa z zaległości, których termin płatności minął, gdy jeszcze zasiadał w zarządzie, a decyzja wydana po latach porzuconej spółce jest w jego sprawie dowodem ich istnienia. Trudność leży gdzie indziej: żadnej z trzech sytuacji nie widać z umowy opatrzonej numerem NIP.

Odróżnienie wyreżyserowanego nadużycia od zwykłej sprzedaży spółki, od utraty zarządu albo od cudzego posłużenia się jej tożsamością wymaga ustaleń faktycznych, a właśnie od nich organ w tej sprawie się uchylił. Organ podatkowy ma w takiej sytuacji dwie drogi. Pierwsza prowadzi przez fakty: przesłuchać nabywców, ustalić, komu płacili i od kogo odbierali kluczyki, w czyim imieniu działał ten, kto się podpisał, i czy w ogóle były to transakcje spółki, czy cudza działalność pod jej nazwą. Druga prowadzi na skróty: skoro NIP spółki jest na umowie, podatnikiem jest spółka, a reszta jest arytmetyką. Druga droga ma jedną przewagę: nie napotyka oporu. Ciężar dowodu formalnie obciąża organ, ale w praktyce sprawdza go dopiero przeciwnik, który zna fakty, a kurator ich nie zna. Decyzja wobec spółki bez zarządu zapada więc bez sporu o fakty, staje się ostateczna bez jednego zarzutu, a po latach, gdy egzekucja z pustej spółki okaże się bezskuteczna, wraca jako dowód w postępowaniu o odpowiedzialność byłego członka zarządu. Ten wyrok zapadł tylko dlatego, że kurator poszedł z aktami do sądu. W wielu takich sprawach nie robi tego nikt.

Odpowiedzialność byłego członka zarządu za VAT spółki

Dla byłego prezesa sprawa ma jeszcze jeden wymiar. Podstawą jego odpowiedzialności może stać się decyzja wymiarowa wydana spółce, w postępowaniu, o którym dowiaduje się ostatni, a przesłuchany w nim bywa co najwyżej jako świadek. Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie Adjak (wyrok z 27 lutego 2025 r., C-277/24) uznał, że nie musi być stroną tego postępowania, byle w postępowaniu o własną odpowiedzialność mógł skutecznie podważyć ustalenia organu i zajrzeć do akt. Minister Finansów i Gospodarki przyjął w interpretacji ogólnej z 29 sierpnia 2025 r. (DTS2.8012.5.2025), że decyzja wobec spółki jest w sprawie członka zarządu dowodem, nie wiążącym organ prejudykatem, i że kto nie pełnił funkcji w czasie postępowania spółki, zachowuje prawo do zarzutów w pełni. To obrona po latach, na cudzych aktach i przeciwko decyzji, która już stoi, ale jest to obrona realna i trzeba ją wykorzystać. Dlatego o standard dowodowy w sprawie porzuconej spółki walczy się w cudzym interesie: ludzi, którzy za nią stali, i tych, którzy ją później kupili razem z całą jej historią.

Kto odchodzi z zarządu jako ostatni, od 1 marca 2019 r. składa rezygnację wspólnikom, zwołując zgromadzenie, a rezygnacja jest skuteczna następnego dnia po jego terminie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 202 § 6 k.s.h.). To porządkuje odejście, ale nie zamyka losów numeru ani odpowiedzialności tego, kto odszedł tylko na papierze. Kto sprzedaje spółkę z czynnym VAT, powinien wiedzieć, komu ją sprzedaje, i zostawić po tym ślad: tożsamość nabywcy, źródło środków, powód zakupu. Sprzedaż osobie, która nie potrafi powiedzieć, co zamierza z nią robić, bywa pierwszym ogniwem łańcucha, na którego końcu jest wezwanie dla sprzedawcy. Kto kupuje udziały, kupuje spółkę razem z numerem, którym przed nim mógł posługiwać się ktokolwiek. Nabywca udziałów nie odpowiada osobiście za długi spółki (art. 151 § 4 k.s.h.), ale zapłaci je z jej majątku, więc zanim podpisze się pod spółką, powinien sprawdzić w białej liście historię rejestracji i wykreśleń, w KRS daty zmian w zarządzie, a od sprzedającego zażądać deklaracji za cały okres jej istnienia. Zbadanie tej historii przed transakcją kosztuje ułamek tego, co spór o nią po latach. Kto broni spółki albo jej dawnego zarządu, powinien żądać ustaleń transakcja po transakcji, zamiast przyjmować narrację o całości, a termin na wypowiedzenie się przed decyzją (art. 200 Ordynacji podatkowej), który w tej sprawie minął niewykorzystany, traktować jako okazję, by nazwać luki w aktach przed decyzją, nie dopiero przed sądem (zob. „Spory podatkowe”).

Podsumowanie

Fiskus może opodatkować spółkę, której nikt nie reprezentuje. Nie może opodatkować spółki, której udziału w transakcji nie udowodnił. Nie wystarczy wpisać numeru do umowy, by rozstrzygnąć, kto był podatnikiem, i nie wystarczy wykreślić nazwiska z rejestru, by rozstrzygnąć, kto za niego odpowiada. Najwygodniejszy dla urzędu podatnik to ten, który milczy, i właśnie dlatego sądy muszą pilnować, by milczenie nie zastępowało dowodu.

Stan prawny na dzień 6 listopada 2026r., wyrok WSA w Gdańsku z 6 października 2026 r., I SA/Gd 325/26 nieprawomocny.

Robert Nogacki

Robert Nogacki jest radcą prawnym, założycielem i partnerem zarządzającym Kancelarii Prawnej Skarbiec, działającej nieprzerwanie od 2006 roku.

Prawo jest równe dla wszystkich, ale strony rzadko są równe: po jednej stoi organizacja, która ma czas, pieniądze i prawników, po drugiej człowiek, który ma jedną firmę, jedne oszczędności i jedno życie.

Klienci rzadko przychodzą do niego z problemem prawnym. Przychodzą z problemem, który ma także stronę prawną: z kontrolą, która zaczęła się od jednej faktury, z pieniędzmi powierzonymi komuś, kto zniknął, z firmą, którą trzeba przekazać dalej, zanim będzie za późno. Większość takich spraw rozstrzyga się na długo przed pierwszym pismem, w decyzjach podjętych bez pytania i w terminach, o których nikt nie pamiętał. Dlatego zaczyna od pytania, jak klient trafił w to miejsce, a nie od tego, co powinien był zrobić.

Doradza przedsiębiorcom i rodzinom z kilkunastu krajów, także tym, którym fiskus właśnie zajął konto i którzy nie wiedzą, co robić jutro rano. Broni ich w kontrolach podatkowych i celno-skarbowych, w sporach z organami podatkowymi i w sprawach karnych skarbowych. Reprezentuje poszkodowanych w oszustwach inwestycyjnych i piramidach finansowych. Pomaga rodzinom zakładać fundacje rodzinne i planować sukcesję, żeby dorobek życia przetrwał dłużej niż jedno pokolenie.

Nie każdą sprawę da się wygrać. Każdą da się prowadzić tak, żeby klient wiedział, na czym stoi. Od 2006 roku reprezentuje pokrzywdzonych w sprawie WGI (Warszawskiej Grupy Inwestycyjnej), jednej z najdłuższych spraw karnych w historii polskiego rynku finansowego, bo są rzeczy, których nie wolno zostawić w połowie, nawet jeśli trwają dwie dekady. W sprawie upadłej giełdy kryptowalut Zonda (Zondacrypto, operator BB Trade Estonia OÜ) reprezentuje kilkuset poszkodowanych w postępowaniu prowadzonym przez Prokuraturę Krajową i w estońskim postępowaniu upadłościowym.

Kancelaria Prawna Skarbiec jest notowana w rankingach największych firm doradztwa podatkowego Dziennika Gazety Prawnej i Rzeczpospolitej, a w latach 2015 do 2018 czterokrotnie otrzymała Medal Europejski Business Centre Club i Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego. Robert Nogacki publikuje regularnie, w prasie i na stronie kancelarii, dla ludzi, którzy mają problem, a nie dyplom prawnika, bo opinia prawna, której klient nie rozumie, chroni tylko prawnika.

Wierzy, że najlepsza porada prawna to ta, dzięki której klient nigdy nie musi stanąć przed sądem.